普通高校院系资料室建设现状的思考

关凤麟

（山西大同大学物理与电子科学学院，山西 大同 037009）

普通高校院系资料室建设现状的思考

关凤麟

（山西大同大学物理与电子科学学院，山西 大同 037009）

高校院系资料室既是学校图书馆资源的补充部分，又是学院教学科研不可缺少的辅助机构；是院系整体工作的一部分，具有自身的特点，充分认识资料室的现状与存在的问题，有利于今后的学院建设与发展。

院系资料室；管理现状；创新

目前我国高校的图书资源料一是于来源学校图书馆，其次就是各院系的专业图书资料室。高校院系资料室既是学校图书馆资源的延伸与补充部分，又是学院教学科研不可缺少的辅助机构，更是院系整体工作的一部分。由于每所高校的硬件设施不同，建校历史的长短不一，加上管理规范化程度有严有松，院系资料室的建设水平就各有高低。笔者以山西大同大学某学院资料室为例，分析普通高校院系资料室的建设情况。

一、院系资料室基本工作内容

（一）文献资料的订购登录 学院资料室的专业图书订购通常由自学校图书馆统一管理。每年学校订购图书时，学院领导首先征求教师们的意见，以教研组为单位提供书目名称，经学院领导开会确定后提供给图书馆书目名单，由学校负责出资、校图书馆统一采购；从2008学院资料室重新成立以来，学校为该学院订购图书情况如下：2009年订图书1413册，图书经费支出4965元，2013——2016年四年分别订购图书219册、28册、76册、95册，经费支出分别为10649元、1018元、3074元、12042元。由此可见该学院从2008年成立图书资料室以来，年平均购书229册，年均图书经费支出4095元；图书之外的期刊订购从2013年开始，学校每年下拨5000元的订刊经费，订购、取刊、登录、记账（手工）无需经过图书馆，由资料员负责该项工作。

（二）分类汇编 院系资料室的图书多数都是图书馆统一采购，并由图书馆统一加工，编好书名目录和分类目录，盖好图书馆的专章，经过贴条码、标签、压防盗磁条等一系列的工序，加工完毕之后再由各学院取回各院系资料室，由工作人员排序、上架、整理、保存、管理，供本学院师生查阅。

（三）排架 为了广大师生更快、更准确地找到所需要的资料，工作人员对图书、期刊、报纸等资料进行合理的排架。杂志先按照年份分类，同一年的期刊再按照学科名称依到刊时间先后顺序分类排架；报纸每日从收发室取回分类后送往学院领导、系办公室供教师阅览；专业图书按专业科目对应的图书分类法排架，尽可能方便广大师生查阅。

（四）借阅 学院资料室的图书由于没有复本，并且几乎没有参考书，这样师生们需要查阅资料的时候只能在资料室阅览，一般情况资料不得外借；只有在假期或者年轻教师考博急需的特殊情况下，才能办理短期的借阅手续，把图书带回自己家里阅读。

二、院系资料室的现状及存在的问题

（一）经费短缺给资料的订购带来困难 由于经费的严重不足，直接影响了院系图书数量的增加。近年来，资料室作为教学科研机构的辅助部门，购书经费一直由学校统一分配，而近两年来，随着图书资料的大幅度涨价，更让购买书、刊的经费捉襟见肘。导致一些必需的教学、科研用书得不到及时补充，以某学院订报刊为例：从2013年至今，杂志的种类逐年都在变化。2013年订杂志5种，仅专业学报一种就花费2400元，占掉本年杂志经费总额的48%，所以从2014年后不得已删订了很有参考价值的专业学报，改订其他杂志；2016年以来，个别杂志的价格大幅度上涨，比如《物理实验》（增36元）、《电子元件与材料》（增48元）、《教学与研究》（增48元），2017年新增了《光谱学与光谱分析》（年价605元）、《太赫兹科学与电子信息学报》（年价120元）两种，又取消了《国外电子测量技术》（年价360元）、《电子报》、《参考消息》等。一些有理论价值的期刊失去了连续性甚至干脆出现断层现象，在校拨经费（5000元/每年）不变的前提下，订购报刊的难度越来越大，购买教学参考书的愿望更是可望而不可即。造成了院系资料室无法满足师生的教学科研需求。

