新时期下如何做好高校办公室机要秘书工作

洪思㈥

（福建师范大学，福建福州350108）

新时期下如何做好高校办公室机要秘书工作

洪思㈥

（福建师范大学，福建福州350108）

高校是接收、处理大量涉及国家秘密的文件和资料较为集中的单位，“机要工作无小事”。高校也是境内外敌对势力和国外情报机构窃密的重要目标，信息化时代对高校的机要秘书提出了新的要求。文章通过分析机要秘书的工作特点，新时期机要工作面临的新难点，提出有效的对策措施。

机要秘书；保密；政治觉悟；规范；时效

高校每年将接受大量上级党委政府和机关部门下发的涉密文件和资料，机要秘书工作琐碎繁杂，却责任重大。高校作为人才培养和科学研究的重要阵地，是境内外敌对势力和国外情报机构窃密的重要目标［1］40。随着信息化时代的到来，对机要秘书的工作提出了新的要求。笔者结合自身工作实践，浅谈在新时期下如何做好高校的机要秘书工作。

一、高校机要秘书的工作特点

机要秘书的工作职责主要包括：对各类文件的处理工作，尤其是机要保密文件的签收、送阅、借阅、管理与归档。因为日常工作中能接触到较多的密级文件，工作场所涉密设备集中，事关国家的安全和利益，机要秘书的工作与其他秘书的工作相比，具有以下特殊要求：

1.政治觉悟

从事机要秘书工作需要对党忠诚，坚定理想信念，保持高度政治觉悟，坚定地与党中央保持高度一致，时刻树立正确的人生观、价值观、世界观，保持高度的政治警惕性和责任心。

2.保密意识

工作中必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，日常加强业务和保密知识学习，强化自己的责任感和保密意识。机要秘书一旦松懈保密意识，忘记对国家安全和学校的重要责任，容易在工作中“出错”。

3.规范工作

工作中应以规章制度为纲，按照保密规定进行公文管理，维护文件的严肃性和公文工作的科学性。对秘密文件的送阅必须严格而实事求是，不自作主张地扩大或缩小送阅的范围。做到不因为领导需要就打破保密纪律，也不过于保守而影响工作展开。文件流转坚持“及时送件、当天收件、不得过夜”的原则。密件复印根据管理规定做好相关记录和手续，征得主管领导的批准，不得擅自复印、摘抄，涉密文件的复印件等同原件，严格管理。

4.坚持时效

在工作中，机要秘书必须要保证机要文件办理的时效性，应遵守“轻重缓急”，优化办文方法，提高效率，在需要的时候做到快速传递上级的文件精神，及时报告下级，保证上下级的信息畅通。特殊时期的一些文件因具备“密集高、时间短”的工作要求，必须及时办理，否则会使造成机要工作甚至是学校工作陷入被动局面。［2］

二、新时期下机要工作面临的新难点

1.泄密渠道多

目前信息化的发展，智能手机的大量普及，增加了许多失泄密的渠道和泄密隐患。办公自动化的文件流转模式的广泛应用和高校办公“无纸化”发展趋势，提高了机要工作的技术要求，扩大了服务管理范围。如何适应并推动机要密码通讯专用网络建设、为高校机关提供更好的办公支持，提高网络的安全性，为高校内部信息共享、交换、组织、监控提供更好的协同工作环境等，是新时期机要秘书面临的新问题和新变化。［3］

2.保密意识薄弱

现阶段，虽然国家对保密的重视大大增强，但高校对保密工作的重要性和紧迫性认识不足。大部分高校的教师认为保密只是特定机构的事情，自己对保密意识薄弱，疏忽大意。许多高校日常针对保密的宣传教育仍较薄弱，宣传工作浮于应付上级检查，宣传的对象只集中个别部门，没能实现学校范围全覆盖，存在不少漏洞。例如未将涉密的材料、资料专门存放，增加文件丢失和泄密的隐患；在工作中违规将涉密材料输入非涉密的计算机中；使用互联网电子邮箱、传真机传输保密文件，将涉密计算机违规接入互联网；移动存储介质交叉在涉密计算机和非涉密计算机之间使用等行为，导致泄密。

