浅谈新时期档案管理与服务工作

（石河子市档案局（馆），石河子市，832000）马力

浅谈新时期档案管理与服务工作

（石河子市档案局（馆），石河子市，832000）马力

档案工作者做好档案服务，是职责；让人民满意，是目标。人文关怀就是在档案馆这个专业化管理，社会化服务的平台上，设身处地站在当事人的立场，帮助查询并提供能解决其生活、生存与发展的档案资料，发挥档案的价值，发挥档案的作用，为当事人解决问题。与此同时人文关怀在服务中也提升了服务质量和服务效果。

档案；管理；服务

把档案作为国家文化遗产进行收集和保管，并提供档案为社会各方面服务。作为档案管理人员，在具体工作中要熟练掌握有关业务知识。

1 认识档案馆工作的重要性

1.1 做好专业化管理工作

对馆库保存的、依法接收的各立档单位移交的档案的科学管理工作。以石河子档案馆为例：档案馆库房保管的140多个全宗，20万卷（件）包括文书、科技、专门（会计、地名、审计、技术职称、养老金缴费、已故干部、职工人事档案等）、声像门类的档案；始终要使20万卷的纸质档案处在安全、有序的保管之下，始终要把握库存档案要在国家要求的温湿度范围内保管，在档案“八防”即：指档案在保管过程中,应注意防光、防尘、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温措施下延续“寿命”。与此同时，根据“增量电子化存量数字化”的数字化档案馆建设需要，安全有序的提供馆存纸质档案进行数字化加工，形成电子档案，保存在服务器的数据库里，同样也是必须确保安全，为防自然灾害对档案实体及档案信息的破坏，按有关要求必须采取异地备份的办法，电子档案备份到直线距离300km以外的安全地带安全保管。对电子档案可用现代化的信息技术提供档案信息服务。

1.2 做好社会化服务的工作

所谓社会化服务是指社会各方面对档案馆保管的档案的需求，档案馆提供档案为社会各方面服务。它的服务对象与单位档案室服务对象完全不同，档案室作为单位内设机构，只保管本单位形成的档案，并服务于本单位领导决策和各项管理工作。而师市档案馆的服务对象包括师市党委机关、政法机关、师市政府机关、事业单位、农牧团场、石河子镇、开发区、南区、西区管委会、国家、自治区、兵团驻石河子单位，各街道办事处，各个规范破产企业留守遗处机构，及破产企业退休职工，40、50(40岁、50岁)人员，私企老板及员工，私营业主、大学生及研究生等等吧。这些服务对象通过查阅利用档案要解决的问题包括——在单位各项管理的政策依据、规范性文件清理情况、机构编制情况、机构撤销情况、机构沿革情况、编史修志、利用审计案卷证据材料重查线索，利用会计档案提供追债凭据和反贪反腐依据、防止在国有企业改制或倒闭破产过程中国有资产流失，人员（企业职工、专业技术、机关干部）身份、职级待遇情况、干部任免时间、技术职称资格取得时间、任职资格评聘时间、干部人事档案核查（三龄二历一身份）历史材料补缺、离退休审批时间及待遇、工龄年限、养老缴费年限、特殊工种年限证明、房产过户提供已故人员社会关系证明、结婚、离婚登记详情（离婚无房的一方可凭离婚协议申请购买扶贫房）、核查当事人在文书档案或会计档案曾经使用姓名并提供证明、大学生完成毕业论文查资料、研究生作课题查档案等等吧。

1.3 增强档案工作意识

随着社会的发展和变革，利用档案解决的问题逐渐复杂化，逐渐偏重于民生，这也是社会进步的体现。而档案管理属组织行为，专业知识、专业技术、专业要求，专业性较强。利用手段利用方式基本实现了现代化。由“纸与铁”手工方式进入了“数与网”计算机数字化方式。而目前社会的档案意识与社会民众掌握的档案知识，在通过利用档案解决切身利益问题，维护合法权益上有很多对档案存在是是而非的认识和疑惑，大部分不是自觉来档案馆利用档案的，而是去了相关部门办事时，没有档案材料办不成事，无奈之下并且是在不如意、很糟糕的情绪下无可奈何来档案馆，寻求解决问题的档案，作为解决问题的凭证。在这种情况下，当事人按规定提供查档案的身份证和单位或社会组织提供的《查档函》，方可得到档案馆查阅档案的允许。查阅没有向社会开放的档案，还要有一定级别的手续才能查阅。