（二）管理上不受重视 院系资料室和图书馆，其实属于学校的两个不同部门，难免有各自为政的现象。资料员的编制在学院，业务上又属图书馆管理，站在图书馆的角度看，各院系资料室办得好坏与图书馆的工作业绩关系不大；从院系的观点出发，资料室的所有图书采购、加工都由图书馆统一安排，已买好的图书等到他们加工手续全面完成，已经是好几年后的事了。部分教材的到位远远跟不上院系教学的步伐。如《数字电子技术基础》、《模拟电子技术基础》等回到资料室，版本已经换成第5版了。这样学院对图书加工速度的怨言也在所难免。

资料人员在职称评定方面也不被重视，图书职称的归口是其他系列，每年在职称评定方面，学校分配给其他系列的名额少得可怜。十多年了，图书系列一直没有职数，常常处于很被动的局面，这样工作人员难免有消极情绪。

由于管理不规范，个别老师以考博、科研为借口把从资料室借上的书当作己有，多年不还，资料员又不敢理直气壮地催促，出现“死书”现象，资料员对此也很无奈。

（三）资料员文化程度参差不齐，服务手段落后大多数二本高校院系资料员队伍参差不齐，学历结构、专业结构不够科学合理。有图书专业的本科生，也有非专业的本科生；有专职教师兼职的，还有部分聘用工人，从2008年资料室重新成立以来，资料人员也没有经过统一的技能培训，除了工作人员自己主动学习专业知识外，全靠工作中不断的琢磨，总结经验。资料室建设对于教学科研，学科建设的关系无从把握，更无法对教师的教学科研提供高质量的服务。工作只能停留在订书、订刊、收取、登录、整理、上架、流通、借阅等一般性的服务层面。资料员的精力主要用在被动的“借借还还”和打扫卫生的工作上，资料室对教学科研人员的专题服务、专题文献检索、科研咨询等专业化服务成了空想。

三、加强院系资料室的建设措施

（一）重视院系资料室的发展，加大对资料室的投资 院系资料室座落在本学院所在的教学楼内，便捷的地理位置本可以为广大师生查阅资料提供诸多方便；然而手工作坊式的服务方式严重阻碍了资料室的发展。在信息飞速发展的时代，院系资料室还没有配备现代化的设备。计算机、复印机、打印机、传真机、扫描仪一样也没有，且资料室一直兼有会议室的双重功能，教师电子阅览更是纸上谈兵。所以院系资料室的资料查阅仍处于落后的手工操作阶段，信息资源的建设也成了句空话。

（二）资料室与图书馆应全面合作、资源共享学校图书馆要不定时地对院系资料室的业务工作进行指导，在与资料室的共同发展中起到好的引导作用，不断完善院系资料员的情报工作，提高资料室的各项服务水平。购书方面，要从院系教学和科研的实际出发，征求教研室主任与学科带头人甚至每位老师的意见，有计划有重点地购置急需的图书资料。在院系图书建设中让每位老师都发挥自己的作用，在利用图书资料方面实现互通有无、资源共享。

（三）提高资料员的素质 资料员应时刻保持读者至上、服务第一的工作态度，坚持爱岗敬业无私奉献的精神；拥有良好的政治思想与职业素质，服务于广大师生。在21世纪人机结合的时代，还必须有一定的外语水平和扎实的专业知识，学会计算机网络知识及其运用，学校应该重视院系资料员这支队伍的培养和发展，为他们提供再学习的机会，不断提高他们的业务水平。院系资料员只有不断充电提高，才能改变以前单纯的服务员、保管员甚至勤杂工等身份，与时俱进，真正跟上教学科研发展的步伐，成为信息时代合格的资料员。

