新形势下如何做好档案管理工作

邱轮超

摘 要：近年来，随着社会经济的不断发展，档案管理越来越受到企业的重视和认可。档案管理是企业和社会发展史，是一个企业不断发展与前进的重要参考。企业档案在企业的经营管理中扮演了重要的“角色”，在当今社会发高速发展的今天，需要企业强化档案管理意识，并且把档案管理的管理和发展与企业的发展有机结合在一起，提高档案管理的成效。本文笔者就当前企业档案管理的现状，谈谈在新形势下如何有效提高企业档案管理成效。

关键词：新形势；档案管理；企业；成效；发展

1 引言

狭义上来说，档案管理也可以称作为档案工作。在企业的发展过程中，对于各类档案的信息进行有效的管理，并且为企业的发展提供相关的资料服务。档案的管理主要分为档案的采集、归纳、保存、鉴定、统计和查阅等相关部分。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。

2 当前企业档案管理的发展现状

2.1 档案管理模式和方法相对陈旧

新形势下，企业的不断改革和发展，档案的内容和范围上也在不断的变化和扩展。档案的内容和管理在模式和方法上也在不断的多样化的发展与变化，对档案岗位人员提出了更高的要求。但是在国内的很多企业中，档案管理的管理思维和模式仍然处在传统档案的管理模式和方法中，无法与当今时代的档案管理趋势相吻合。在企业档案管理队伍中，较为缺乏一些高素质的档案性专业技能人才，在档案管理信息化、数字化的过程中还有很长的一段路需要走。

2.2 档案管理人员思想认识相对淡薄

存在一部分企业领导干部，对于档案管理的认识存在很大的误区，对档案管理的思想认识淡薄。其根本上是没有认识到档案管理工作对于企业进一步发展、人员的科学管理、企业效益的不断提高、工程建设的不断完善等各个方面的巨大益处。相关档案管理人员思想意识也相对淡薄，其把档案管理的工作机械的理解为归纳和整理企业在发展过程中涉及到的档案内容，忽略了档案管理的其他职责认识，缺乏一定的责任心和职业道德意识。除此之外，熟练的档案管理技能、专业的档案管理水准、体系的档案管理手法等都是制约现代档案管理的重要因素。

2.3 档案管理配套设施相对落后

近年来，随着企业的不断发展，效益的不断提高，但是存在很多企业对于档案管理的资金和设施投入与企业发展不相符，信息化建设程度相对较低。少数的一些单位甚至没有把档案管理纳入到企业部门之中，而是作为行政或者后勤的隶属部门参与管理。在很多企业中，档案管理就是几个柜子，一堆文件封，缺少固定的档案存放制度和措施。档案丢失、损毁等现象比较明显。这样的档案管理意识和投入，都直接制约了企业档案管理信息化和数字化的快速推进，档案管理工作规范化和标准化的管理模式和思维无法实现。

3 新形势下档案信息化和数字化的推进

信息技术的快速发展，给档案管理和发展带来了巨大的便利和契机。现今，信息化和数字化的档案管理和发展成为大多数企业的发展方向。在一些大型的图书馆或者高校已经在档案管理的现代化过程中做出了表率和现行，并且取得了卓有成效的经验，这对于企业在档案信息化和数字化的管理过程中具有重要的借鉴意义。档案信息化和数字化管理具有调阅便利性、管理过程便捷性、信息存储有效于安全性等多方面的益处。在这个过程中，需要企业提高档案管理与发展的思想认识，投入更多的资金、更新现有老旧的基础设施。例如，在具体的实施过程中通过输入目录管理数据库、在网络将档案目录直接公开，便于信息检索者直接检索；并积极与宣传部门配合，做好部分大型城市建设项目的档案数字化工作，通过及时整理、归档的方式形成数据库，便于后续的宣传应用。

4 完善的档案管理制度

档案管理工作相对较为复杂，过程具有相对的动态性，因此全面的把握档案管理具有一定的难度。所以企业应该审视其档案制度和措施上的完善与否，通过健全的体制和内容的创新与改革，确保档案材料在采集、归纳、调取等各个环节都有章可循，提高档案管理工作的成效性和纪律性。针对现有的档案管理程序和措施，进行进一步的规范和完善，重点在于档案在采集、归纳等过程，确保档案在采集和归纳的过程中不出现原则性的错误，明确要求档案内容的真实性与完整性相统一。对于重点档案文件要制定其相关的调阅措施，对于没有权限调阅的请求应该予以回绝。最后针对档案的保存应该制定严格的措施和制度，责任明确到人，保障档案资料的长久保存。

5 高素质的档案管理队伍

说到底档案管理归结为人的管理。有效的档案管理离不开高素质的管理隊伍。企业重视档案管理，必须要把档案管理人才多元化的发展作为档案管理和发展的先决条件。通过多方面的培训和考核，提高档案管理人员的专业管理技能和综合知识的贮备，建立一支高素质、高水准、高效率、高技能的现代化档案管理队伍，为企业的档案管理和发展提供坚实的保障。

6 结语

随着企业的不断发展，对档案管理工作提出了更高的要求。为了不断的提高档案管理对于企业发展的价值，需要加强每一位档案管理人员的思想认识。在实际的工作岗位上，发挥自身的主观能动性，转变档案管理理念，改革档案管理模式和方法，不断的提高档案管理成效和持续稳定发展。新形势下，新技术和新科技的深入和应用，给档案管理工作提供了丰富的资源和便捷的管理模式，有利于现代档案管理体系的构建和发展，为推动企业档案工作的稳定、健康发展注入了新的活力。

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