声像档案的信息化管理问题探究

许静

摘 要：声像档案的信息化管理对声像档案的保存和利用有着重要的作用，但是目前声像档案的信息化管理在管理制度、利用途径和安全保密性等方面还存在一些问题，需要相关人员去研究和解决。本文对声像档案信息化管理中存在的问题进行了分析，并提出了相关的解决措施。

关键词：声像档案；信息化管理；探究

聲像档案是档案的一种重要形式，相对于其他文字档案，声像档案更具体、更生动并且更形象直观，能够真实的记录人类的重要活动和历史事件。但是，由于传统的声像档案以磁性材料和感光材料等为载体，对于保存条件有着严格的要求，需要防止磁场、电场、光、等因素对其造成破坏，声像档案的信息化能够解决声像档案的保存问题，但是在推进声像档案信息化过程中还存在许多障碍，需要人们解决。

1 声像档案信息化管理的意义

声像档案之所以具有不可替代的重要价值，是因为它能够真实的将历史事件展现在人们面前，让人们不仅仅能够看到事件中人物、地点和事件的经过等内容，还能够让人们感受到现场的环境、气氛等因素，让人们真实的回顾历史事件，无论文字档案的语言多么生动形象，也不能够和声像档案带来的效果相媲美。声像档案信息化管理的意义在于，通过信息化管理能够解决声像档案难以保管、使用不方便等问题，使声像档案可以长久保存并且便利的使用，发挥出声像档案真实再现历史面貌的作用。随着科学技术的发展，尤其是刻录技术、计算机和网络技术的发展，为声像档案的信息化管理提供了条件和技术支持，使得声像档案可以向数字化、网络化发展，使声像档案被妥善保存的同时，能够更加方便的被人们所利用。

2 声像档案信息化过程中存在的问题

2.1 声像档案信息化管理制度不健全

由于声像档案的信息化管理还在不断发展之中，许多单位的声像档案信息化管理制度还不健全，也有些单位的管理制度得不到有效的落实。管理制度的不健全导致了声像档案的信息化管理工作缺少规范，使得管理过程无章可循，从而产生了许多问题。主要表现在以下几个方面，第一，以往的影像、照片等资料信息化进程缓慢，没有详细的管理计划也缺乏专人进行实施，导致了一些珍贵的档案还用着传统的存储方式，不利于保存和使用。第二，当前活动和事件的录像资料和数字照片声像档案归档不及时，甚至有可能造成档案的丢失，这是因为没有健全的管理制度，导致相关人员缺乏理论指导和协作，导致档案缺乏协调、统一，造成管理的混乱。第三，由于没有健全的制度作为依靠，导致声像材料的格式并不统一，不同的数字化标准和文字储存格式对于影像资料的品质有很大的影响，而且不同格式的影像、图片资料不利于档案的整理归类和利用，给档案的信息化管理工作带来了很大的困难。

2.2 声像档案缺乏利用途径

目前，大多数声像档案都得不倒充分的开发和利用，大部分单位都只是简单将声像档案收集、整理之后就存放起来，只能面向个别的借阅者进行浏览和阅读，这限制了声像档案的开发和利用，严重的影响了声像档案价值的发挥，使其变成了没有使用价值的记录。目前人们对于声像档案价值的认识和声像档案开发和利用的意识方面都存在很大的不足，造成了声像档案“养在深闺人不识”的窘境。声像档案在教育、文化以及商业发展等方面都有很大的应用价值，如何开拓声像档案的利用途径，发挥出声像档案的巨大价值，是声像档案信息化管理需要解决的问题。

2.3 安全和保密问题

计算机网络技术和信息技术的发展给人们带来便利的同时也带来了安全风险，声像档案的信息化管理也面临同样的问题，声像档案在信息化和网络化之后将会面临安全和保密方面的风险。由于声像档案的信息化，也使得计算机能够在隐蔽的条件下对声像档案进行增添、修改甚至删除的操作，导致信息的安全性受到威胁，有可能造成声像档案被人通过网络篡改和偷窃。同时，由于此时的声像档案不具有物理意义上的实体形态，不具有固定的物理位置，因此而面临可能面临更大的遗失风险，可能使一些保密的信息被窃取。如果处理不好这些问题会使声像档案处在很大的安全风险之中。

3 推进声像档案信息化建设的对策

3.1 健全声像档案信息化管理制度

为了加强声像档案的信息化管理水平，促进声像档案信息化发展，需要健全相关的管理制度。首先要加强相关人员的管理制度，是管理人员具有足够的能力进行档案的信息化管理，同时使得管理工作的操作流程更加规范。建立完善的以往声像档案信息化方案，使得相关工做可以按照方案进行，加快对过往信息的信息化管理进程。同时能够对建立声像档案管理的记录制度，使得通过日常的记录就可以检查工作的完成情况，使声像档案能够及时被收集和整理，从而实现对声像档案的高效管理。此外，要规范声像档案的标准模式，比如图片资料统一使用TIFF格式，方便管理的同时也方便人们使用。

3.2 拓展声像档案的利用途径

声像档案虽然具有很大的价值，但是得不到科学的利用价值就无从发挥。对声像档案的进行信息化管理，根本的目的就是能够使声像档案可以开放利用，充分发挥声像档案的功能，促进声像档案的发展。为了促进声像档案的利用，首先要对声像档案的编研水平进行提升，并使信息编研的成果给用户带来更好的使用体验，从而促进声像档案价值的发挥。然后建立服务网络，使声像档案可以在网上使用，用户可以通过访问网站等方式检索、查询声像档案，从而使声像档案更大程度上被利用，但是要采取措施对知识产权进行保护。同时，可以利用声像档案进行科学文化教育以及社会文化建设上，例如，可以将人们抗击自然灾害的录像，图片等对大众进行宣传，来弘扬人们在抗击自然灾害中表现出来的坚强、团结等精神。

3.3 加强身声像档案的安全性管理

信息化给声像档案带来了安全性风险，因此需要加强其安全管理。首先，需要完善声像档案信息化管理的相关制度，使数据的备份和使用等有制度可循。然后要在档案的管理权利方面做好分配，做好隔离和监督工作，使单一工作人员不能掌握档案管理的所有权限，例如储存、调用声像档案的权限分离，从而保证声像档案不会被轻易的窃取或者删除修改。最后要加强计算机网络的管理，保证声像档案不会通过网络被窃取。为了做好声像档案的保护工作，企业在管理声像档案时尽可能的使用局域网，而不是互联网，从而降低网络安全风险。同时需要做好系统的安全检查工作，对系统进行定期检查。还需要及时更新病毒库，并经常对计算机进行病毒查杀，从而保证声像档案的安全。

4 结论

声像档案能够形象直观的反映人类的历史事件，对人们有着重要的意义。对声像档案进行信息化管理，则可以解决声像档案不容易保存和使用的问题，有利于充分发挥声像档案的价值，是声像档案管理的发展方向。目前声像档案信息化管理工作还面临着很多困难，不过通过人们的不断努力，它将会为人们带来更大的收益。

参考文献

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