高校财务管理工作流程的优化设计

王念

（甘肃中医药大学，甘肃兰州730000）

高校财务管理工作流程的优化设计

王念

（甘肃中医药大学，甘肃兰州730000）

在全新的互联网信息化时代，随着高校教育理念和教学管理工作的日趋成熟，在培养知识经济人才层面，逐渐倾向于大众市场的实际需求和具体需求。对此，高校其他各项辅助性教学管理工作及其任务的开展，也应当顺应当下新常态的发展趋势。其中，作为各项管理工作的核心一环，财务管理工作在整个高校管理工作中的重要作用应引起我们的重视，同时也要清楚地认识到我国高校财务管理工作中突出存在的一些弊端和不足，这些问题矛盾均严重阻碍着高等教育事业改革的健康有序进行。基于此，文章关于高校财务管理工作流程的优化设计，依据着当下国内高校财务管理工作现状，针对其中突出存在的问题展开分析，提出相应的改善建议，以期为高校财务管理工作的有序开展提供有益参考。

互联网+；财务管理；流程再造；信息系统

一、引言

高等教育承担着培养高级专业人才、发展科学技术文化及促进社会主义现代化建设的重大任务。在当前新常态大背景趋势下，高等教育改革逐渐走向一个深层次发展领域，同时也带来了诸多的挑战。比如，资金来源多元化、多校区运行、事项总量扩大等，均给高校财务管理工作带来了诸多不利因素，这些均需要从细节中加以强化，同时也要求各高校需要建立一套集中管理监控的财务工作运营模式[1]。在高校的管理工作中，财务管理工作占据着至关重要的地位。换言之，高校财务管理工作关系着高校各项工作项目的科学决策与合理规划与否，同时更与我国高等教育事业的改革创新发展紧密相连。特别是在当下科技化、信息化高速发展的今天，“互联网+”技术深刻影响着社会发展、人们生活工作的方方面面，为高校财务管理方式现代化发展提出了一种新的思维模式。基于此，笔者引入“流程再造”理念，提倡借助于互联网大数据，积极搭建一套完备的信息化运营平台。

二、高校财务管理现状与问题分析

关于高校财务管理，它是指保证高校财务制度顺利执行和保障高校财务管理统一性的根本制度。由于高校是社会主义事业建设发展中的特殊领域，与以盈利为经营目的的企业组织存在很大不同。但是，在当下市场经济不断深化的大背景下，高校财务管理对高校的改革和发展越来越重要。因而，对于我国高等教育事业的变革创新发展，也应当顺应时代的潮流，逐步确立现代化的管理运营机制[2]。因为高校财务管理工作的每一个环节、每一个阶段包括每一项步骤，与高校各层面的改革发展紧密相连。甚至从某种程度上可以说，高校财务管理工作的实效性决定着高校未来一段时期的改革、发展进程的效率和速率。更为直接一点来讲，良好的资金运转是保证高校充分发挥行政管理职能的前提和基础，而这一切要想更加细致、全方位地实施贯彻下去，离不开完备化的财务管理制度。

然而，当下全国两千八百多所大大小小的高等院校，绝大多数还继续沿用着传统的财务管理制度。高校财务部门，除了基本的收支核算一些大大小小的项目活动之外，需要更多地参与到高校重大发展事项的论证、收入分配改革、校内体制改革等层面。但是，在实际管理运营中，原本应当作为各部门管理工作的核心一环，却成为了最薄弱的一环。在这种局面下，许多问题也接连出现[3]。例如，由于财务信息过于封闭，造成各部门信息口径也不一致，最终导致各部门间横向信息传递受到极大阻碍；此外，科研经费管理方面是矛盾最为突出的一项问题，科研经费管理不够规范，再加上现金报账流程繁琐，效率低下。细细分析后可以发现，滞后的财务信息化建设是问题的最大本源，其无法满足新时期高速推进下的高校改革进程。下面通过图1可以更加清晰地看到当前国内高校财务管理工作领域突出存在的问题。

