浅谈新形势下高校人事档案工作的问题及对策

周萍

摘 要：高校人事档案管理作为高校人事工作中最基础的工作，是高校人事管理与服务的中心。本文以四川大学人事档案工作为例，探讨了当下人事档案工作中存在的问题，并分析了应对策略，以期发挥人事档案工作在高校各项事业发展中的保障和促进作用。

关键词：人事档案工作；问题；对策

党的十八届三中全会把推进国家治理体系和治理能力现代化作为全面深化改革的总目标，对国家治理能力建设提出了新的要求。同时，四川大学校长谢和平院士也指出，要建设一流大学，首先就应该提高自身的建设能力和治理能力，更好地适应一流大学的内在本质要求，按照一流大学的办学规律来建设发展，才能推动学校各项事业内涵发展，加快建设一流大学的步伐。

在一流大学建设治理能力提升中，学校各行政职能部门必须具备“行政管理的执行能力”、“科学化、精细化管理能力”、“社会服务的能力”、“文化建设的能力”、“信息化服务、管理、办公能力”、“开拓创新的能力”等能力，才能不断完善内部治理结构，推进现代大学制度建设，实现一流大学建设治理能力的提升。

面对这种新形势，在学校的人事档案工作中，我们需要深入思考，找出当下人事档案工作存在的问题，采取措施，进一步完善我校人事档案工作，推进学校一流大学治理能力建设。

1 高校人事档案工作中存在的问题

1.思想上缺乏重视

人事档案意识缺乏，对人事档案工作的重要性认识不足。相关机构及人员对人事档案工作认识不足，认为人事档案就是收集、保管、利用人事档案等事务工作，与学校教学和科研没有直接联系，不能为学校创造经济效益，只要不泄密、不丢失，能提供基本利用服务就行。因此，人事档案工作在学校总体工作中显得无足轻重，缺乏应有的支持和重视。

2.管理制度落实不到位

学校人事档案相关管理制度，在执行中由于相关机构不够重视，或长期在工作中固化的模式等客观原因，无法在工作实际中完全贯彻落实，严重影响了人事档案管理工作的制度化、规范化发展。

3.管理人员配备不足，专业化程度有待加强

随着四川大学师资队伍的不断壮大，学生招生规模的不断扩大，教职工和学生人事档案数量增多，档案利用频繁，档案管理工作任务繁重。目前，档案馆人事档案科管理教职工档案17000余卷和学生人事档案70000余卷，却仅设置专职档案管理人员6人，其中干部档案专职档案管理人员仅2人。按每管理1000人档案配备专职人员1名的标准，人事档案管理人员人数严重配备不足。管理人员大部分也没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。由于人事档案管理人员配备不足，且专业化程度有限，管理人员无法对人事档案进行高质量的管理，只能保证基本的管理利用，档案研发利用更是纸上谈兵。

4.硬件设施不符合档案规范管理的要求

档案库房现是办公及教室用房，库房承重存在极大安全隐患。库房门窗为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，导致档案安全保管“八防”设施形同虚设，既不能使档案完全达到安全保管要求，又给使用设施带来安全隐患。

5.人事档案信息化服务能力局限，信息化、现代化技术滞后

目前，人事档案管理工作暂未实现人事档案的信息化。大部分工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，信息管理仅局限于著录档案目录等基础检索工具，无法进行相关人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计、核对工作只能靠手工操作，无法实现人事档案的科学化、精细化管理。

2 完善高校人事档案管理工作的对策

1.加强宣传教育工作，提高人事档案意识

建立人事档案工作网络，切实做好人事档案工作。近年来，四川大学档案馆加强了人事档案工作的宣传力度，以使相关机构以及工作人员从思想上真正对人事档案工作高度重视和支持。在工作中，积极寻求各级领导的重视，及时将档案工作发展情况和存在的问题反馈汇报；同时力争学校在组织上、制度上给予保证，并在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。

2.细化各项规章制度，在工作中形成严格的监督机制

贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。按照《高等学校档案管理辦法》的要求，结合高校人事档案管理工作的实际，进一步完善落实各项相关制度，修订《四川大学学生档案管理实施细则》、《四川大学教职工人事档案管理实施细则》、《四川大学著名校友档案管理实施细则》等相关制度。对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定，并依照相关规章制度严格遵守实施，不断规范人事档案管理，形成“有章可循、依章执行、违章可究的高校档案管理运行机制”。

3.加强人事档案管理人员配备，提高人员业务素质

应适量增加人事档案专职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。人事档案工作要求工作人员在政策性、专业性、技术性上要具备相应的综合素质和工作能力，因此在日常工作中，应采取多种形式，加强对高校人事档案管理人员的培训，加强人事档案管理工作人员“一专多能”综合素质的培养，加强管理人员对信息化、现代化知识的培训学习，以便更好地开展档案信息化、现代化工作，推进人事档案管理工作的科学化和规范化。同时，人事档案管理人员也应增强服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为学校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供有价值的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

4.加强基础设施建设，确保人事档案工作发展的硬件基础

要积极争取学校的在档案馆建设上的投入，加大基础设施建设力度，尽早落实档案馆新大楼的建设项目。设立专门的档案库房，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。

5.实现人事档案信息化服务，提升信息化管理水平。

开发利用人事档案信息软件，建立人事档案信息网络查询平台。根据高校人事档案实际工作情况，在信息安全的前提下，依照人事档案保密安全制度，对相关管理部门和个人网上开放查询，利用人事档案信息网络平台，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

3 小结

高校人事档案工作对于学校未来的发展有着极其重要的作用。学校领导应重视档案管理工作，采取措施加强人事档案管理，尽快促进人事档案管理服务的科学化、精细化、信息化、社会化转变，更好地提升人事档案工作的能力建设，促进学校人事档案工作的发展，进而推进我校一流大学建设治理能力的提升。

参考文献

[1]杨婷.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J].中国管理信息化， 2012， 15（ 14） ： 97 - 98.

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[4]王林娜，刘静一.高校档案管理现状及其优化策略[J]. 教育教学论坛，2016（39）