互联网加档案管理革新之路探析

高艺桉

摘 要：我国政府提出在各个领域之内进行“互联网+”的应用，政策一经提出，就掀起了巨大的革新热潮；从现阶段的结果来看，诸多领域都出现了新的转机与活力。在本次研究中，通过对档案管理革新的思考，主要介绍了互联网+的思维模式，并对二者间的关系进行了简要概述；然后，以此为基础，提出了“互联网+”在档案管理革新中的具体应用。希望透过此次初步分析能够引起更多人对该问题的重视，进一步探讨互联网+思维对档案管理的作用与价值，从而为档案管理工作的革新提供新的动力。

关键词：互联网加；档案管理；革新；探析

互联网模式下的商业运作模式，不仅转变了企业、民众的思维，而且，在电子商务、网络购物、互联网金融、IP剧等新兴事物之下，极大的改善了人们的生存形态、生活方式；我国在改革之际，也认识到了互联网的价值，并大力提倡“互联网+”的改革，以政策推动各个领域的深化改革，到目前为止成绩斐然，包括教育、企事业单位等均获得了极大的成功。借着这股东风，有必要对互联网+档案管理的革新之路与深化改革进行细致的研究与讨论。

1 概述

信息技术的发展推动了互联网的发明，互联网的应用促进了人类的整体变化，使人类真正成为了地球村中“互通有无”的居民。目前，在这种新潮流之下，数据与信息被提升到了前所未有的高度，由此，人们对档案管理也出现了新的反思与评估，认识到了它在当代社会中作为一种资源的作用与价值。另一方面，我国在新一轮的改革时期，也提出了对于档案管理的信息化改革问题；借助“互联网+”档案管理的革新动力，如何应用互联网思维与技术实现档案管理的革新就变得非常关键，以下对此展开讨论。

2 互联网+思维解析

互联网是一种技术，以数据、信息或代码编写为基础的技术；这一点人们非常熟知，不属于本次研究中所探讨的范围。因此，只是简要说明，不予赘述。本次研究重点是探讨“互联网+”作为一种思维突破在档案管理中的应用问题。具体如下：

首先，互联网+作为一种思维，它的特征之一是开放式的思维方式，即透过互联网平台，给予参与者一个开放的平台，让参与者进行不断的交流与互动；另一方面，作为一种思维，互联网+可以透过数据分析达到各种资源的优化配置，既能够达到节约资源的目的，重点是透过对资源的进一步开发与挖掘，找到配置的科学方案。

其次，从关系的角度看，互联网+与档案管理的关系，可以转译为一种开放平台与数据资源间的关系，那么，从这个层面进一步推论，就可以得到如下解释，即在档案管理中运用互联网+的思维，需要注重档案管理的开放平台的搭建；另一方面，就是在认识到档案管理的巨大潜力的基础上，对档案管理作为一种资源的开发再利用。

3 互联网加在档案管理革新中的应用

由于档案管理工作的牵涉到的类型比较多，所以，为了突出案例性质，或者得到更为通俗的理解，以下就以人事档案作为例子进行应用分析。

1、互联网+档案管理的认知

在人事档案管理中，管理对象不仅是数据，而是作为对象的人所包含的一系列的东西，比如，职位的变更、专业的优势、个人发展史、知识结构等，所以，在这个方面，需要认识到作为人事档案管理的核心在于对关于人的潜在资源的管理；另一方面，就是如何使各个不同的个体所积累的资源得到进一步利用与合理配置，在这个方面，档案资源就是一个比较重要的前导根据。

2、互联网+档案管理的准备

首先，在互联网+的具体应用中，以人事档案管理为例，需要先进行纸质档案的编辑管理，也就是说，使档案得到重新审视，比如，资料的进一步丰富、细化；再如，纸质档案的电子化录入，让档案管理工作适宜于互联网+思维下的开放平台。