图1 传统高校财务管理模式下的现金报账流程

正如图1流程框图所示，这也是前几年在该领域突出存在的问题。第一，原始票据不符合财务制度规定。根据现行的高校财务管理制度的规定可以清楚地认识到，有些票据实际上是不可报销的。比如，连号发票、假发票、缺少明细的发票等，但凡经过审核后被认定为不合格的，均应当予以退回。在这种情况下，我们需要考虑的是原始票据的真实性和合法性，其是否需要在领导签字前拿到财务处检验，这是一项非常值得我们重视的问题。然而，很多问题就出现在这一环节，这是很多高校普遍存在的一个问题现象。报账流程都是等领导签字以后才送到财务处核销，而领导很多并非专业的财会人员，特别是主管领导，很多情况下都无法区别票据的真伪性。所以后续的不利局面经常出现，财务部门的报账人员看到了领导的签字，不经审核，全部予以报销。第二，部门相关的负责人无法签字[4]。当然，该举措在以往是比较可行的，然而，已经不能适应现阶段高等教育事业改革发展的具体需求。在管理工作过程中，超过一定金额的项目经费报销，在审批流程这一环节增设了限制性条件，并不是某个负责人签字就能通过的，而是多个相关的负责人签字。在这种局面下，一旦某一个负责人不在，无法面签，经常会造成报销项目延误，进而影响到资金的最终支付。第三，财务报账等时问题。目前，在财务报账这一环节，大多数高校均已经引入了专门的叫号机等排队设备。但是，财务报账流程与之不相适应，无法满足日益增长的报销需求。例如，在项目资金审核过程中，财务人员一般需要根据相关的财务制度，以此来进一步检验票据的真实性、合理性；此外，还需要考虑该项目资金额度是否够用以及预算经费的测算是否合理正确等。因而，该环节往往最耗时，包括录入信息、制作凭证、转入复核等。

三、基于高校财务管理工作流程矛盾的信息化系统优化设计

（一）引入“流程再造”运营理念

流程再造（BPR-Business process reengineering）是一种新型的管理理念，它是随着现代制度而出现的，内容的核心思想是坚持以市场为导向。从企业发展的角度来看，可以理解为是面向顾客满意度的一种业务流程。当然，在这里结合课题研究实际，也可以理解为以市场大众人才培养为导向，为培育社会知识经济专业人才为服务基准。高校财务管理虽然是一项核心工作，但其最终的实现目标还是以高校发展、学生教学管理为基准点。因为高校的各项管理工作均离不开财政资金的支撑。关于“流程再造”，最早在《改造企业：再生策略的蓝本》（Michael Hammer）中给出的较为权威的定义，即要求企业需要从根本上考虑和彻底地设计业务流程，尽可能地使其在企业生产中提高各项指标，包括成本、质量、服务、速度或效率等。当然，它本身就属于一项生产活动，因此，财务业务的流程再造需要从根本上挖掘出问题的源头。在强化策略上，以降低财务业务成本、提高会计新质量为主要目标，最大限度地提高企业会计信息的时效性。

（二）系统设计原则与模式框架

第一，注重整体性和开放性。通过前文的现状分析和问题总结，基本可以较为明确地得知问题的所在。首先是管理制度的缺陷，导致整个财务管理工作缺少一种整体性控制性效果；其次是工作效率低下，正如上述提到的各流程环节的矛盾弊端，均属于效率低下。因而，借助于互联网信息技术，积极搭建网上报销申请系统非常有必要。对此，需要围绕着高校教学这项中心管理工作来进行。包括优化学校组织整体教学、科研、管理等工作，综合来规划，而不是只注重某一部门、某一业务的项目报销优化。

第二，以人为本的服务运营理念。这一点主要体现在系统管理平台的操作上。在财务信息化管理控制系统设置上，系统的操作界面应尽量友好、易用，尽可能凸显出人性化理念，也就是适用于大众化（不同知识水平）的要求。

第三，信息管理系统的设置应当具备较强的可维护性和动态适应性。在建设和运营初期，许多细节上的不完善，或多或少都会存在一些。但值得肯定的是，作为一款规划财务管理工作服务的系统软件，面对的财务管理规则细节会一直处在不断更新完善的状态之下。对此，为了更好地满足这一要求，在设置中，必须要做到配备丰富的系统参数[5]。

第四，系统的设计要以强盾的技术作为保障，确保系统平台的可靠性和安全性。在互联网+环境下，有机遇也有挑战，更有诸多不利因素存在着。相对于普通的管理软件，高校财务系统对其的要求更高，尤其是安全性能的防护方面，包括校内的和校外的各方风险因素，均需要考虑进来。因而，在设置上，通过数字身份认证，权限检查等手段，切实保证不同身份的访问用户能够被授予正确的权限。

下述图2呈现的是高校财务管理网上报销申请系统流程的整体化设计。

如图2所示，此次网上报销申请系统的设计，主要是依据着用户角色（各部门/负责人等）来规划的，在这里划分为两大类模块。首先是第一类，为用户申请操作及信息维护模块；其次是第二类，为系统后台管理及信息审核模块。以其中的差旅报销这一环节来说，主要采用的是智能化计算报销的方式。当用户登录账户后，系统会为其提供较多的业务信息，全方位的电子化填写（取代了传统纸质单据填写的弊端）。同时，为了方便用户填写以及填写后进行检查，该系统还专门增设了一项预览功能，最大限度地保证用户信息提交的正确性[6]。

