重新审视科技成果电子档案资源管理

文 张芝慧

重新审视科技成果电子档案资源管理

文 张芝慧

随着现代信息技术的飞速发展，在科学技术研究中形成了大量科技成果电子档案，这些电子档案，是科技档案信息资源的重要组成部分，是推动科技进步和科技创新的重要战略资源。加强科技成果电子档案的科学管理和有效利用，最大限度地挖掘其潜在价值，实现科技成果档案信息资源的社会化共享，对加快科技成果的推广应用，促进科技成果向生产力转化，具有十分重要的现实意义。

当前，面对科技成果电子档案管理存在的问题，需要我们用大资源观来重新审视，不仅要关注科技成果电子档案数据本身，还要关注管理系统、用户信息、使用需求；不仅要关注科技成果电子档案归档，更要加强收集利用模式的研究、数据资源共享平台的搭建、工作策略的制订和保障体系的建立。

科技成果电子档案集中保管迫在眉睫

上海市科技成果档案资料馆是永久保存上海科技成果档案的基地,积累了大量特色鲜明、整理有序、科技含量较高的档案资源。然而这些档案仍局限于纸质载体，不便于检索利用、传播共享和编研开发，且占据大量的库房空间，管理成本居高不下。目前,大量的科技成果电子档案仍留存于信息中心，虽然信息中心在一段时间内对科技成果电子档案的管理起到了不容忽视的作用，但科技成果档案馆作为永久保管科技成果档案的专门机构，无疑具有更多优势。从各方面来看，科技成果电子档案管理面临不少问题。

（一）科技成果电子档案面临流失的风险

电子档案诞生于高科技平台，生存、传输、存储于虚拟的网络环境，具有许多传统纸质载体档案所不具备的表现形态和技术特性，所以比传统纸质载体的科技成果档案更加活跃，也更易于损毁、流失。科技项目在研究和推广应用全过程中产生的大量有价值的电子档案，如果没有及时收集、整理、登记和归档，致使某些应该集中保管的科技成果电子档案材料仍然散存于科研管理部门和科研团队中，或者一些单位由于缺乏专业科技档案工作人员和系统科技档案知识，所整理或归档的科技成果电子档案材料残缺不全或混杂，不符合科技成果电子档案的基本要求，甚至对一些国家重点科研项目没有留存必要的电子档案，都会对科技档案开发利用造成实际的困难，影响科技档案价值的发挥，给科研工作和经济建设造成重大损失。

（二）科技成果电子档案面临泄密的风险

大量产生的以计算机软盘、磁盘、光盘等磁性材料为载体的科技成果电子档案不同于以纸质为载体的档案，它不受时间、地点和人员身份的限制，其共享由其运作环境的网络化决定，这是一种进步和发展，但是也给科技成果电子档案带来不安全因素和泄密风险。在网络环境下涉密科技成果电子档案管理的安全保密工作所面临的一系列问题，是一个没有终点的动态过程。电子档案信息资源的安全保护措施在系统初建阶段一般能够保证安全，但随着软硬件设施的升级调整、网络环境的变化、数据量的增大、安全保密要求调整等情况的出现，使现阶段科技成果电子档案的安全保密问题已日益严峻。

（三）科技成果电子档案面临实效的风险

科技成果电子档案价值的“实效”是指科技成果电子档案因信息载体、生存环境不稳定性而造成无法使用的现象。科技成果电子档案只有实行集中统一管理，才能够创造实现其完整、准确、系统和安全的条件，最终达到有效利用的目的。随着现代科学技术迅猛发展，新发明、新理论层出不穷，知识更新异常迅速，知识半衰期不断缩短，科技成果档案的封闭期也在缩短。科技成果电子档案保密的目的之一也是为了利用，是有时间地点范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。

（四）科技成果电子档案面临档案信息化提速的压力

随着档案信息化事业的迅猛发展，电子文件中心和数字档案馆建设被提到重要议事日程。2000年《全国档案事业发展“十五”计划》提出“加快现有档案数字化进程”，“开展档案工作应用数字化和网络化的试点”以来，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”作为总体目标的一部分，“进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设”。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》再次把“加快数字档案馆及电子文件(档案)备份中心建没，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理”作为主要目标之一，要求“各级国家档案馆加快数字档案馆建设步伐，有条件的要完成数字档案馆建设，并提供网络信息服务”。2013年10月，全国数字档案馆（室）建设推进会，对加快数字档案馆（室）建设作出了部署。2014年上海市档案局发布《关于进一步推进本市数字档案馆（室）建设的意见》，提出高度重视数字档案馆（室）建设，完善数字档案馆（室）建设机制，推动传统档案数字化工作等要求。

在实践方面，我国首家电子文件中心于2004年12月在江苏省常州市建成。目前，上海市、安徽省、天津市、江苏省、安徽省、山东省、广东省、四川省、陕西省等全国十多个省市都已经建立了电子文件中心。2016年,中国（上海）自由贸易试验区电子文件归档和电子档案“单套制”管理也在积极探索中。

