档案数字化理论与实践中的保密问题探讨

杨明辉+何姗姗

摘 要：本文旨在说明今年来法院诉讼档案在审判事务中的比重加大，分析档案数字化过程中存在的潜在风险，并提出可能的解决对策。

关键词：档案数字化；保密；诉讼档案；审判事务

目前，全国各级法院正在全力推进档案数字化工程， C法院結合院内工作实际，在没有预算经费的情况下，以专项项目形式向市政府申请档案数字化专项经费，C院档案数字化工作探讨，更多的是侧重于对档案数字化实践过程中可能出现的保密问题进行思考，以“防患于未然”，为下一步档案数字化工作的顺利推动夯实基础。

1 档案工作在审判事务中的比重不断加大

1.1 结案标准化下的全过程参与

在C市全市两级法院全面实施办案流程静默化监管、结案标准规范化规定以来，档案工作由以往的被动接收诉讼档案转化为办案过程中的流程参与，以归档结案、过程卷与档案卷同质、电子卷宗与纸质卷宗同步的全新档案工作模式已初显成效，档案工作逐步由幕后接收走向过程参与，档案部门也成为诉讼档案形成的重要一环，档案工作迎来更多的机遇与挑战。

1.2 司法公开与审判秘密“博弈”的见证

如今，司法公开成为审判大环境，诉讼档案作为审判工作秘密的原始记录，更承担着权衡公开或保密的重要职责。2014年最高院和国家档案局联合印发《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，积极回应在司法公开背景下如何进行诉讼档案管理问题[1]。诉讼档案由一般情况不对外提供利用到全部正卷材料均可对外公开，档案见证了司法公开大时代的到来。

1.3 非工作重心下的大手笔投入?——档案数字化

众所周知，法院工作的业务中心为审判，档案始终只是审判业务的忠实记录者、竭诚服务者。此次档案数字化工作，仅C市C院一家基层法院，就是两三百万元的项目经费，这对如今日常审判业务繁重，工作经费紧张的任何一家法院，都需倾尽全院乃至地域之力来共同推动，而全国范围内各级法院已然纷纷行动，仅此一点便足以说明档案工作正得到前所未有的支持和重视。

2 档案数字化过程中的潜在风险

国家档案局局长杨冬权在2013 年底全国档案局馆长会议上讲话时指出档案外包中存在的隐患，强调要“严防外包服务中档案失泄密。”[2] 档案数字化工作是保护档案原件安全、建立方便人民群众档案利用体系的有效途径。在这项工作中，安全保密高于一切，是档案工作的生命之线和底线。

2.1 库藏档案数字化加工中存在的风险

档案最重要的属性即它的原始记录性。而库藏档案数字化加工首先即是在损害这一属性基础上的拆卷、加工、还原，不可避免的会对档案造成一定的损伤。C市C院的库藏诉讼档案大多未分立副卷，基于此，数字化加工机构即获取了可能本属审判秘密的全部卷宗内容。同时，鉴于外包公司的非法学专业性，其对于应属于副卷信息的重点标注是否完全可取，是否自行扩大或缩小了不公开范围，并无十足把握。

2.2 新生档案过程卷数字化的安全

库藏档案数字化加工完成后，以市中院审判辅助事务剥离为原则，最大限度服务审判中心工作，外包公司将一并参与诉讼档案过程卷的扫描整理。而过程卷因审判流程繁琐流转时间较长，且多为未进行装订整理的零散材料，卷宗转接过程中出现遗失的可能性较大，案件材料齐全完整存在未知风险。一旦在诉讼过程中卷宗材料丢失，可能对审判结果产生直接影响，则可能有损司法权威，浪费司法资源，而且对司法公信力产生直接冲击。

2.3 项目交接时的细节与保密

档案外包服务将法院内部分工转化为与外包公司的对外合作，交接手续繁多且重要。档案实体移交时的实体安全、数字化成果交接时的数据安全、数据备份时的存储介质管理等细节问题，都存在各种潜在的失泄密风险。比如数字化成果的验收与交接，就涉及数字化加工所使用的计算机、扫描仪等设备，数据载体，网络环境，加工系统等多方面的安全管理。在将纸质档案转化为数字化信息的全过程，即是依托数字技术将有形档案转化为无形数字信息的重大工程，其保密工作的重点，也必然扩展到信息数据、存储载体、元素背景等全方位的保密[3]。

3 存在问题的解决对策及思路探讨

3.1 建立档案与保密工作联动机制

颁布相关规章制度，逐步建立档案工作业务检查和保密检查的联动机制，理顺档案管理部门和保密部门的协作关系，及时沟通，凭借多方力量共同处理档案工作中存在的各类安全隐患 [4]。可实时主动邀请档案管理部门和保密管理部门共同参与到档案数字化工作的开展过程中，接受多方监督检查，提前预知防范查漏补缺。

3.2 完善有效的监督机制及救济途径

制定档案数字化各项操作规程、规章制度、监管机制，要求档案数字化服务公司严格按照流程操作，并在实践过程中根据可能问题实时调整完善。实行法院档案数字化专职人员的外部监管和数字化外包公司项目管理人员的内部约束相结合的监督机制，形成有效的错误倒查、绩效目标考核管理制度。针对新生档案过程卷扫描中可能存在的丢失风险，提供可供选择的多种救济途径，备出各项救济方案，提前将风险预留在可控范围内。

3.3 培育一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才

市场需求的激增导致当今所谓档案数字化专业服务公司质量参差不齐，挑选具有涉密资质、丰富档案加工经验、良好行业信誉的外包公司是档案数字化工作成败的关键。另一方面，法院档案管理人员档案数字化工作经验不足，加工标准把握不严，对档案数字化工作存在畏难情绪。制度、标准、项目的最终实施都在于人，精湛的专业技能、良好的职业道德及强烈的工作责任心是工作质量高低的核心影响力，培养一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才已迫在眉睫。

参考文献

[1] 颜研生.浅析诉讼档案的公开[J].北京档案.2015，（5）.

[2] 洪档字[2014]10号，关于加强档案数字化和档案信息化服务安全工作的通知， 南昌市人民政府网站.

[3] 雷艳玲，郭华梅.新媒体环境下保密工作探析[J].办公室业务，2015，（24）.

[4]李元峰，郭云凯，赵伟彪.新形势下档案保密工作的几点思考—以现行《档案法》和《保密法》的角度[J].法制博览，2015，（33）.