独立学院学生档案数字化管理改革刍议——以长江大学工程技术学院为例

张 洁

（长江大学工程技术学院 湖北 荆州 434020）

独立学院学生档案数字化管理改革刍议
——以长江大学工程技术学院为例

张 洁

（长江大学工程技术学院 湖北 荆州 434020）

档案数字化管理是当今社会发展的迫切需要，学生档案管理也要紧跟时代的步伐，该篇文章以长江大学工程技术学院为例，分别从学生档案的收集范围、管理流程、储存方式、编研利用等四个方面进行了分析和探讨，提出了一系列具体的改革措施。

独立学院学生档案；数字化；档案管理

随着信息技术的发展和高校招生规模的扩大，校际间合作日益增多，人才培养模式的改革，使得学生档案管理工作更加复杂且更具备专业性，更多的学者开始关注高校学生档案。高校学生档案是对学生在高等教育时期的个人经历、德才能绩、文化水平、社会属性等方面的综合记录。大学生档案的呈现方式丰富多样，大多数高等院校归档材料以纸质为主，电子档案也在逐步进入各高校，而通过网络来查阅和展示的形式仍较少见。为适应信息化趋势和高等教育发展的需要，学生档案的管理必须紧跟时代的步伐，进行科学合理的布局，逐步实现档案管理的数字化和网络化。

独立学院由于建校时间不长，学生档案的数字化改革相对较晚，学生档案管理体系不健全，存储方式、编研利用都存在一定不足，针对这些情况，现以长江大学工程技术学院为例，主要从以下几个方面进行研究，为独立学院学生档案数字化改革提供参考：

1.丰富归档类别，完善学生档案收集范围

在我国教育制度改革的推动下，从小学到大学，应试教育向素质教育的逐步转变。为适应现代社会就业、升学、实践等不同需求，高校学生档案涵盖的内容也逐年增多，各高校对档案材料归档范围要求不一，但是也具备一些共同点。主要集中在报考信息、学籍信息、党团材料、在校成绩、奖惩材料、毕业论文等几类[1]。

2008年，教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，在材料的归档范围中增加了学生档案的相关要求，主要包括高校学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。[2]虽然《办法》的提出，使得学生档案的归档范围扩展，但现有的学生档案归档内容仍不完整，学生个人信息含量不全，缺乏个性化内容，无法反映学生的综合素质。特别是在学生就业时，用人单位需要了解学生的个人素质、交际能力、实践能力、诚信情况[3]，而反映学生这些内容的档案材料很少，无法为用人单位提供有效参考。因此，在当今培养复合型人才的教育背景下，应根据高校自身教育教学和人才培养改革的实际情况，结合用人单位选用人才和学生个性化发展的需要，修改学生档案归档范围、丰富归档内容，使学生档案具有更大的借鉴价值，让学生在激烈的竞争中顺利就业。

学生档案的归档范围可以增加如下内容：

（1）学生个人发展材料。高校学生的档案材料不但要注重学生的学业成绩，而且要关注学生的能力，发现每个学生的潜能，如创新能力、实践能力。要注重收集学生在兴趣爱好、个人特长等反映学生成长进步的材料，掌握每位学生的个性发展特征，将学生参加技能考试、资格考核、社会实践、奖惩情况记录到学生档案中。

（2）学年登记表。“学年登记表”内容包括学生在每学年内的具体经历情况、学生的自我总结和思考、班委评价、辅导员评价等，在学生的最后一学年是以“毕业生登记表”代替。以“学年鉴定表”的方式对学生的学习情况、思想表现、社会实践、职业规划等方面记录并入档，能较好地充实学生大学期间档案材料。“学年鉴定表”也是用人单位考查学生的一项重要支撑材料，为用人单位更为全面的了解学生提供便利。

