浅析深化电子档案管理的问题与策略

郭伟

摘 要：在信息技术的普遍应用与“互联网+”政策的推动下，企事业单位中的档案管理工作已经基本实现了电子档案的转录、保存、应用。从目前的实践经验看，主要是在形式上进行了转变，而真正的管理模式，依旧未发生大的变化。因而本次研究中就以此为背景，从事实出发，结合人力资源管理中的档案管理的功能，对目前电子档案管理工作中遇到的问题与解决对策展开具体讨论。

关键词：电子档案；管理；问题；策略

深化电子档案管理是目前档案管理信息化改革后，必须加以关注与深化改革的主要问题。因为一般的形式转化，并不能有效的推动档案管理工作进一步发挥效用。从人力资源的总方向看，人力资源包含的内容、构成要素相对较多；精细化的管理才能与其相一致，才能推动档案管理在人力资源战略目标方向上的一致性。尤其是技术方面跟进措施、新的程序设置、管理模式完善等。

1 问题说明

现阶段的电子档案管理中，除了以上所说的一般性问题之外，主要问题集中表现在技术的深化力度缺乏、内部活跃因素与创新能力不强、考核与监督关联性差，执力不强等。具体来看，在技术方面的匮乏体现在电子档案向进一步技术化运用、配套技术资源配置、体系化建设不足；也就是未能从电子档案的本质出发，建立一个以电子档为主体的管理体系。尤其是传统纸质管理模式、电子档案管理模式之间缺少较好的对接、改进、完善。电子档案管理革新之后原有工作人员在技术操作、专业知识、防护意识等方面欠缺，不能胜任进一步深化改革。若建立全新的配套管理体系，实施新流程，还需要在考核、监督、执行方面下大力气对其进行配套改革等。

2 原因分析

现阶段设备、基础性资源配置已经基本满足条件。所以，从根本上的原因分析来看，一个阻碍因素是认知层面不全面；持续推进的力度缺乏；另一个阻碍因素是未从档案管理的视角，反思档案管理问题的本质是管理制度上的创新，以及与电子档案配套管理措施的推行；以及在档案管理中，对于管理、执行之间的保障措施，如监督机制、考核评估、激励机制等的落实缺少细致的评价。从目前的问题与原因讨论来看，可以透过技术深化的角度，由形式改革转入到管理改革；以技术开发的角度，与现实的档案管理进行配套设置；通过外力刺激内部创新的动力；再利用评价体系与监督机制的并行保障执行的有效。以下从这个思路对应对所面临的问题进行具体说明。

3 策略

1、互联网+应用的技术深化

档案管理的信息化、电子化革新已经成为当前改革与发展的直接方向，大多也已经实现。但是，为了更好的提高对档案的利用效率，应该注重采用新的形式与新形的应用方式，拓展查询渠道与搜索路径。一方面，积极按照党中央所提出的“互联网+企业”模式展开具体的应用研究，利用互联网平台，构建起一个档案管理网站。然后建立起沟通平台，让档案管理者与需要查询者之间建立起新通道，这种方式速度快、易于更新、便于查对，有利于提高档案的利用率，更可以提升档案在应用方向上的转变。另一方面，就是开发与之相关的应用程序，也就是通常所说的APP，利用档案软件应用程序开发，可以打破在时间与空间上的档案录入，增加它的动态性质。这样就可以更方便的将档案管理改革与发展对接到现实的社会发展之中，并且以技术促进它的革新，利用信息技术完善它的系统构建，并以此增加人们对档案管理工作的新认知，同时以技术手段达到档案管理安全防护的目的。

2、以外力促活力，从创新提水平

外力对于内部力量的激活作用是力学上的基本原理，应用到档案管理中依然适用。比如，通过引入新型的全面人才，激发内部管理人员的潜能与活力，就能够说明它的有效性。因为，在现代社会中，各种人才流动性大、复杂程度也高、尤其是对于知识的复用水平及新思想、新观念吸收性强、应用能力也强，加上现代年青人对于实践的认知度普遍提升；因而更注重对个性的表达，因而在创新方面潜质较多。因此，档案管理部门可以通过一系的招聘措施、猎头公司增加人才的选拔途径，同时给予内部人才施工加压力，通过有力的培训课程设置完善内部革新；激发档案管理工作人员的活力，促进档案管理工作的活跃指数，以此改善死气沉沉的工作氛围。另一方面，在理念更新的同时，应该加大创新力度，这方面需要人才的重新组合与知识结构的重新调整，也就是说需要增加人才的资源配置水平，对于专项的管理派遣专业人员，对于复杂程度较高的则按照“知识复用水平”进行调整，真正做到“人尽其材，物尽其用”。另外，在创新方面应该有持续性、持久性，以APP专业软件制作为例，不能因为推广不利或者应用不完善就放弃，而应该坚持努力，真正做到在初步创新与实践的基础上，持续推进创新，开创出一片新天地。需要说明的是，对于创新发展这一块，需要从发展的战略上进行部署，并通过专门的创新部门与技术部门的设置来达到对创新问题的研究；突破教条与框框限制，增加创新意识、培植逻辑能力、增加直观感受能力，以此带动整个高校档案管理改革事业的向着更好更可持续的方向转型与发展。

3、评估体系与监督机制并举

在新形势下，档案管理的改革与发展工作，不但要转变管理意识、转变思维方式、更新实践方法，还要求在创新发展的基础上，做好评估体系的建设与监督机制的工作。可以以系统化的思维方式，构建一个全面的评估体系，并利用激励机制、竞争机制、评估机制间的联动性，促进互相的监督。另一方面，在评估体系的建设方面，应该注重精细化、多样化、立体化；也就是说，通过不同的管理分类来实现评估方式的设置，并以计划与统计的表格法，做好内部管理方面的互评、自评，更要求增加来自于外部的分类评估，公共评估、对自评模式的评估，从而改善那种单一化的结果评估模式，从而推动档案管理工作的全面革新；也有助于给档案管理工作注入新的内容，多角度增加对档案管理的审视与重新理解，并以此作为创新的基础。另外，评估体系本身就可以作为监督机制的一部分而发挥出更大的促进作用。

4 结束语

在新的时代就应该从时代的特征与需求出发，真正以可持续发展的理念作为指导原则；提升对于信息技术的应用水平；尤其是在当下从纸质时代、数字时代的并行发展的新形势之下，虽然经过了一些形式上的大幅度改革。然而，针对于档案管理这一主题，并未展开深入细致、系统化的研究，所以当前高校档案信息化管理仍然面临着一系列的问题；改革与发展工作不能盲目或跟风，需从长计议，做好体系化的评估，对它的改革的作用、方案、范围、流程等皆要做出考核与评估，并采用“试点”的办法，让某个方案或某几个方案得到试用，并跟踪考察，找出最优转化途径与革新办法。

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