2 发挥档案为民的重要作用

结合档案馆的工作，在关心人、爱护人、尊重人的前提下，实事求是地实施对档案利用者的人文关怀，提供合规的服务，在具体的践行中，人文关怀可提升服务质量，服务效果，从而在和谐社会方面也有独特作用。在《中国档案工作者誓词》：“作为一名光荣的档案工作者,我庄严宣誓：忠诚档案事业,热爱档案工作,严守档案法规,加强档案管理,精通档案业务,维护档案安全。为充分发挥档案工作记载历史、传承文明、服务未来的作用而不懈努力;为国家的繁荣昌盛贡献全部力量。”

2.1 做好档案服务工作

不分民族（接待有汉族、维族、哈族、回汉族、柯尔克孜族、东乡族等），不分地域（接待有上海、珠海、成都、山西、河南、甘肃、广州、湖南、乌鲁木齐、昌吉、伊犁、柯州等地），不分老幼，不分男女，只要持有合规的证明、函件，做到一视同仁，尊重当事人，礼貌文明，有尊严的服务。

2.2 熟练判断服务对象馆藏档案

一般来查阅档案的当事人有单位的，有个人的，工作人员通过函件的直阅，和当事人沟通，了解查阅档案要解决的问题，要达到的目的；了解其社会生活过去、现在的状况，文化程度和从事的职业，大概社会经历，从而判断馆藏档案中，那个全宗，那一类别能为解决问题，达到目的提供帮助。如：谋男士持本人身份证，要查阅婚姻登记档案，享受优惠政策购买扶贫房。根据婚姻登记档案提供利用规定，“必须是当事人本人持合法证件，当场利用”。查阅到该男士离婚登记档案后，只需将其中“离婚协议书”提供之，便可达到其“享受优惠政策购买扶贫房”的目的。

2.3 提供档案材料齐全

如谋破产企业一名从事“特殊工种”满10年的男性职工，因为个人人事档案（职工档案）不慎遗失（个别情况），在其到龄办理退休时，持了劳动部门的查档函，来档案馆查阅：①证明职工身份；②证明特殊工种连续满10年的档案（档案馆不保管人事档案，包括干部人事、工人人事、大学生人事档案。干部人事档案在党委组织部门保管，工人人事在企业的劳资或人力资源部门保管，毕业未就业的大学生人事档案在人事局的人才交流中心保管）。经过沟通，先告知证明其身份的档案主要是会计档案里的“工资花名册”，“特殊工种”是工资花名册上标注的车间名及本人在工资花名册上，会计登记的工种和工资津贴。“连续满10年”如：1983.3～1993.3或1993.7，年不断，每年2～3个月的工资表，其他在文书档案里若有《行政工资介绍信》、《工人商调函》、《工资审批花名册》档案；是党员、专业技术人员的，有《党员花名册》、《专业技术人员花名册》都给予提供，形成档案证据链。

3 提升新时期的档案服务效能

在社会经济发展过程中，有其事而无其档的情况出现。曾有一大集体性质的企业，因为经营不善，管理混乱而倒闭。工人人事档案无人管理，大部分遗失，个别流入个人手中。现在部分该企业职工到了退休年龄，没有工人人事档案。几经周折开具了《查档函》携带身份证，来到档案馆寻求帮助。因为企业倒闭时，没有给档案馆移交任何档案，在这种情况下，不能一句话毁灭他们的希望，打发人走完事，而是用人文关怀之精神说明馆藏情况，尽力分析当时情形，指明希望方向，让其再找线索。如：有一位近80岁的老人，与从上海回来探亲过年的儿子，一起来到档案馆，为快要办退休的、现在内地工作的女儿查阅当年通过石河子市就业局招工并参加3个月培训，正式安排该二轻企业工作了7年的工龄档案证明（老人家手里有“石河子市就业局培训中心薛X的培训证和收取的培训费收据”）。在接待中，将原二轻局移交的档案，有关该企业的少量生产经营，效益分析，职工调动函件档案，让老人家看看，再将关于该企业倒闭后，办公室失火，烧掉部分工人人事档案真实情况相告（有该企业职工到档案馆查档时，实情相告，且有3人以上），再把有人在代管二轻局机构撤销的档案机关，现在的经委（工业局）查找到该企业原来的工资花名册情况告知老人家，另外找一找有办了退休的工友，问问情况，该如何办理，如果没有查到所需档案，也热情帮忙，分析情况，指引导向。

人文关怀就是在档案馆这个专业化管理，社会化服务的平台上，设身处地站在当事人的立场，帮助查询并提供能解决其生活、生存与发展的档案资料，发挥档案的价值，发挥档案的作用，解决当事人目前的困境，使其能正常生活与工作，与社会共同发展进步。

G271

B

1008-0899（2017）02-0018-03