机关后勤采购管理的内控风险点分析

王雪辉

(核工业机关服务中心 北京 100822)



机关后勤采购管理的内控风险点分析

王雪辉

(核工业机关服务中心 北京 100822)

采购管理常常是经营管理中的薄弱环节，也最容易滋生腐败、发生经营风险或者出现管理漏洞。因此加强采购管理的内部控制对促进合理采购、满足经营需要、防范采购风险具有重要的意义。但采购管理的内部控制是个复杂的系统工程，必须从采购管理的目标出发，根据自身的采购业务特点、管理形式等选择合适的采购管理方式，梳理内控流程环节、识别潜在风险，以风险为导向设计采购管理组织、制度和流程化控制活动，借助信息化手段，构建适合自身特点的采购管理内部控制。

机关后勤事业单位通常涉及到办公物资采购、工程项目采购、物业服务采购等。本文仅就机关后勤单位采购管理的内控风险点进行分析。

1.采购计划安排不合理，造成库存短缺或积压，可能影响单位后勤服务的及时性及效果，或导致单位资源浪费。

机关后勤物资采购通常包括低值易耗品、设备、物业服务等。机关后勤事业单位应设立专职或兼职采购办公室作为采购的日常管理机构，每年根据机关各部门实际需求及以前年度使用情况编制下一年度采购预算，经审核通过后，纳入预算执行审批程序。

2.忽视采购申请工作，可能导致单位内部未就采购事项达成一致意见的情况下盲目进行业务谈判、合同谈判、合同拟定等工作，造成谈判结果不符合单位利益，工作反复，人力资源浪费，工作进度拖延。

采购申请应由需求部门提出，明确采购事项、数量、金额等，经需求部门负责人审核后，提交至采购办公室。由采购办公室审核采购事项是否必要、是否影响年度采购预算控制总额。对于影响年度预算控制总额的事项，必须先执行预算调整程序后方可实施采购。

3.采购方式不合理，可能导致单位不能在合理范围内做出供应商与采购价格的最优选择；或选择成本与采购事项重要性不符。

机关后勤事业单位采购方式通常分为询价采购、招标采购及竞争性谈判。

询价采购方式适用于：

1)低值易耗品采购；

2)技术规格和标准较统一，现货货源充足且价格变化幅度小，潜在供应商有三家及以上的：

3)紧急采购，指在抗灾抢险、突发事件应对或上级临时安排的重要活动筹备等紧急状况下，为完成急迫任务而进行的采购(不包括库存管理范围内物资采购)，可简化采购程序，但应确保采购质量标准不降低。

招标采购方式适用于：

1)重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元以上的；

2)物业服务的采购，单价合同估算价在50万元以上的；

3)施工单项合同估算价在200万元以上的。

竞争性谈判方式适用于：

1)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

2)招标应答供应商不足三家的，可针对两家供应商进行竞争性谈判。

4.未按规定的方法和程序组织询价，可能导致询价结果不公允，结果与预期标准不符。

采购办公室应针对采购计划中的采购事项进行市场调研，选择三家及以上供应商进行询价，并对供应商资质审查，资质审查包括但不限于基本情况、资信情况、供货能力、售后服务能力、质保能力、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证及增值税一般纳税人资格等，资质审查相关资料由采购组备案保存。对于零星采购，可采用口头询价，并对供应商报价结果进行记录。根据调研结果填写采购审批单，明确采购事项、数量、金额预算、采购方式等，后附询价结果报告，并提出供应商遴选建议，由独立询价人员的价格稽核人员对采购价格进行稽核。纪检人员对采购方式是否合理、采购程序是否规范、采购稽核工作是否到位等审核后，报主管领导审批。审批通过后方可组织签订合同或框架协议。

5.未编制招标文件，或评标方式、程序不当，可能导致招标结果有失公正或中标人并非符合招标要求的最佳选择，招标结果偏离预期目标。

对于维修改造、项目施工的采购，采购人员需编制招标方案，明确招标范围、招标方式、招标组织形式及机构设置等内容。并按照审批通过的招标方案牵头成立项目管理工作组，作为招标组织管理机构。项目管理工作组可由采购人员、纪检人员、法务人员、财务人员组成，具体负责协调招标代理机构编制招标文件、审查招标文件及评标结果。评标结束后，项目管理工作组审核备案并向投标人发送中标通知书。继而采购人员与中标方谈判并签订采购合同。

6.竞争性采购谈判管理不当，可能导致在谈判中处于被动或对于合同标的细节约定模糊，影响采购质量。

采购办公室应委派3人以上单数专业人员作为竞争性谈判代表，纪检人员应作为其中代表参与谈判。竞争性谈判文件，应明确谈判程序、谈判内容、技术要求、合同条款、评审标准和方法等事项，由采购办公室选择供应商发出文件。谈判代表按规定时间、地点拆封供应商提交的密封报价文件，逐一与各供应商进行谈判，针对谈判情况进行记录，由谈判代表全体人员签字确认。继而采购人员组织与中标方谈判并签订采购合同。

7.验收标准不明确、程序不规范，验收异常情况处理不当，可能导致账实不符，造成单位经济损失或影响相关业务运行。

对于入库类物资：库管人员负责对到货物资进行验收，根据采购申请进行验查，无误后，由库管人员填写入库单并签字确认，入库单的内容包括但不限于物资型号、规格、质量、数量、随机配件、资料等。

对于非入库类物资：采购人员及需求部门负责对到货物资进行验收，无误后，由验收人员填写验收单并签字确认。

验收不合格时，采购人员负责与供货方联系，并办理退换货相关事宜。

8.付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致单位资金损失或信用受损。

物资验收无误后，采购人员应填写《预算经费支出凭单》，后附采购发票、采购合同、《采购审批单》、入库单、验收单等。支付审核应重点关注手续及相关单证是否齐备；支付申请的权限、程序是否正确；支付方式是否妥当；发票是否真实，供货方名称、数量及金额是否与采购合同及入库单据一致等。对于未通过审核的票据，应及时予以退回。

9.未对合作供应商进行定期评估，可能导致不能及时根据供应商资质、经营情况、服务范围的变化或实际履约情况进行更新，造成供应商选择失误。

采购办公室应定期向财务部门和使用部门收集供应商信息，包括但不限于产品质量、供应商售后服务能力等，对供应商进行评价。对于不合格的供应商，由采购组将其纳入黑名单，以后年度采购不予纳入供应商选择范围。

10.未建立采购业务后评估制度，可能导致无法及时发现采购管理中的薄弱环节，影响持续优化。

每年年末，采购办公室应对采购需求计划、采购渠道、采购价格、采购质量等采购供应活动进行年度综合分析，出具采购工作总结报告，完善采购业务中的薄弱环节，优化采购管理流程。

就采购管理而言，一方面，我国制定《中国人民共和国招标投标法》、《中国人民共和国政府采购法》等外部法律法规给予强制性要求；另一方面，采购质量、进度、价格直接影响后勤事业单位对机关服务保障的效果。所以，我们通过分析机关后勤事业单位采购管理中的内控风险点，编制科学合理合法合规的采购计划，按照批复的额度和开支范围执行采购，严格关键领域采购的不相容职责分离，规范采购程序。保证采购业务既能满足运营管理需要，又不造成库存积压，资源浪费；既符合国家相关法律法规、上级单位要求以及单位内部规章制度，又能实现防范舞弊腐败的目标；最终确保机关后勤事业单位实现管理、服务、保障的运营目标。