（五）科技成果电子档案面临智慧城市和科创中心建设的要求

电子文件、电子档案资源建设是电子文件中心、数字档案馆（室）建设的基础，电子文件中心和数字档案馆的快速发展，要求切实加强电子文件归档管理和电子档案移交接收工作，有效推进传统载体档案数字化工作，才能从源头上保障电子文件中心和数字档案馆建设的成效。这也是智慧城市和科创中心建设的迫切要求。

随着上海市智慧城市和科创中心建设的不断推进，一方面需要利用到大量科研成果。科技成果电子档案的集中保管和利用，能够为城市发展提供有力的知识和技术支持。另一方面在建设过程中随着一系列措施的实行，也会产生大量科技成果档案，尤其是科技成果电子档案，这也对科技成果档案馆的管理水平提出了更高的要求。

用大资源观重新审视科技成果电子档案管理

大资源观在内容、载体等方面突破传统档案资源实体的收管用，着眼于电子档案信息资源的管控，并对档案资源管理的生存环境进行整体优化，是档案管理创新的新观念，也是引领信息时代档案管理与时俱进的新思维。基于思维和观念的创新，科技成果电子档案的管理必须采取以下新举措。

（一）破解问题，确立科技成果电子档案收集进馆的务实方案

科技成果电子档案的收集进馆是开展科技成果电子档案管理工作的第一步，是科技成果电子档案的整理、鉴定、保管和利用等工作的基础，做好收集进馆工作至关重要。

科技成果电子档案的移交进馆，需要强调前端控制和质量管理。要做到“4个明确”，即明确归档前电子档案的命名规则；明确其存储格式、存贮载体、著录登记要求；明确其进馆时间、进馆范围和进馆方式；明确纸质和电子档案一体化进馆管控模式，并对原有馆藏纸质档案的数字化工作提出了操作流程和操作方案。

具体而言，我们在电子文件生成过程中，在保存稿本时，就要对每个文档进行规范命名；电子文件的文件格式需根据不同的档案形式进行转化，从而确保电子档案的真实性、完整性和长期有效性；电子文件的载体则以光盘保存为宜。电子档案收集进馆的范围和时间可根据各单位相关要求进行收集。在电子档案的移交过程中，以“双套制”归档为主，在条件成熟的情况下推行“单套制”。对于分散在其他单位以往积累的存量电子档案的收集进馆，可采取在线传输和脱机递交两种方式。对于目前不断生成的新增电子档案的收集进馆，可采取在线收集或离线收集的方式。由于存量电子档案在过去没有及时完成进馆集中保管的工作，一些前端信息已经丢失，因此对这些档案的进馆归档要求可以根据实际情况适当降低标准，而增量电子档案则应该严格按照进馆要求进行。对馆藏纸质档案进行数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

（二）需求导向，研发科技成果电子档案管理系统

建设先进的档案信息化平台是顺利实施科技成果电子档案归档和进馆工作全程管理的关键所在，也是科技成果档案馆适应国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的战略举措。研发科技成果电子档案管理系统需要全面反映科技成果电子档案纳入智慧城市建设的前瞻要求和云计算、大数据等新技术发展的必然趋势，既要从实际工作角度出发，又要充分考虑工作发展的未来需要。要按照统筹规划、循序渐进、项目带动、重点突破、需求导向、保证安全、合理适用、稳步实施的原则，在《数字档案馆建设指南》的指导下，对拟建的科技成果电子档案管理系统的需求综合分析的基础上，详细描述拟建系统的功能需求、信息需求和性能需求，编制科技成果电子档案管理系统的需求说明，对于高起点建设的电子档案管理系统，对确保系统的先进性、实用性，将起到重要的决策参考作用。

以上海市科技成果档案资料馆为例，为了解决上海科技成果电子档案面临的问题，同时参照其他省市科技档案馆及企业单位的成功案例，提出以下三种科技成果电子档案的收集及利用模式。

1.系统对接模式

该方案是由上海市科技成果档案资料馆建设一个科技成果电子档案管理系统，对接OA、科研计划项目管理、科技奖励管理、科技成果转化等管理系统，进行数据交互，接收档案的条目数据。同时，将该系统分发至归档范围内的市科委相关处室及项目管理中心，并根据制定的电子档案接收目录以及编目规则，接收其档案实体以及电子档案。双数据来源互相验证，保证电子档案的真实性、完整性。缺点是各个系统都有自己的接口，档案部门要各个对接，困难不小。

在电子档案的利用方面，在原有的OA系统中建立镜像的档案数据库，借助OA的身份认证进行利用权限管理，同时进行远程调阅。统一数据格式，对归档的电子档案数据进行封装固化，以便进行数据挖掘以及编研利用。

