试述档案管理工作的现代化

孙淑香

摘 要：科学技术不断向前发展，我国各项事业都取得了长足的进步。档案管理工作是企事业单位诸多工作的关键，也在当前信息时代的发展过程中发生了一定的改变，逐渐开始了现代化的进程。为此，本文将就档案管理工作现代化的必要性以及档案管理工作现代化的策略展开分析，以供参考。

关键词：档案管理；现代化；管理观念；管理方式；管理队伍

能否实现对档案信息资源的科学管理乃是评定某一组织整体管理绩效的关键标准所在。对于任何组织而言，档案信息资源具有重要的原始资料承载价值，通过对档案信息资源的整理、开发与利用，能够实现对组织经营状况的精准把握，进而可以使组织的决策者据此制定契合本组织实际情况的发展战略，规避组织在运行过程中可能遭遇的不确定性。现今国内经济已经步入新常态阶段，对档案信息资源进行科学管理、开发与利用，将使组织在新常态下稳步前行。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。

1 档案管理工作现代化的必要性

档案管理工作的现代化是解决档案管理工作问题的重要手段，也是档案管理工作未来发展的必经途径。

1.1 解决档案管理工作问题的重要手段

随着社会的发展前行，档案信息资源的整体数量呈现出明显的递增趋势，具体表现为档案信息资源的数量开始大幅度增长，同时各类档案信息资源的内容也更为庞杂，进而为档案信息资源的开发利用带来了不小的管理难度。审视国内档案工作的发展情况能够发现，在管理档案信息资源的过程中，对档案信息资源的保管一直受到档案部门的重视，而如何在此基础上实现不同档案信息资源的精准分类，以便为后续的开发利用工作提供便利则一直未能得到应有的重视。比如一卷多册现象较为常见。这主要是由于在档案基础工作中，没有明确档案档号和目录号，从而导致一卷多册问题发生；案卷标题不规范，一些没有涵盖在案卷标题中的内容会给检索带来较大的难度，从而导致这些案卷无法得到有效的利用；案卷中存在未标示页码的问题，导致一旦发生掉页和缺页现象，就很难被及时发现。特别是对于一些档案数量较为庞大的部门，这类问题尤为严重。而档案管理工作的现代化则可以很好地解决这些问题，有利于档案管理工作的规范化和高效化。

1.2 档案管理工作未来发展的必经途径

（1）推动档案管理工作采用现代化管理模式，是现阶段社会发展的内在诉求

社会的发展使得对档案信息资源的开发利用诉求不断提升，因此，档案管理部门应当注重对档案信息资源采用现代化管理模式，以便使档案信息资源得到高效的开发利用。有鉴于此，档案管理部门应当认真学习档案管理的前沿理论，掌握国际国内档案信息资源管理模式的最新发展动向，同时结合下一阶段的发展趋势预测，制定科学的档案信息资源管理模式。唯有如此，方才能够使档案信息资源建设工作满足我国社会经济建设的诉求。

（2）实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要

如前文所述，当前档案信息资源的数量激增，使得档案管理部门在对档案信息资源进行保管、开发、利用的过程中面临全新的管理难题。同时，考虑到现今时代社会公众对于档案信息资源的使用诉求，因此档案管理部门应当积极创新工作模式。传统落后的手工管理无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展，因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。科学技术的发展，特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用，能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。

2 档案管理工作现代化的策略

档案管理工作的现代化推进需要相关部门改革档案管理观念，改进档案管理方式，建设档案管理队伍。

2.1 改革档案管理观念

任何创新均始于思想观念的创新，依托思想观念的创新方才能够带动行动的改变。就档案管理工作而言，如若缺少了现代化管理观念的指引，则我国档案信息资源管理工作将陷入停滞不前的境地。于20世紀中叶第一台计算机在美国问世伊始，档案的载体形式发生了巨变，即由先前的纸质媒介档案开始逐步向电子媒介档案转化。纸质媒介档案不易于长久保存，并且不利于实现档案信息资源共享，而依托电子媒介档案的形式，能够实现对档案信息资源的高速存储，并且为档案信息资源的共享创造了实现的可能。现今人类已经步入信息时代，社会各个领域在信息技术带来的科技大潮的冲击之下已经发生了巨变，有鉴于此，档案管理从业人员应当清醒地意识到这一现状，进而积极实现管理观念的创新，管理方式的更新，以便迎接信息时代给传统档案管理工作带来的挑战和契机。还有就是，档案管理从业者应当认真思考信息化档案建设过程中易出现的全新问题，诸如知识产权问题、信息安全问题等，以便制定精准的应对策略。同时，为加强对档案新载体的保护，思考档案馆库的建筑风格，档案库房的设计、室内设计的布置等，立足现实，放眼未来，思考档案工作的各个方面，才能逐步实现档案管理的现代化，促进档案事业朝着健康的方向发展。

2.2 改进档案管理方式

要实现档案管理现代化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，改进档案管理方式，所以档案管理部门应当确保下述工作：第一，科学制定互联网与计算机条件下档案信息资源管理流程；第二，根据实际工作情况，对档案信息资源管理系统软件进行优化设计与配置；最后，依托系统内控机制，实现对档案信息资源的安全保障。

尤其需要注意的是，档案管理部门务必确保电子档案信息资源的安全，原因在于在互联网技术实现了档案信息资源的高效分享利用的同时，各类网络黑客与病毒代码随时可能向服务器发起攻击，进而造成难以挽回的损失。此外，如若档案管理系统自身的鲁棒性不强，亦会因为系统当机等而造成电子档案的损毁。因此档案管理部门应当注重档案信息系统的网络安全，同时采取纸质媒介档案与电子媒介档案双重保管的方式，提升档案信息资源管理的安全性。

3.建设档案管理队伍

社会的发展对档案管理工作提出了更高的要求，对于档案管理从业人员而言，其不仅应当具备档案管理相关知识，亦应当积极学习和掌握现代化的信息技术，以便提升自身的专业技能与操作技能。同时，档案管理部门亦应当重视对掌握现代化信息技术的专业档案管理人才的引进，以便确保档案管理队伍人才建设的现实需要。因此，要增强档案工作活力，推动档案事业发展，我们必须树立人才资源是第一资源的思想，站在人才强档战略的高度， 正确地处理好抓档案事业现代化发展与抓人才队伍建设的关系。要针对档案专业人员的成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信任理解的良好环境，努力造就一支素质强、业务精、作风正、工作实、纪律严的档案管理人员队伍。

3 结语

以上，我们从档案管理工作现代化的必要性入手，分析了档案管理工作现代化的策略。档案管理工作现代化进程是势不可挡的，只有不断改革观念，创新方法，建设人才队伍，符合这一趋势的发展，才能切实促进档案管理工作的规范化和可持续发展。

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