图2 财务管理网上报销申请系统

（三）提出几点强化对策

首先，明确策略思路。（1）观念重建。包括财务部门管理人员和领导，需要从观念认识上加以转变。因为当前所存在的问题，就是财务业务流程前后衔接性差的问题，即原有财务业务流程与新会计业务流程之间彼此对立、排斥，这是致命的。因此，在流程再造的过程中，也就是一个“扬弃”的变革过程[7]。简单一点讲，不需要否定原有的一套模式，而是在原有环境基础上加以延伸、优化、重组。（2）全员参与。各部门、各岗位教职工，要逐步树立、养成团队协作的观念，尤其是部门与部门之间，一定要强化联系，抛弃狭隘的本位主义。（3）重建会计组织。以财务部门为中心，重构信息流通服务架构。正如上述所言，各部门均需要设立专门的数据处理机构，并健全岗位机制，细化各工作环节，比如数据录入员、数据审核记账员、文档管理员、存档员[8]。（4）技术安全保障。基于互联网技术的财务管理方式，首要考虑的就是网络的安全性。关于这一点，前文中也提到过了，应设置专门人员来全权负责数字校园的管理和维护。充分发挥出大数据时代的信息资源优势，切实打破原有的空间封闭性，对全校师生根据身份授予不同的权限，以此来构建并强化多层次的用户安全防御体系。对于系统管理人员来说，需要将部分比较重要的财务数据信息定期备份[9]。

其次，优化财务报账流程。基于流程再造管理理论，在实现高校财务数字化校园管理模式的基础之上，依托互联网的先进技术，将原本的一套财务报账流程加以重构，冲破时间和空间的限制。如部门相关的负责人无法签字的问题，在管理工作过程中，超过一定金额的项目经费报销，在审批流程这一环节增设了限制性条件，并不是某个负责人签字就能通过的，而是多位相关的负责人签字。在这种局面下，一旦某一个负责人不在，无法面签，经常会造成报销项目延误，进而影响到资金的最终支付。再如财务报账等时的问题。基于此，从时间和空间二维角度，对原有的财务报账流程进行优化，优化网上报账。关于网上报账，上述图表信息中已经呈现过了，它是指报账人员登录校园网上报账系统，将原始票据整理规范之后，对其进行扫描然后再上传，根据系统提供的资料信息来填写报销内容、申请经费金额，通过将时间和空间两个维度合二为一，很好地解决了以往突出存在的几项问题，避免了报账大厅扎堆排队的情况，不仅降低了财务部门管理工作的运营成本，同时使得报账时间和空间均不受限制，灵活选择，关键报销内容也可事前预约。此外，电子化报账凭证不易折损、丢失。不仅如此，还可以通过强化数字审批，全面实行动态口令。

四、结语

本文关于高校财务管理工作流程的优化设计，依据着当下国内高校财务管理工作现状，并着重结合高校实际，就其中存在的问题开展分析，提出一些相应的改善建议，以期为高校财务管理工作的有序开展提供有益参考。立足于当下互联网大数据时代，建议国内高校可以引入财务管理流程再造理念，并通过互联网移动终端等技术优势，构建校园数字化财务管理系统，从而真正意义上做到了高校财务管理工作与其他部门工作的协同性。

[1]陈华.高校财务管理系统的研究与分析[D].云南大学，2015.

[2]陈爱萍，沈新华，谢鹏，2014.对学校财务管理系统优化设计的探讨[J].会计之友（12）：110-112.

[3]胡頔.A高校二级财务管理体系优化设计与实施研究[D].首都经济贸易大学，2016.

[4]田岗，2012.基于中外比较的我国高校财务预算管理问题研究[J].生产力研究（12）：156-158.

[5]谢力雄，2016.互联网+时代下高职院校财务管理制度的设计优化[J].中国乡镇企业会计（6）：130-131.

[6]廖玉，2014.如何提高高校财务管理水平——从财务岗位职责、内控和工作流程角度研究[J].行政事业资产与财务（6）：135-136.

[7]赵晖，2010.强化高等学校的内部会计控制[J].现代经济信息（21）：138.

[8]宋瑛，2012.关于高校财务预算管理的研究及其建议[J].生产力研究（5）：248-250.

[9]艾明阳.高校网上预约报账流程优化研究[J].中国管理信息化，2015，18（19）：56-57.

（责任编辑：D校对：L）

G647.4

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1004-2768（2017）03-0145-03

2017-01-09

王念（1976-），女，甘肃兰州人，甘肃中医药大学副教授，研究方向：财务管理。