3.队伍建设较弱

现有高校的保密工作日益繁重，需要专门的组织机构和专职的保密工作队伍，而目前的机要秘书普遍存在下面几个问题，一是人员老龄化，人手不足。二是懂保密技术的干部缺乏。新时期的高校机要秘书，不仅需要懂得保密相关技术，了解信息技术基本原理，熟悉保密与安全领域应用的相关知识技能，同时也要了解高校工作特色，如招生、人事招聘，出试卷等，才能开展有学校学科特色的保密工作。而现阶段，保密人员紧缺，机要秘书往往兼职做保密人员，加大了工作量，导致工作效率降低。三是某些学院层面的机要秘书人员流动频繁，导致管理松散，新来的机要秘书保密意识薄弱，业务不熟练。

三、对策措施

1.增强责任意识

责任意识是机要秘书工作的前提，要充分认识机要文件的管理工作承载着工作责任、政治责任、法律责任。机要工作一旦失误，就有可能酿成大问题，因此在机要文件管理中必须要认真负责，将党的保密纪律和国家保密法规制度看作真正带电的高压线。

同时，机要人员的基本行为准则是严守保密纪律。除了平时工作中严格遵守规章制度，在工作之外也要筑牢拒腐防变的思想道德防线，始终保持思想上的清醒和政治上的坚定，防止被不法分子渗透。

2.树立保密意识

树立保密意识包括忧患意识和底线原则。机要秘书工作首先应树立“生于忧患，死于安乐”的忧患意识。有了忧患意识，才能足够重视工作，认识到做好保密是关系党和国家生死存亡的大事。

其次，机要秘书工作要坚持“底线原则”。铁的保密纪律是党和国家的秘密安全的基本保障，机要工作的底线就是严守法律法规和规章制度。应对新形势出现的新安全隐患和问题，及时修订符合学校的相应保密的规章制度，用完善的管理制度来确保日常的工作。遵守保密规定流转和管理文件，进行相应的工作记录，确保各个环节职责分明、规范有序、安全保密。

3.强化队伍建设

信息时代的机要工作，要求机要秘书不仅需要掌握需现代办公的基本软件，也要钻研掌握新的保密技术和保密设备，了解信息科学技术运用在信息保密和安全领域的发展情况，适应形势的发展。［4］强化机要秘书队伍建设刻不容缓，高校应加大对机要秘书专业化建设的投入，不断增加年轻的血液，把那些政治素质高、工作责任心强、掌握专业技能的人员充实到机要秘书行列中，以便更好地适应新形势发展要求。同时鼓励机要秘书不断加强自身的学习，经常参加相关业务培训，提升自己应对新时期新问题的综合能力。

4.坚持时效优先

时效性是机要工作的生命线，要求机要秘书不管是白天还是黑夜，不管多么繁忙，尽可能第一时间接收、呈送急件和涉密文件。机要秘书要提高文件管理能力，改进自身工作方法，提高文件的传阅效率。

时效性需要机要秘书培养预见性和应变能力。在紧急情况下，也要遵守保密底线，做到随到随传、人不离件、时刻掌握文件的走向，科学传阅，文件内容有密切相关的领导和工作部门及时了解。

5.培养无私奉献和主动服务意识

机要秘书的工作很繁重，可能随时需要加班，无论是否节假日都要坚守岗位，在工作中要发扬无私奉献和主动服务的精神。高校可以通过组织学习保密史上大事记和先进人物，学习历史人物背后的感人故事，开展评选保密先进工作者和劳动模范等活动，激励广大机要秘书在新时期继承优良传统，献身机要工作事业。

在新形势下，高校要充分认识机要工作的重要性和新挑战，重视机要秘书队伍建设，增强机要秘书的责任意识、保密意识、无私奉献和主动服务意识，在讲求工作时效等方面下功夫，从源头上阻止危害党和国家利益的相关泄密事件的发生，更好地服务高等教育事业的发展。

［1］教育部保密委员会办公室.高等学校保密知识手册（图文版）［M］.北京：金城出版社，2010.

［2］吴淑娟.论高校机要秘书的基本素养及提升途径［J］.淮北职业技术学院学报，2014（4）.

［3］吴⒗兴.如何避免机要秘书角色的负效应［J］.办公室业务，2011（6）.

［4］周梅芳.叶红涛.论新形势下高校机要秘书工作特点㈦素养要求［J］.教育管理，2013（2）.

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1673-9884（2017）07-0044-03

2017-05-05

洪思雨，女，福建师范大学研究实习员，硕士。