城市规划档案管理存在的问题分析及对策思考

刘隽伶

摘 要：城市规划的档案管理是城市整体规范管理中的重要一环。规划档案真實记录了一个城市在建设中全部信息，从开始到正式建设再到完成，具有真实性、客观性及权威性。规划档案不仅为城市建设各个方面提供重要依据，同时也为城市规划提供有益的参考。规划档案凭借着自身独特的特点以及重要的地位，在我国各大城市的发展中起着至关重要的作用。本文系统地分析规划档案自身的特点，梳理规划档案的管理工作中存在的问题，并提出合理性的建议。

关键词：城市规划；档案管理；问题；对策

中图分类号：G275.9；TU984 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2017）08-0264-02

一、前言

规划档案是在城市规划部门进行各项业务活动时形成的，它是一种作为历史性记录而保存的以备将来查考的资料。做好规划档案归集管理工作，可以为实施城市规划、组织工程建设、进行维修改造、调处社会纠纷提供重要依据，能够有效保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、应对突发事件，更好地服务于城市建设和经济社会的发展。此外，城市在开展城市建设时，可以借鉴档案中的规划信息。优秀的案例无疑为城市规划提供了一条可选的捷径，这为当地的城市建设提供了极大的便利。可见城市规划档案管理对城市的建设有着积极的重要意义。但目前城市规划档案管理工作仍存在一些弊端，阻碍了档案管理的发展。本篇文章主要探讨了城市规划档案管理工作中存在的一些问题及其解决办法进行了思考。

规划档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建规划档案工作是城市规划、建设和管理工作的重要组成部分，它是城市规划、建设及管理工作的真实记录。

凡在城市规划区范围内进行建设的各机关、团体、院校、企事业单位及个人，在基本建设中所产生的城建档案均应纳入城区规划建档案的管理范围。规划档案的主要任务是：收集、接收和保管涉及全城规划范围的有保存价值的建设资料；对永久和长期保存的城建档案进行科学的管理和必要的整理汇编；对产生城建规划档案的单位进行业务指导。

结合本人实际工作而言，在进行城市的规划与管理当中，会产生非常多的规划管理档案。这也是我国城市的规划管理部门进行规划管理的最为真实、最为准确的记录，在城市整体的规范管理中规划档案管理占据着非常重要的地位。

二、规划档案自身发展的特点

（一）内容广泛、类型繁多

规划档案从其自身的范围上看，它包含了规划前期的整个准备过程中产生的文件材料，包括相关规划项目的调查与研究、现场的查看、规划的编制、规划用地的用地许可证书、规划建设时需要的建设许可证、选址意见书等；在规划过程中又包含了规划编制的具体实施、工程整体建设是否真正竣工、竣工的工程是否符合之前的规划编制等。规划档案的具体内容需要包括文字材料、“两证一书”、在实施的过程中需要形成的蓝图或者是彩图、文书性质的资料、规划档案的专业内容等。

（二）归档内容联系紧密

城市的规划项目在形成时，尽管不同的阶段的各类材料有着很大的区别，但是它们之间的内在联系仍然是相互配套的。

例如：规划项目的前期总体规划、施工期的总体规划、后期的总体规划，这几点反应了城市规划的各个阶段的整体全貌，切不可将其分割。而且任何一个规划项目，无论是在哪一年申请办理的“两证一书”，在名称、地点、范围、面积的方面要保证统一，并且要按照独立的年度进行编号，保证资料的质量，从而更好的为未来的管理打下基础。

（三）归档内容涉及的部门众多

城市对话的档案在整个城市的发展中占据着重要的地位，可以说是整个城市发展变化的核心所在，它覆盖整个城市，这就在某种方面决定了它自身的经济性与社会性，而规划档案的本质应该是社会性。

从档案规划的外部上看，它包含了政府、邮电、土地管理、金融、电力设备、自来水发展、环境保护等部门；从内部上看它涉及的是总工办、设计、规划用地、建设等各个行业，这充分的体现了其社会性。另外，城市的规划档案除了这些特点之外，它还具有现实性、权威性以及严肃性的特点。

三、规划档案管理存在的问题

（一）档案管理设施落后

城市规划档案管理设施落后是在全国范围内普遍存在的一个问题，由于我国政府部门对城市规划档案管理工作的重视程度不足以及长期以来的计划经济体制的影响，致使对档案管理工作上的资金投入严重不足，进而导致城市规划档案管理设施的老化。

在一些城市和地区，城市规划档案管理部门的资料存储库房阴暗、潮湿、封闭，缺乏基本的防火、防盗措施，造成了很多珍贵的档案文件的发霉、虫蛀等，严重影响了文献页面的美观性和参考性，使很多资料和文档发生了不可恢复的损害。

（二）城市规划档案管理机构的体制落后

尽管我国进行了政府部门机构的调整和精简工作，但是由于传统政府组成部门庞大，政府工作人员众多，使得档案管理部门的机构体制和工作章程规定等仍然存在着很多弊端。

我国城市规划档案管理部门在各个地方一般都是自己设立章程，缺乏全国性的统一工作标准和章程，导致各个地方之间的档案材料难以做到有效地交流和互通，使得档案管理的工作效率低下，难以将有关的档案资料进行有效的开发和利用。

