事业单位人事档案管理现状探究与改进策略

陈海忠

【摘要】随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案的管理也应在其现有的基础上进行基本的改革，人事档案是人才信息的重要载体，也是重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。事业单位的人事档案管理存在着诸多问题.有待加以改善，提高人事档案的利用水平迫在眉睫。

【关键词】人事档案；管理；现状探究；改进策略

【中图分类号】G275.9

随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得更为重要。人事档案是人才信息的重要载体，也是选拔人才的重要工具。事業单位的人事档案管理者要紧跟本单位的改革步伐，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

本文主要对当前事业单位人事档案的管理现状进行了分析，并提出档案管理的可行性改进策略。

一、人事档案管理工作中的现状

人事档案的管理具有重要的社会价值，事业单位只有加强人事档案的管理，充分发挥档案在人员的利用和分配上的作用，才能更好的利用单位的人才资源，保证单位人员的顺利变动和升迁。但是通过对我国事业单位的人事档案管理现状进行考察可以发现，事业单位的档案管理工作仍处于被动的状态，在人事的实际管理工作中还存在诸多的问题。

1.对人事档案管理的重要性认识不强。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.档案管理人员的素质不高。档案对于档案当事人的重要性极高，但是档案管理的本身却是一件极为繁琐的工作，而且新时期事业单位的人事改革使档案的管理人员不再享有公务员的待遇，档案管理人员的数量减少，人员的流动频繁，不仅不利于专业档案管理人员的培养，还造成了档案管理工作的被动与附属现象，档案管理人员的管理素质亟待加强。

3.档案管理的信息化程度不高。目前计算机网络技术已经在各行各业得到了广泛的利用，但是计算机水平的提高并没有改变档案管理手工操作的现象，无论是事业单位的领导人员还是档案的专门管理人员都对人事档案的信息管理系统的安全性和全面性存在怀疑。一些事业单位只是简单的将个人的信息和档案的目录存放在电脑里以方便查阅，而档案的检索和最终的出借都还只是凭借手工操作，档案管理的信息化水平整体不高。

4.人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《高院校毕业生登记表》《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

三、新时期事业单位人事档案管理的改进新策略

人事档案具有重要的记录价值，目前我国的事业单位正在进行人事的变革，人事档案的管理不仅要适应现有事业单位改革的政策，还要在原有的基础上进行管理体制以及管理手段的改进，采用先进的技术手段来实现人事档案管理的信息化，提高事业单位人事档案管理的水平和管理的能力。

1.注重提高人事档案管理人员素质。

人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

2.健全管理制度。提高人事档案管理的制度化建设水平。

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要严格要求。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

3.人事档案管理手段和管理方法的现代化。人事档案是人才信息资源库，新时期档案管理人员要利用计算机网络来实现档案收集、管理、利用上的改革，利用计算机输入输出设备及时的更新档案信息，实现管理方法上的革新。实现档案资源的社会共享，以提高事业单位人事档案的管理效率和利用效率，保护纸质档案的完整性和准确性。

4. 改进和完善档案功能。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。

四、结语

总而言之，我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式。新时期事业单位要加强对人事档案管理工作的认识，聘用专业的管理人员来实现档案管理工作的现代化和信息化建设，继续发挥人事档案的参考价值和历史价值，保证人事体制变革下人事档案管理的顺利转变。

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