（3）个人诚信记录。个人诚信是衡量大学生品质的一个重要指标，他是学生个人职业生涯的一个重要的信用砝码。学生诚信档案的建立，可以通过收集学生在校期间诚实守信方面的材料，如校园卡借书卡记录、志愿者服务、积极献血、拾金不昧、见义勇为、助人为乐、慈善捐助等守信和失信行为，形成个人诚信简历和辅导员对学生在校期间的诚信评价的书面报告。学院应该把诚信档案的建立纳入学生档案管理工作一项重要环节，它来准确反映学生的品德行为和信用情况。

（4）心理素质记录。学生的心理素质是学校教育培养人才的一个重要方面，各高校基本上都建立了心理工作坊，可以把这些资料进行收集和整理，形成学生的心理素质记录。对学校的教育管理者来说，可以通过查看学生的心理素质记录了解学生的个性特点，及时采取相应的心理干预形式来促进学生健康成才；对于用人单位选拔人才来讲，可以通过心理素质记录知晓毕业生的心理健康状况，挑选最合适的人才。

2.建立合理的工作协调机制，推进学生档案管理规范化

针对高校内部学生档案不协调、不规范的问题，可以对各部门各类别档案材料标准进行制定，设计学生档案管理工作流程图，规范操作，及时进行数字化、信息化处理，推动学院学生档案工作体系向数字化转型。

独立学院学生档案可采用分阶段的管理方式，可按三阶段进行：

2.1 新生入学建档阶段

首先依据教务处提供的新生资料建立新生档案电子版名册，其次接收各系部辅导员移交的新生纸质档案，最后与名册进行核对、整理装袋、建立新生档案并入柜。

2.2 学生在校期间档案材料收集阶段

每半年接收一次各系部辅导员移交的评优表，每年接收一次各系部辅导员移交的学年鉴定表。期间详细记录学生的转专业，入伍、休学、退学等一些学籍变动情况，随时做好相关档案的调整。

2.3 毕业生档案转递阶段

一是收集毕业生登记表、历年成绩总表、毕业生体检表、党员材料、报到证。二是检查每名毕业生的档案是否齐全，整理完毕并装档，最后贴上封条、盖章。三是根据就业处提供的毕业生转递地址进行核对，然后交予邮局进投递。四是将毕业生档案去向交予毕业班辅导员，最后上传到学院网站，方便毕业生查询。

新生入学档案、在校期间形成的材料、毕业生信息，这些资料涉及的学生信息繁多，而且是经由多部门形成的材料，如教务处、招生办、学工处、党委、团委，因此每一个建档、每一条信息录入、每一份资料审核归档都要规范操作。各部门之间应该相互合作、密切配合，全程跟踪收集大学生从入学到毕业的成长资料，并随时归档，保证为每位毕业生呈现最真实最可靠最原始的学生档案。

3.改革学生档案存储管理方式，推进学院档案数字化建设

档案的数字化存储一般可以通过两种方式实现：一种是普通的纸质档案通过扫描、拍照、摄像、人工输入等方式把传统的纸质学生档案转变为数字档案。另一种是通过相应的软件，如办公自动化软件，通过数字化手段将各部门产生的学生档案电子文档归入到相应的档案数据库中[4]。相对于传统档案的管理模式，数字化在学生档案管理中的运用，不仅能够方便快捷地实现校内教育资源的传输和配置，提高独立学院学生日常管理的规范化，而且还可以实现与其他院校之间在信息方面的互联互通，促进学院工作水平和办学水平全面提高。

在档案数字化服务模式方面可以寻求突破，通过数字化手段逐步建立起条目数据库、全文数据库和多媒体数据库，这是一个长期的逐步推进的过程。以现有条件可以尝试建立学生档案目录数据库和毕业生档案去向查询数据库。

3.1 学生档案目录数据库

学生档案目录数据库建设是形成档案案卷目录和全文数据库的基础，是运用现代化的手段管理学生档案，将每个学生的档案材料录入到学生档案目录数据库中，数据库字段的设置应该包含学生的系别、专业、班级、学号、姓名、性别、身份证号、籍贯、联系方式、备注等项，在建好基本信息的基础上，随时补充录入学生的最新信息，并及时对学生信息进行更新和维护，确保信息数据的真实、准确、完整。功能方面需要实现电子表格的导入和导出，以便今后与相关人事代理机构、相关企事业单位的信息数据对接。