（三）意识不强

城市规划的档案工作在城市中，占据重要地位，而且发挥着较大的作用，但是却被人们忽视。尽管人们在建设中使用档案，却没有管理的意识。

尽管有些档案管理人员有着管理规划档案的积极性，但是这一部分人占少数，而且由于规划档案的地位不高，也使他们工作的积极性受挫，从而没有形成很好的工作气氛。甚至管理人员中，还存在着这样的现象，私自占有一些重要的资料。

（四）档案人员专业素质不足

在当前的档案管理员在整体素质上偏低，知识结构单调、相关知识、理念没有更新、缺少专业知识、不具备档案管理从业的资质、专业知识老旧、仍按传统方式管理档案、分析鉴别的能力差等因素都严重影响了档案管理的创新与发展。

（五）信息化建设缓慢

对于实施电子政务，不管是从流程、相关技术标准或是人员的素质等方面都未有充分的应对准备。

另外，档案信息化的建设目前并没有相关的行业规范标准，绝大部分只是引用了我国有关信息法律法规作为依据而展开工作，指导上受到限制，操作上有难度。

四、城市规划档案管理工作的发展与创新

（一）健全规章制度

由于制度的问题使我国的档案规划工作受阻，那么就要在制度上进行创新，用严格的制度来约束工作人员的工作态度以行为，因此各级的档案管理部门都要完善规章制度，从而保证档案管理工作的有效。

各级的管理制度在制定的时候，一定要切合实际，按照自身的情况合理的制定制度。制度要对工作人员的工作程序严格的要求，并且每个管理人员都要有相应的责任，在哪个环节出现问题，就会有人来承担。这样可以使工作人员有危机感，在工作中也能提高注意力。

（二）实行科学管理

首先，实施综合管理。将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。

对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，要以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时的做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案使用的寿命。其次，标准化管理。制定相关的管理标准，让各个步骤，各道工序，各个环节都做到有章可循。

（三）加强档案管理部门信息化建设

在提高档案管理的效率时，政府要从政策上支持档案管理工作。为提升城市规划档案的信息化水平，要投入更多资金，购置必备的硬件设施，推进档案管理信息化建设。

要抓好城市规划档案馆内部局域网、档案数据库及市政务网建设，充分发挥人才优势，完善城市规划档案网站，这样有利于提供更精确和可靠的城市规划信息。

要将城市规划动态和档案管理有机结合起来，健全城市规划档案数据库，不断优化并整合城市规划信息资源。

此外，为更好的服务于城市规划工作，在连接外部因特网、开通内部局域网的过程中，还要加大对信息资源的安全防护，在正规厂家购置先进的硬件设备，并做好日常的更新与维护。

（四）提高人员素质

为在城市规划档案管理工作中更好的应用信息化技术，需要在整体上提升档案管理者素质，让档案管理工作更加高效化和专业化。

其次，相关档案部门必须坚持以人为本的理念，关心档案管理人员的精神、物质各方面生活。依据部门与地区的实际情况，制定不同的相关激励方法，营造良好的工作氛围，调动员工的积极性，激发工作热情。

再次，要重视档案工作和其他专业渗透与融合，在提升业务水平的同时，重视计算机技术、信息技能学习，让自身成为具有信息相关知识与网络技能的综合型、新型规划档案管理人員。

（五）加强对城市规划档案管理工作的认识

城市规划档案来源广泛，涉及众多部门。因此，在提高档案管理的效率时，各部门要通力协作。不仅是要档案管理人员意识到本职工作的重要性，同时需要加强各相关部门对规划档案管理工作的认识。

目前，规划档案在城乡建设发展中已经占有一定的位置，而且正在被社会逐步认识和重视。但还不够普遍，仍需要长时间的宣传教育引导。

五、结语

城市规划档案是城市进行合理的规划与扩建的重要依据与参考。但其管理工作中出现了不足，如对城市规划档案管理认识的不足，手段的落后，制度的缺陷等。

我们认为需要加强全社会对规划档案管理工作的认识，也要加强城建档案的管理，提高城建档案管理人员的综合素质，满足社会发展的需求。同时，在确保城建档案起保障作用的同时，还必须对城建档案的法律法规进行完善，让城建档案的管理变得更加科学、规范，从而促进社会和谐发展。

参考文献：

[1]肖长英.城市规划档案管理工作浅析[J].黑龙江史志，2014（335）.

[2]马忠玲.城市规划档案管理现存的问题及对策探析.决策论坛：政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集[C]，2015.

[3]温怡.论规划档案的特点分析与管理工作探讨[J].才智，2014（14）.

[4]韩世华.关于城市规划档案管理工作发展与创新问题的思考.决策论坛：政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集[C]，2015.

[5]田海红.信息化技术在档案管理中的应用[J].卷宗，2015（12）.