高校毕业生档案管理中存在的问题及对策

周 萍

(安徽大学管理学院 安徽 合肥 230000)

高校毕业生档案管理中存在的问题及对策

周 萍

(安徽大学管理学院 安徽 合肥 230000)

高校毕业生档案对于毕业生以后的工作生活有着重大的意义，对其管理问题进行研究很有必要。本文主要从用人单位对毕业生档案重要性认识不足、高校毕业生档案管理不够规范、高校毕业生档案法制建设不够完善三个方面揭示了高校毕业生档案管理中存在的问题，并提出了相应的对策。

高校毕业生；档案；管理

一、高校毕业生档案管理

高校毕业生档案主要记载了一个人在求学过程中德智体美劳，当然也包括各种奖惩，它涉及到一系列私人活动中产生的具有保存价值的资料。其主要内容包括：学位学历、奖惩材料、成绩单、入党入团材料、履历材料、实习材料等。现如今，越来越多的档案工作者、社会群众以及企事业单位对高校毕业生档案工作的态度比以前好了很多，这推动了相关方面工作的进步。高校毕业生档案管理的内容有：档案的收集、填充与整理、保管、转递与接管、提供利用。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

现在，人们对于档案的态度有所改变，所以我国高校毕业生档案管理工作也能够顺利的进行，但是，有些问题依然存在，仍然需要我们意识到这些问题。据《中国青年报》报道，甘肃省的一个人才交流市场中所保存的档案就有8000份档案没人认领，几乎占到了该市所存档案的一半。[1]

(一)用人单位对毕业生档案重要性认识不足

现在，一些国家机关、企事业单位、国有企业相对较重视档案，而其他的企业都不是很重视档案，他们不再将档案作为聘用人才的主要考查标准。主要原因如下：

首先，高校毕业生的档案袋中所收集的档案比较死板，没有想到企业对哪些方面的内容比较感兴趣，难以揭示毕业生在校的学习、生活情况，其中的大部分信息都不能满足各单位的要求。

其次，高校毕业生的档案不够真实，有些高校为了保证一定的升学标准、为了让毕业生在毕业之后找到满意的工作，一些毕业生在求学过程中所形成的处分材料会被拿出来进行销毁，这会大大降低档案的真实性，所以，现在许多单位都不信赖高校毕业生的档案。

再次，企业都是以营利为目的的，对于人员档案，它们会觉得吃力不讨好，企业中的有些员工不会在一个企业待太长时间，但是企业接受档案需要花费较多钱财，而且，企业主管人员不会觉得档案会发挥很大的作用 所以，大多数企业在聘用人才时，不会要求员工将自己的档案寄存该企业。

(二)高校毕业生档案管理不够规范

现在，大多数的高校的收集内容不够规范，他们只是将毕业生学习中的奖惩材料进行有意识地集中，但是，如果你想了解毕业生的政治思想、综合素质等，档案材料却难以展示。所以，企业意识到无法通过档案来真正了解员工，自然也就不会花大代价去进行档案工作。

档案的机密性很高，一旦丢失难以补救，所以需要通过专门的渠道进行转递，只有这样，才能在一定程度上减少档案丢失的风险。然而，在现实生活中，有的高校接收到调档函，为了避免麻烦，就毫无防备地将档案交到了毕业生的手中，这时，毕业生会选择一些快递等不符合规定的方式寄出档案，甚至会有一些毕业生直接对档案的内容进行修改，取出自己的一些处分材料，这将会大大降低档案的真实性，也加大了档案的风险系数。