2.光盘接收模式

该方案是由上海市科技成果档案资料馆建设一个科技成果电子档案管理系统，由馆藏档案移交单位根据编制规则和报送要求，制作电子光盘，与纸质档案同时移交。其缺点是纸质档案和电子档案的一致性无法保证，档案人员需要花费大量时间和精力进行核校。在电子档案的利用方面与“系统对接模式”相仿。

3.平台融合模式

该方案是由主管单位牵头，对所有业务系统进行整合，全流程数据通过这个大平台进行流转。同时，在这个大平台中，档案管理系统不仅作为所有业务办结的终点，同时参与在每个流程的重要节点中。并遵循“集中一贯”以及“集中统一管理”的原则，借助大平台业务整合，数据汇聚的契机，将档案工作贯穿始终,使数据格式得以统一，业务逻辑保持通顺,电子档案的收集问题可以迎刃而解。

电子档案的利用模式也会跟着整个大平台的建立，各业务系统，信息孤岛的打通，使得档案的利用也可以在大平台上得以延伸。在权限管理，身份认证，远程阅档，信息共享上也有着得天独厚的优势。统一数据格式，对归档的电子档案数据进行封装固化，为数据挖掘以及编研利用提供条件保障。

以上三种模式，经过对部分科技档案馆及企业单位的调研对比研究，从长远可操作性来看，笔者更推荐自上而下的“平台融合模式”。

（三）克服短板，建立科技成果电子档案管理的保障体系

科技成果电子档案管理的规范程序化离不开完善的保障体系，构建健全的科技成果电子档案管理保障体系营造的良好环境是科技成果电子档案提供服务与利用的有效补充。科技成果电子档案管理的保障体系包括组织保障、制度保障、技术保障、人才保障、经费保障五方面内容。其中组织保障是科技成果电子档案管理的首要环节，完善的组织架构和组织职责可以保证科技成果电子档案管理避免“无人管、管理职责不清”的尴尬境地。其次,制度保障是核心，是进一步将科技成果电子档案管理引向规范化、程序化的关键所在，要建立进馆制度、安全保管制度、鉴定制度等一系列制度。三是技术保障，要加强系统安全保障技术、存储技术、检索技术的研究。四是人员保障，要兼顾专业组配、素质培养、人才培养。技术与人才是科技成果电子档案管理过程中需要高度重视的部分，高新技术的引入有利于提高科技成果电子档案管理的效率与科学化，而懂数据、用数据的人才是符合大数据时代发展的方向。五是经费保障，主要包括系统建设经费和维护经费。

科技成果电子档案信息数量庞大，又极大程度的依赖于计算机及其各种相关设备。一旦开始实施科技成果电子档案信息安全保障工作，就需要长期的、持续地进行。而且，数字档案信息安全保障工作并不是一种能立竿见影产生经济效益的活动。笔者认为，从经济学角度来讲，它属于一项公益活动。庞大的科技成果电子档案信息需要大量设备来存储，需要许多专业人员来维护，随着信息安全技术的发展，还要对相关技术进行研究，这些都需要争取有关部门的持续支持和档案部门的不懈努力。

（四）用户至上，创新科技成果电子档案的服务机制

现代信息社会环境下，人们已经越来越不满足于传统的科技成果档案利用方式，电子档案以检索、利用、传输的高效、快捷及方便吸引了更多用户的青睐。电子档案具有共享性，不再受“孤本”限制，具有非消耗性，重复利用也不会对其产生耗损的优势；另外，电子档案可以通过网络进行远距离传输，不受时间和地点的限制，使异地使用科技成果档案成为可能，提高了科技成果档案的利用率。

科技成果电子档案的利用与传统纸质档案的利用有极大的不同，这种不同主要在于电子档案的利用必须以计算机技术为基本工具，对科技成果电子档案的利用而言，在线利用将成为利用者远程利用科技成果电子档案的趋势，将通信技术与电子计算机结合，用户用网络阅览、传递、复制电子文件，既方便快捷又不受时间和地域的限制，还可通过互联网发布档案信息，提供档案利用；将档案数据进行数据可视化，根据电子文件登记、储存、利用等情况统计分析结果进行多维度展示；根据用户的不同需求，专题定制利用服务；多层组合查询，由单一的文件查询到相关文件的关联查询；运用长尾理论进行档案数据的再挖掘等等。对于尚未联网的用户，仍可以通过非在线利用，如单机阅览、纸质阅览、拷贝阅览、缩微阅览等。

而要实现电子档案的有效利用，需要用互联网+思维，多角度、多维度开放档案利用服务，通过研究建立电子档案数据管理中心和构建远程数据资源共享平台完善电子档案利用服务机制，通过研究科技成果电子档案的利用规范，较好地处理保护科技秘密、知识产权和扩大利用电子档案的关系，提出制定利用规则的思路和框架，实现对科技成果电子档案的有效管理和高效利用。

（作者就职于上海市科技成果档案资料馆）