其次，需要在开放平台的搭建过程中，进一步实现开放式的管理，即在内部的档案管理平台中，实施人事档案的数据整理，或按照职位线索、或按照个人发展史的线索、或按照知识结构的线索；这样做的目的是达到对人事档案所包括的人力资源进行“知识复用水平”的资源整合；然后，放置于平台之上，方便对各种人力资源的搜索、查询，并为人力资源的进一步合理配置提供基本依据；而具体的开放式管理模式，则要建立在不同的层面或范围之中，比如，哪些资料属于平台可透明，哪些资料属于密秘封存，只准许内部或更高一级的部门应用等；但重点是为后续的人力资源应用打开方便之门。

3、档案管理的实践

做到了开放式的平台搭建、开放式的管理模式，就需要实践数据化、信息化的具体管理措施。

首先，需要在纸质档案的传统性管理模式中，寻找可用元素，比如，代码、编号、一般资料等；为了更为方便的运用互联网平台，就需要在原来的基础上，建立一套对应的数字符号系统，以使档案的管理工作得到简化；因此，要注重系统的引入、相关软件的应用，但是，由于档案的机密性质特征，建议以我国研发或者自行研发的系统与软件为准，这样可以降低风险。

其次，需要在平台上的互动模式中寻找匹配的交互方式，比如，建立配套的自动化查询系统、设置密码保护、构建代码识别等；再如，设置开放平台的界面设计中，应该对参与流程进行简化说明，对应的点击应该层层递进，减少无关紧要的部分，直接突出便利性；既然是开放式平台，就要建立一个开放式的参与讨论的区域，如不同领域人力资源的推荐，角色的不断更新，让每个个体的资源得到开放、透明式的显露，相当于一种新的介绍信一般，这样，可以运用开放式的思维，更好的将档案管理工作，与人事的调配工作进行统一，发挥档案管理的现代优势。

第三，要确保纸质档案、电子档案的共存；以应对电子档案潜在的格式化风险、被侵入风险；这方面的应对策略，一方面，可以将可公开透明的部分联入网络，將密秘的部分置于局域网来解决；另一方面，也可以建立网络安全系统，运用现代化的安全预防措施来加以保护。

第四，在档案管理的各个流程中，如录入、审核、存档、销毁等各个环节，均需要有明确的同质流程，也就是说，无论是纸质，还是互联网+思维运用后的电子档，均需要按照一个统一的管理流程来进行约束；而且，纸质档案与电子档案，可以采用不同的方式、或者相同的方式实施进一步的管理。互联网+档案管理的革新之路本质上是一次档案管理的优化，也是一种档案资源管理的再开发与再利用，整体上可以推动档案管理工作新模式的出现，使其内部的价值得到更科学的体现。

4 结束语

总之，档案管理工作在不同的发展时期会出现相应的革新，这与时代的精神、技术的发展密不可分，尤其是在现代化的管理理念之下，档案管理已经作为数据概念重新被人们发现与认识，一方面看到了它的真正作用与价值，另一方面，也开始探讨对档案管理工作的革新，以及开发其巨大潜力的相关措施。通过以上分析，可以认识到互联网+之所以受到重视，原因是它既是一种技术发明，又是一种思维方式的转变，因此，在新时期的档案管理工作革新过程中，需要注重它的技术性的一面，也要利用它的思维性的一面，从管理上扭转目前的档案管理利用率不高的现状，以新的思路开辟出新的档案管理之路。

参考文献

[1]李兰芳.档案管理服务的发展与革新[J].科技创新与应用，2014（36）.

[2]陈志华，黄思斯.高速公路工程档案管理模式革新的探讨与实践[J].中外建筑，2015（12）.

[3]许慧丽.关于对人事档案管理的创新研究[J].黑龙江史志，2014（1）.

[4]赵翠红.在市场经济中企业档案管理的挑战和出路[J].学理论，2014（30）.

[5]石慧敏，刘淑妮.信息化环境下的工程档案管理新模式[J].北京档案，2014（1）.