对办公自动化条件下文书档案管理的思考

孙晓蕾

摘 要：办公自动化环境能够有效提升传统文书档案管理工作的时效性，从根本上改变传统文书档案的保存形态，有效简化传统文书档案工作的流程，加速文书档案工作标准化进程，推动档案工作法律体系的完善。

关键字：办公自动化；文书档案；档案管理

文书档案管理工作是指机关团体、企事业等单位针对履行自身职责过程中形成的文件转化为档案后所开展的收集、整理、保管、利用和编研等方面的工作。其目的在于保证文书档案齐全完整的基础上，最大限度的发挥文书档案的价值。随着信息技术在社会生活各方面的应用，文书档案管理工作也要紧跟时代的发展，继承和发扬传统档案管理积累的成功经验，充分利用办公自动化普及的契机，提升文书档案管理工作的效能。

1 办公自动化环境能够有效提升传统文书档案管理工作的时效性

在纸质档案环境下，文书档案的实体和信息是合二为一不可分割的，在很大程度上影响到文书档案管理工作的时效。比如在归档环节，部分还会使用的文件在年度归档的时候可能无法正常归档，无法保证后续按照年度查找文件，有的甚至造成遗漏，影响档案质量。再比如借阅和利用相关的档案必须到档案室，履行规定的手续，完成相关的登记，才能完成整个利用过程，对于尚处于机关档案室保管的文书档案影响还在可控，对于移交进馆的档案就需要投入更多的人力物力才能实现利用。这些都影响到文书档案信息价值的发挥。办公自动化平台的成熟和普遍运用，对于利用这来说，实现了文书档案实体和档案信息的分离。平台内的文书档案信息可以保持24小时在线，利用者通过网络实现适时查阅利用。由于平台的系统提供便捷的检索，用户可以通过自然语言进行检索，实现文书档案整体信息的利用，提高了利用工作的效率。近年来，随着大数据技术的应用，系统可以在完成档案信息检索的同时，对信息利用者的需求、利用习惯等进行记录，通过数据分析可以定期主动为利用者提供相关的信息内容，将单项被动的信息利用变成双向互动的信息交流，使文书档案工作的整体工作效率得到质的提升。

2 办公自动化环境能够从根本上改变传统文书档案的保存形态

在传统文书档案管理体系中，文书档案基本上都是以纸质的物理形态存在的。纸质材料作为一种无法再生的信息载体，一旦受到损坏很难进行修复，从而造成档案信息的丢失。在保存过程中对温度、湿度等环境要素有明确的要求，而对纸质文书档案的频繁利用也会造成物理材料的损坏，又形成了对利用、复制等多方面的限制。因此，为尽可能长的延续文书档案的物理实体寿命从而保证文书档案信息的长久存在，需要投入大量的财力、物力和人力，对于机关档案室来说是一项重要的投入。办公自动化平台的运用最直接的效果就是文书档案的物理实体更加多样，在确保纸质的基础上，可以有光盘、磁盘甚至永久在线等多种形式。对于传统文书档案，通过数字化将其信息和载体分离，实现不动用实体提供利用，使纸质文书档案的保存更加长久。对于新形成的电子文书档案，除了为了保证原始凭证性而采取纸质保存外，绝大多数电子文件不要制作纸质文件，节约了办公经费，同时使文书档案的物理载体更加多样化，保证了文书档案在保证信息利用的基础上，能够重要的历史信息更加安全长久的保存。

3 办公自动化环境能够有效简化传统文书档案工作的流程

传统模式的文书档案管理一般隸属于机关的办公室，由于受到机关编制等方面的影响，很多单位的文书档案管理工作没有专职人员承担，一般由兼职人员完成。文书档案工作是一项头绪繁多、要求严格的工作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误。档案工作从归档开始，到移交、编目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼职人员很难保证高质量的完成相关工作。特别是日常的借阅利用工作，需要查找、登记，办理相关手续等等。在办公自动化环境下，自动化基础下的文书档案管理工作主要是网络作为工具，有了档案管理系统的协助，借助计算机和网络操作上也不需要耗费太多的时间和精力。在办公自动化系统中，文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档，这样既节省时间，档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。很多工作内容通过计算机数据库之间的关联就可以完成，使得原本复杂的工作变得简单，能提高文书档案的质量，减少时间和空间，快速地对不同的信息进行搜集和分类以及统计，推动使用工作的开展。在办公自动化条件下，档案工作自身形成的管理系统也包括在内，这个系统可以使文书档案的利用效率和质量在不同程度上都得以提高，工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应，并且还可以对其进行脱机处理，为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率，同时可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态。

4 办公自动化环境能够加速文书档案工作标准化进程

办公自动化条件下的文书档案管理工作不是将传统工作内容的简单照搬到网络上的，而是根据文书档案管理工作的实际，通过新技术的发明和应用能够促进文书档案的管理工作朝着标准化和规范化的方向发展，推动规范文档管理体制的形成，统一技术操作标准，最终实现管理工作的科学化、高效化，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求。规范的文书管理体制是实现自动化的基础。在办公自动化环境下，必须实行“文件-档案一体化管理”，将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行，真正实现本单位文件管理与档案管理统一领导、统一规划、统一落实，使文件和档案工作共同发展。在办公自动化系统设计的过程中，文书档案相应的数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化的标准必须进行明确，规范技术参数，从而实现不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的无缝流转和安全管理。

5 办公自动化环境能够推动档案工作法律体系的完善

从文书档案工作的发展趋势来看，办公自动化系统是电子文件形成和使用的平台，也必将成为档案管理工作的重要平台。而我国当前档案工作的法律法规基本上还是立足于传统的档案管理工作建立的。针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。从目前的情况看，我国档案管理工作立法部门已经注意到这一趋势。在国家法律层面，正在对《档案法》进行修订，从宏观上为档案工作的发展奠定法律保证。在行政法规层面，国家档案局制定了《数字档案馆（室）建设指南》等，指导办公自动化条件下，档案管理工作的开展。这些工作都为电子文件、电子档案管理工作法制化奠定了坚实的基础。

参考文献

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