(三)高校毕业生档案法制建设不够完善

档案法制建设是指通过档案立法、档案执法、档案普法等一系列的具体工作，建立健全档案法律、法规和规章制度。《档案法》从1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过以来，已经将近30个年头，期间，我国的档案法制建设获得了一些可喜可贺成绩，但是，值得注意的是，在高校毕业生法制建设方面仍存在着一些不足。[2]关于高校毕业生档案工作还没有比较具有规范性的法规制度。大部分的档案管理均是按照国家颁布的法律、法规进行办事，难以根据本校的一些实际情况进行有针对性的工作。即使能够意识到制定有针对性的规章制度，也很难保证这些规章制度的全面、系统和详尽，大部分只是泛泛而谈，不能够详尽、具体的规定出档案工作的标准。

三、完善高校毕业生档案管理的对策

(一)用人单位要重视毕业生档案的重要性

各用人单位不能觉得档案一无用处，而对档案冷眼相待，而要对高校毕业生档案的价值有清醒的认识。虽然高校毕业生档案内容虽然遭到各方面的质疑，但不得不说，和其它材料比起来，高校毕业生档案还是有着不可替代的作用，它仍然是可靠地信息渠道，至少它是具有法律保障的，在法庭中是可以作为证据呈现的。而且，用人单位对待档案的态度决定了毕业生对待自己档案的态度。如果在求职过程中，用人单位压根就没提到档案的相关问题，那么毕业生也就不会去了解自己的档案放在何处，更不会重视自己的档案。因此，员工被招录进企业时，用人单位应该根据档案进行严格考量，从而，通过档案中的相关资料来加深对员工的了解，发挥他们的特长，为企业牟利。

(二)加强高校毕业生档案的规范管理

档案馆不但要收集学生在学习方面的材料，比如成绩单、奖学金等，还要注重对实践以及思想方面材料的收集。为了档案的齐全完整，档案馆可以实行追踪收集制，也就是在分析判断档案内容的基础上，找出其中的问题和缺失的档案材料，然后再进行不断地补充收集，直至档案材料完备齐全。

要想把高校毕业生档案转递工作做好，就要明确以下几点：

明确转递内容。转递前，相关档案管理部门要有意识地对毕业生档案的相关内容进行及时的检查，删减掉虚假、伪造的档案材料，增添内容残缺不全或者表面破损的档案。

规范转递程序。转出方要按照机要交通或者直接送取的方式转递给转入方，且要填写转递的相关材料，转入方接收到档案后要进行查验，防止档案缺失，对不符合要求的档案予以退回，对符合规定的档案，要按照规定在转递的回执单填写相关情况，加盖公章并寄回到档案转出方。

规范转递方式。高校毕业生档案且有一定的保密性，不能随意让不相关的人员看见，要想转递之后的档案齐全完整，减少泄露风险，那么只能通过机要局这样可靠的机构进行档案的转递，因为通过其它快递的方式很容易造成档案的丢失，且一旦丢失将查找无门。

(三)加强高校毕业生档案法制建设

各高校也不能照搬国家档案法规定的相关事项，要根据自身情况，制定与自己管理特点相关的实施办法。比如北京航空航天大学就制定了符合自身特点的《北京航空航天大学学生档案管理办法》，明确规定了毕业生档案管理机构以及其它的相关部门的档案工作注意事项，明确了档案的归档范围和要求、归档时间等一系列的内容。[3]

现在，在我国高校毕业生档案的管理工作中，有的还是没有按照相关法律法规展开，社会中的相关人员也没有档案法律意识，因此，必须通过一些媒体进行大力宣传，比如通过广播、电视、报纸等形式，同时，对于一些新形式的档案，比如电子文件进行法制宣传教育。对于毕业生档案的每一个工作细节都要力争做到最好，特别是在档案借阅时，要切实做好登记工作，责任落实到个人。

[1]王英玮主编.专门档案管理.北京：中国人民出版社，2013，34—35.

[2]朱爱琴.如何加强高校毕业生档案管理[J].档案管理,2010(04):75-78.

[3]《干部档案整理工作细则》.1991.03(04),2-3

周萍(1992—)，女，汉族，江苏泰州人，管理学硕士，安徽大学管理学院图情档专业，研究方向：档案学基础理论。