3.2 毕业生档案去向查询数据库

目前大多数独立学院的毕业生档案派遣和去向管理还依耐人工实现。毕业生要了解自己的档案去向主要依靠电话和现场查询，而档案转递方式改为“EMS快递”专递以后，还多了一项单号查询。这无疑为毕业生档案去向查询工作增加了新内容，因此建立毕业生档案去向查询数据库，通过网络实现异地查询显得尤为必要。毕业生档案去向查询数据库可通过建立EXCEL或ACCESS实现，再通过网络上传，毕业生进入相关页面，输入姓名、身份证等相应字段实现档案去向的自我查询。

4.注重学生档案的开发与利用，加强编研，提升档案的利用价值

学生档案是学生在校园里学习和成长的记录，是辅导员、任课老师了解学生的一个基本途径[5]。目前许多独立学院的学生档案都被存放在学工处或档案室，几乎不会被查阅和调用，学生无法通过档案将个人优势展现给用人单位，学生档案也没有发挥出毕业生推荐的作用。独立学院学生档案工作应该从服务学生入手，加强学生档案编研，重视学生档案信息资源的开发利用，对学生档案的功能进行拓展和延伸。

4.1 重视学生档案编研，提高档案利用率

高校档案工作的最终目的是为师生提供高效优质的档案服务，实现档案信息的价值。因此学生档案工作也应该以“服务师生、服务学院”为主旨，围绕人才培养、教学科研、社会实践等主题进行编研，有针对性地进行分类汇总，可以编制学院建校史、历年招生情况、历年毕业生情况、学生创业情况、名人校友录、各专业学生情况等特色成果，真正做到合理开发学生档案资源，早日实现学生档案信息资源的共享和交换。

4.2 开发学生档案资源，发挥信息价值

搭建高校学生档案数字化管理平台之后，学生可以通过系统了解个人发展情况，提早规划个人职业发展目标；学生家长可以利用相应的账号对学生进行学习、表现等方面的查询，了解学生在校期间的情况，与辅导员进行沟通，真正做到家校联动；可以通过网络共享，开放一定权限，为企事业用人单位提供学生档案基本信息，以便企业对学生有较为全面的了解，帮助其选拔所需人才。

在数字化时代下，独立学院学生档案的革新是现代社会的发展趋势，将长江大学工程技术学院学生档案从收、管、存、用，四个方面进行改革，有利于现有的学生档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，有利于充分发挥学生档案信息资源的真正价值，为建立和健全一套完善的数字化档案工作体系提供前提保障。

［1］安永峰.高校学生档案功能拓展与管理[J].兰台世界,2012,(2)：38-39.

［2］张岩.提高高校学生档案管理水平的理性思考[J].兰台世界,2013,(S1)：58.

［3］高宏.试论高校学生档案管理与毕业生就业[J].山东档案,2008,(3):49-50.

［4］白润连.浅谈高校档案管理的网络化、数字化[J].吕梁学院学报,2008,24(1):81-83.

［5］毛灵芳.高校学生档案利用工作的现状分析与对策探讨[J].档案管理,2013,(1):65-67.

Study on Independent college students archives digitization m anagement reform——Take Yangtze University College of Engineering and Technology for Example

Zhang Jie

(Yangtze University College of Engineering and Technology Hubei Jingzhou 434020)

Digital archivesmanagement is an urgent need for the development of today's society,student recordsmanagement should keep pace with the times,this paper takes Yangtze University College of engineering and technology as an example,from the student archives collection scope,management,storage,four aspects of research and utilization were analyzed and discussed,and put forward a series of concrete the reform measures.

Independent College students archives；Digitization；Archives Management

G271

A

2095-7327（2017）-12-0130-02

长江大学工程技术学院院级教学研究项目“长江大学工程技术学院学生档案数字化管理研究”（2016JY19）。

张洁（1983.1—），女，湖北荆州人，就职于长江大学工程技术学院，学士，主要从事图书资料和档案管理研究。