多渠道、多形式的开创基层医院档案工作新局面

曹丽华

摘 要：随着政治和经济体制改革的不断深入，医疗卫生改革体制也在不断深化，作为医院管理工作的重要组成部分各种档案管理工作也越来越受到人们的重视，如何做好医院档案管理工作，开创多渠道、多形式的工作新局面是我们档案管理工作者义不容辞的责任，本文从.转变观念，树立主动参与意识和服务观念；主动参与电子文件档案的管理；.积极主动参与文书档案现代化的管理；.强化全员档案意识，为医院档案安全构筑坚实的思想基础等方面，就如何多渠道、多形式的开创基层医院档案工作新局面提出了建议，浅谈了我们的做法。

关键词：多渠道；多形式；基层医院；档案工作

医院的档案反映了医院工作的历史和现状，又是对医疗工作过去的回忆、史料的宝库、经验的积累，在医院的全面管理工作中，特别是在医疗质控和服务质量等方面，档案是历史和法律的凭证.近年来，各行各业对档案信息的需求越来越多，档案为经常建设服务的重要性越来越受到人们的重视。为了适应新形式，满足利用者的需求，作为一名医院档案工作管理者必须转变工作观念，变要我服务为我要服务，变被动为主动服务，满足本岗大胆探索新时期档案服务的有效途径，多渠道、多形式开创档案工作新局面，为医院的发展作出应有的贡献。我们的主要做法是：

1 转变观念，树立主动参与意识和服务观念

随着档案工作范围逐步扩大，转变思想，树立主动参与意识。积极参与有关档案方面的各类社会活动，是我们新时期档案工作者不可推卸的责任。为了进一步适应市场需要，改变以往档案数量少、门类单一的状况，我院对以档案为主的信息资源进行重新整合，医院工作开展到哪里，有哪方面的需求，档案建到哪里。除了文书、科技、会计、基建、设备、病例档案外，我们还建立了较具特色的各企事业单位人员的健康档案。自2004年来我们每年对各企事业单位工作人员进行一次全面的健康查体，到2013年底，已总计对5万多名企事业单位（包括离、退休）进行了健康查体。医院专门成立了体检中心，购置了5个档案橱，特订3000个档案盒。对检查所形成的资料全部进行整体装订，建立了一份系统完善的健康档案。为了便于统计分析及查询，医院配备了5台微机，将每一次查体的资料输入微机，形成微机化管理。并将档案资料按姓氏拼音方法进行排列索引上架，便于查找原始档案。近几年来，我们每年为社会各界人士提供档案，为他们能够及早发现病情缩短病程提供有力的证据。为我们医院社会上扩大影响、树立形象起到直接的作用，从而间接为医院创造了经济效益和社会效益。

2 主动参与电子文件档案的管理

电子文件给人類的工作、生活、学习和管理带来快捷、迅速、灵活、存储量大、易于传输、便于修改等优点的同时，也带来一定的麻烦和不安全因素，诸如数据丢失、病毒侵害、氧化变坏、理化损伤、载体霉变、信道泄漏、输送失密、噪声干扰、温湿度影响、人为破坏等。为此，我们也采取相应对策。自1991年，我院在全市同行业中率先建立局域网，为了避免信息系统发生灾难性后果殃及医院的各项工作及经济收入，2012年我院档案室与微机中心联网，实现了办公自动化，并将计算机信息资料实行了同步备份，同时，将每年医院行发的文件备份，并将装载信息资料的光盘、软盘存放入档案室进行管理，为了确保电子文档的寿命，档案室特购置防磁性案柜，随时提供完好无损的电子文件。

3 积极主动参与文书档案现代化的管理

传统的管理是以纸张档案为主，以手工管理为主。随着档案量的增加，查找、储存、利用越来越困难，加之借阅手续繁琐，给查阅查带来诸多不便，浪费时间精力。为了改变这一现状，能够快速、准确的查找出文件，我院出资购买了一套文档一体化的管理软件（柯兰得档案），主要用于公文的收发、办理、借阅、查询和立卷，以及对档案、资料进行著录、检索、借阅。柯兰得档案管理专家为我们的文书档案的管理提供了方便。目前，我们的文书档案已实现微机化管理，使医院文书档案现代化管理上了台阶。

4 强化全员档案意识，为医院档案安全构筑坚实的思想基础

随着档案管理范围的不断扩大，涉及的部门和人员也越来越多。为了强化对档案资料形成过程的控制，确保档案资料的安全和完整，我们从两方面入手，强化档案工作的全员主动意识：一是注重强化全院职工的档案教育和制度制约，与每位员工签订安全制度合同，赋予每个员工保护包括档案资料在内的信息资料安全的义务，明确违规责任与经济惩罚措施。二是注重《档案法》、《档案法实施办法》等法规的学习和教育，将其列入普法教育内容，通过各种活动和形式，增强员工的档案法制意识，引导员工从遵守法规的高度重视档案工作。全员档案意识的增强，不权为保护档案资料创造了条件，也促进了档案资料的收集、归档工作。如前些年有些医生借阅完病案后，习惯把它放在自己手里以图方便，不及时归还，而现在借调病历必须通过医教科，由医教科开出介绍信，再按正常程序借阅，使病案资料、图书资料等能够及时归档，避免了流失和失密。

5 加强保障，努力为档案事业的发展创造有利条件

档案工作是一项功在当代、利在千秋的事业。搞好档案工作，对打造我院的文化软实力、提升我院的城市品味、推动经济建设、促进社会和谐都具有重要的意义。各医疗部门要进一步提高对档案工作重要性的认识，继续加大对档案工作的支持力度。要把档案工作列入本单位的重要议事日程，定期听取工作汇报，促进档案事业与其他各项经济社会事业协调发展。要帮助档案部门解决自身无法解决的具体问题和实际困难，为档案事业的进一步发展提供更好的条件。要加大对档案管理工作者的培养力度，建立起科学合理的档案人员培养机制，让那些苦干实干、业绩突出、德才兼备、群众公认的档案干部有奔头、有盼头，充分调动和发挥其干事创业的积极性、主动性，营造用心想事、潜心谋事、专心干事的良好氛围，激发档案队伍的整体活力。

总之，通过全体工作人员的努力及院领导的大力支持，我们相信医院档案工作一定能够为推动医院经济发展和服务广大人民群众发挥更多、更大的作用！

参考文献

[1]魏兰. 浅谈做好档案管理对医疗工作的意义，《中国外资》， 2012年11期

[2]罗伟洪.加强基层医院档案管理工作的探索，《现代医院》， 2012年01期

[3]张力达.浅谈医院档案工作的管理，《吉林医学》，2009年7期