论企业档案管理的现状和对策研究

周斐

摘 要：企业档案是企业在生产经营和日常管理中形成的各项记录，具有重要的使用价值。但是我国的企业档案管理仍然存在不少问题，企业管理层和工作人员缺乏档案管理的正确认识、其工作方式跟不上企业发展、档案管理制度不规范、档案管理的工作人员自身素质不高等问题，因此需要我们重视档案管理、规范企业档案管理制度、转变工作方式、提升档案管理的综合素质和建立大数据环境下的档案管理系统，从而发挥档案管理对企业经营的作用，实现企业的可持续发展。

关键词：企业档案；档案管理的现状；对策研究

1 引言

企业档案是企业在生产经营和日常管理中形成的有形和无形事务的各项记录，具有重要的使用价值，不仅是生产经营的记录，企业经营管理的具体内容，也是企业进行决策管理的依据、提升竞争力途径，还是维护生产经营的保障之一。但是我国大部分企业并未意识到档案管理的作用和重要性，只是作为生产经营的辅助项目之一，企业中也缺乏有效的档案管理工作，因此本文期望通过分析企业档案管理的现状，挖掘提高企业档案管理的有效途径，实现企业档案管理的有序发展和企业的可持续发展。

2 企业档案管理的现状

2.1 缺乏档案管理的正确认识

企业生产和经营过程中是以利润为第一位的，而档案管理并不能产生直接利润，或者说企业管理层认为档案管理作为公司后勤工作的一种，可有可无，再加上档案管理工作的默默无闻，更使得企业认识不到档案管理工作的重要性。一方面企业管理者和员工认为档案管理的工作内容只是收集资料而已，没有实用价值；另一方面，档案管理的工作人员缺乏主动服务意识，对档案管理敷衍了事，缺乏认真负责的工作态度。

2.2 档案管理的工作方式跟不上企业发展

首先有些企业在档案管理中没有应用信息化手段进行管理，使得查找档案的速度和效率低下；其次企业档案管理的服务水平没有及时跟上，如注重保管轻视利用档案资料的现象，没有发挥其在企业管理的重要性和作用；最后档案资料收集本身不够全面，虽然企业档案有文本资料和户籍档案等类别，但是缺少了企业其他形式的档案收集，比如照片、录像、声音、实物等，使得企业档案的片面化和缺乏系统性。

2.3 档案管理制度的不规范

由于一些企业对档案管理工作的不重视，也导致了缺乏健全、规范和系统的档案管理制度，档案管理处于放任自流状态，其他部门推诿或者拒绝提供档案资料时也不能拿出管理制度进行规范，一些重要档案不能及时归档，因此导致了档案管理的工作停滞不前。再加上档案管理工作方式的落后，公司一些重要资料也发生丢失或者损坏的现象。

2.4 档案管理工作人员的自身素质问题

一方面企业的档案管理人员很多是由其他部门的兼职人员，他们的责任心不足，加上缺乏专业的档案管理知识，影响了档案管理水平；另一方面现有专职的档案管理人员也存在缺乏专业知识的培训，档案管理人员缺乏专业的管理手段，在日常工作中由于缺乏档案管理知识而不能够解决实际工作问题。再加上缺乏规范和健全的档案管理制度，无法协调各个部门的档案管理工作，使得档案管理的难度增加。

3 企业档案管理的应对对策

3.1 正确认识档案管理的重要性

作为企业要认识到档案管理对于企业经营的意义，加强档案管理的信息化管理方式，创新档案管理的模式，使得档案管理与企业发展相协调，发挥档案管理促进企业可持续发展的作用。企业管理层要把档案管理作为重点工作之一，定期关注、检查和分析档案管理的工作。特别是档案管理人员要认识到档案信息化的重要意义，通过科学化的档案管理模式规避手工档案管理的弊端，强化档案管理部门和人员的责任意识，建立健全档案管理制度和管理体系，细化档案管理工作，使得每个人能够各负其责、权责统一，落实档案管理的责任目标。

3.2 转变档案管理的工作方式

第一利用信息化手段提升档案管理水平，使用档案管理软件、电子档案管理、档案管理系统等多种技术手段提升现代化档案管理水平；第二在企业管理层对档案管理重视下，建立自上而下的档案管理体系，对档案管理做到有效管理，查漏补缺，防止推诿扯皮现象；第三档案管理的类型更加丰富多样，除了文本资料和户籍档案外，增加录像、声音、照片和事物等档案种类，使得档案管理的种类和信息紧跟企业的发展和经营活动。第四提高档案管理的利用率，转变“重保存轻利用”的观念，充分利用档案资料的使用价值，为企业现今和未来的发展提供依据、借鉴和参考作用，把企业档案作为“活资料”和“活历史”使用，提高档案管理的利用率。

3.3 规范档案管理制度

企业还要逐步完善档案管理制度，一方面档案管理的本部门人员严格按照制度进行归档、储存、收集和整理等工作，出现问题纰漏和突发事件及时上报领导，严格遵守档案管理制度执行，对档案借阅中出现的破损、丢失和逾期不还等情况追求其责任人。另一方面规范企业内其他部门的档案管理行为，在档案管理的横向管理组织中，加强各个部门之间的横向沟通，各部门之间的员工对档案资料的索取、归档、整理和收集等都能做到有效沟通。

3.4 提升档案管理人员的综合素质

企业设立专职的档案管理人员，消除其他部门兼职的现象，还要选择责任心强、认真负责、执行力强和综合素质高的员工从事档案管理，对在职的档案人员加强专业知识培训，对他们也要定期举行档案管理知识的再教育，鼓励员工开展档案管理的技术培养和管理研究，并重点培养他们的信息化水平。通过档案管理信息化和软件技术提高他们的工作效率，减少档案管理的工作量，降低档案管理的人为失误。

3.5 建立大数据环境下的档案管理系统

隨着大数据和互联网的跨越式发展，不仅改变了人和信息的关系，还改变着人民的就业方式、商业模式和岗位设置。特别是网络媒体为主导的现代社会，大数据成为社会化营销和企业决策的依据，因此作为企业的档案管理也要跟上大数据时代的步伐，建立大数据环境下的档案管理系统。大数据环境与档案管理的有机结合，以网络化、海量数据信息、科技化、多样式的档案信息战略，在企业内进行全面推广，也是企业走向国际化的组成部分之一。通过大数据的档案管理系统，为企业决策和企业管理提供咨询服务和管理决策依据，实现企业信息时代的跨越式发展。

4 结束语

企业的档案管理是企业进行决策管理的依据、提升竞争力途径、维护生产经营的保障。但是我国大部分企业并未意识到档案管理的作用和重要性，我国的企业档案管理仍然存在不少问题，如缺乏档案管理的正确认识、其工作方式跟不上企业发展、档案管理制度不规范、档案管理的工作人员自身素质不高等问题，因此需要我们不断规范企业档案管理制度，在大数据环境下建立高效的档案管理系统，从而使得档案管理与企业经营发展相协调，实现企业的可持续发展。

参考文献

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[2] 刘洪秋.浅析企业档案管理的问题及对策[J].品牌，2015.5（下）：94

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