（四）建立图书数据库，开展特殊服务 高校院系资料室的阅览环境虽比不上校图书馆的舒适宽敞，文献资料的收藏也不及图书馆的丰富先进，但它区别于图书馆的最大特点就是资料的专业性强，而且有灵活方便的借阅制度，所以院系资料室工作人员要尽量掌握计算机操作技术，使资料室收集的文献在加工、整理、存贮、传递、咨询和检索等方面尽快实现现代化，建立起有自己专业特色的数据库，如：本专业图书书目数据库、专业报刊资料数据库、博士科研成果数据库、历届毕业生学位论文数据库、各种专题讲座数据库等。

其次要成立师生共用的电子阅览室，为师生提供多样化的信息服务，实现文献检索课程的网上教学及光盘数据库检索的需要。院系资料室要根据自己的专业特点及读者的信息需求制作出目录清晰、结构合理、又具有专业特色的网页，开设网址，把资料室的资源信息与图书馆的资源信息在学校网址上并网运行，提高信息资源的利用率，使学院广大师生不用花费大量的精力和时间，就能快速查找到自己所需的文献信息，能及时了解本学科国内外研究的最新动态，方便地利用网络快速获取自己急需的文献和资料，实现真正意义上的资源共享。

主动开展专题文献服务，协助全体师生和科研人员进行项目查新、项目背景分析工作，根据学院的教学计划和各专业课的内容，整理相关的教学参考资料并及时反馈给有关教师，最大限度地发挥院系资料室的情报职能。

（五）加强网络化和自动化建设 首先要加强院系资料室的自动化建设，通过计算机的自动控制，将图书资料的采购、接受、登记、编目、检索、利用联成一体，将图书资料的各项管理业务操作系统化、自动化。院系资料室把所藏文献和外来信息进行加工，以电子化的方式存贮在计算机里，然后设立网络，接入校园局域网，这样学院师生在查阅资料时就可以足不出户，通过网站访问，方便、快捷、准确、高效地找到所需的信息，再不会受时间、地点的约束限制。在图书馆自动化系统的基础上建立院系资料室子系统，既方便联网查询馆藏和采购数据，又可以进行联机订购、书刊分编。院系资料室在校图书馆的统一规划和指导带领下，再逐步实现全校院系图书文献资料管理自动化，实现图书馆与院系资料室的网络互访和连接，共同为读者提供代查代检，指导其利用电子资源，并向其推荐新书，完成相关信息咨询服务。加强馆藏文献的电子化和专题数据库的建设，实现信息数据化，利用网络技术和现代通信，加强建设信息网络，争取实现网络化服务。

结语

院系资料室手工作坊式的服务方式，已经远远跟不上信息飞速发展的节拍，在经费有限的条件下，更新服务观念、提高资料员的素质，建立特色数据库，开展特色服务，利用现有校园网的优势资源，改进院系资料室的服务内容，加强资料室网络化和自动化的建设，更好地为院系教学科研服务，是当前普通高校院系资料室工作建设的当务之急。

[1]刘宏伟.高校院系图书资料的管理与创新[J]．东北林业大学学报，2010(08)：131-132．

[2]靳随玲.论高校院系图书资料室的现状与建设[J]．高校图书情报论坛，2007(01)：53-55．

[3]李 冰，张丽华.试论高校院系图书资料的建设与发展[J]．中国电力教育，2010（19）：174-175．

[4]梁继芳.21世纪高校院系资料室的管理创新探索[J]．高校图书馆工作，2008（04）：82-83．

The Discussion on Departmental Reference Room of the University

GUAN Feng－Lin
（Department of Physics and Electronics，Shanxi Datong University，Datong Shanxi，037009）

Not only is departmental reference room of the university the supplemental part of school library＇s source，but also it is indispensable auxiliary body of college＇s teaching and research，which is a segment of work of the entire department．The passage below mainly introduces work of departmental reference room and analyzes the present situation and existed problems，offering suggestions for future development．

departmental reference room；administration of books；innovation

G258．6

A

〔责任编辑 赵晓洁〕

1674-0882(2017)04-0110-03

2017-05-25

关凤麟（1967－），女，山西阳高人，馆员，研究方向：图书馆建设。