新时期做好机关档案工作的几点思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江苏 南通 356006)

新时期做好机关档案工作的几点思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江苏 南通 356006)

档案工作是机关日常工作的重要组成部分，档案工作的成效关乎到机关单位的工作效率和服务能力。然而，由于各种因素的影响，我国机关档案工作存在一些显著的问题，在一定程度上影响了机关的服务职能。鉴于此，本文对新时期机关档案工作进行了探讨，以期有所借鉴价值。

机关；档案工作；网络

1 机关档案工作的重要性

机关档案是我国政府机关在履行管理和服务社会职能的过程中，形成的各种有价值的图片、文字和视频等行政事务资料。机关档案工作的重要性主要体现在以下几点：首先，机关档案的很多资料涉及到国家军事、经济和政治领域的安全，属于国家机密，一旦被泄露出去，将给国家安全和人民生活带来巨大的威胁，因此机关档案管理的重要性不言而喻。其次，机关档案是国家机关长期留下的宝贵材料，对提高机关服务效能、优化机关人力资源等方面作用显著，离开了档案工作，机关的服务社会职能将大打折扣。最后，随着计算机技术的发展和网络的普及，机关档案网络化管理成为必然的趋势，传统的纸质文件被电子文件多代替，不仅给机关档案的存储、搜索提供了极大的便利。而且也大大降低了档案管理成本。

2 新时期机关档案管理的完善措施

2.1 加强宣传、增强档案意识

思想决定行为，只有从思想上认识到档案管理工作的重要性，才能切实提高机关档案管理的成效。一直以来，我国机关对档案管理的重要性认识不足，有的领导认为档案工作没有什么价值，对机关工作效能也没有什么影响，反而档案管理人员还会占单位用人编制，在这种思想的作祟下，机关档案工作形式化问题日益突出，档案管理工作处于无序状态。这就需要加大宣传教育力度，让机关所有领导和员工都正确认识到档案工作的重要性，将档案工作纳入到重要日常管理工作中来，强化档案管理的制度化和规范化，为档案工作提供必要的资金和人力支持，保障档案工作的顺利进行。

2.2 提高档案管理的信息化水平

在信息化时代，互联网的普及和发展为机关档案管理提供了绝佳的平台。目前，几乎所有的机关单位都利用互联网技术来处理档案文件，机关单位领导的讲话、政策文件以及开展的一系列活动资料都被存储成电子文件。然而，由于思想上的不重视，部分机关单位依然沿袭传统的档案处理方法，纸质资料依然占档案资料的很大一部分比例，由于保管不善，很多档案资料被磨损或者丢失了，失去了应有的价值。为此，机关档案管理要树立互联网思维，加强档案工作的数字化建设。一方面，利用扫描技术等，将原有的纸质文件转换成电子文件，分别以文本文件、图像文件和音频文件等形式进行存储，实现档案资源的海量存储。二是建立由编研成果目录、专题目录、档案目录等组成的索引目录数据库，机关各职能部门的材料要及时录入到数据库平台中，实现信息的海量存储、长期积累和有效更新，便于日后对档案的检索和应用。最后，加强机关档案的安全管理。机关档案涉及国家机密，档案管理部门要制定严格的档案安全管理制度，非档案管理人员严禁接触档案部门的计算机；对存储档案资料的计算机设置杀毒软件和密钥，防止网络病毒的侵入；对档案管理人员设置不同的权限，只有凭密码才可以登录数据库平台。通过以上措施，营造安全的档案数字化管理的外部环境。

2.3 打造机关档案管理专业队伍

高素质的档案管理队伍是提高机关档案管理成效的保障。目前，我国机关的档案管理人员大多是从其他部门抽调来的，或者由临退休职工担任，这些档案从业人员工作责任心强，工作作风严谨。但大多不具有档案专业背景，缺乏档案管理经验。尤其不适用网络时代档案管理数字化管理的需要，这就要求机关单位提高人才意识，加强人才建设，打造一直高素质、高水平的机关档案管理专业队伍。首先，把好人才招聘关，机关要拓展招聘渠道，招聘具有档案专业背景和从业经验的人才，实现档案工作的职业化管理。其次，加强对档案管理人员的培训。机关要为档案管理人员提供培训机会，通过培训来更新档案从业人员的学习理念和学习方法，加强互联网相关知识的培训以及爱岗敬业的道德品质，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。

结束语

在信息化时代，机关档案工作的重要性日益凸显。机关档案管理人员要树立现代档案管理意识，积极探索档案管理的新方法和新手段，促进机关档案管理工作的顺利开展。

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1004-7026（2017）08-0097-01

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10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.08.076