浅析博物馆展览档案的应用性价值

杨京丽

博物馆的展览陈列是衡量博物馆工作质量和学术水平的主要标志，是博物馆发挥社会效益的基本活动形式，展览陈列的档案工作是展览陈列不可缺失的一环，更是规范完善提升博物馆内功的基础性工程。

博物馆每年都会根据自身的规模大小、自然条件、馆藏文物，花费大量的人力、物力、财力举办各种展览。有一个问题不容忽视，那就是展览成功之时，往往是展览资料流失之时。在举办展览过程中会产生很多的文字、图表、声像等资料。有的资料因为没有及时收集整理，在中途已经丢失。有的资料分散在各个部门，没有集中保管，处于失管状态。如何将展览陈列实践中宝贵的第一手资料在第一时间保留下来，进行有效归档管理，建立健全展览档案，是各博物馆面临的一大现实课题。

1 建博物馆展览档案有多方实用功能

博物馆的收藏、研究、社会教育功能都是通过展览陈列展示的，建立丰富翔实的展览档案既是对展览陈列工作的真实记录，又是学术价值的二次开发，还能从一个侧面助推博物馆的发展，并对博物馆今后的展览起到指导的作用。

1.1 展览档案是展览工作的真实记录和原始佐证

一个展览，观众所看到的只是面前的展览内容，是成果的展示，而选题、拟定、布展的整个前期过程则要通过展览档案来记载和反映，一份全面细致的展览档案是对整个展览工作的动态记录，真实反映了一项展览的主题思想、设计水平和观众反响，如果缺少这一过程的记载，那么展览工作是不完整的。

1.2 展览档案有重要的学术研究价值

研究是博物馆的主要功能之一，研究为展览打基础，展览为研究展成果。如我馆通过刀剑分册编撰过程中的梳理和研究，最终形成剪刀类原创性展览，通过扇分册编撰形成工艺扇主题展，这些展览形成的原始资料集中体现了博物馆研究者的研究结晶，包含着许多重要有价值的信息，可以用来作为编研学术的材料，有较重要的学术价值

1.3 展览档案是博物馆发展的见证

展览档案翔实记载了博物馆举办展览的整个历程，也反映博物馆的办展水平。

2012年5月16日，“落纸云烟—当代书法百家扇面作品展”在杭州中国扇博物馆开展。展览甄选了101幅中国当代百位书法名家的扇面书法（印）作品，正、草、隶、篆、行五类书体俱全。

翻开当年的展览档案：

开幕式现场主持稿、领导与书法家现场题字；各大媒体报道：《百家书法展开幕》（今日拱墅）、《百幅名家扇面书法今起展出》（钱江晚报）；电台报道清单：浙江影视快乐一点通、杭州导视最忆是杭州、杭州1套新闻60分等；有扇面书法知识讲座、“扇与书”知识问答等体验活动资料；配套的展览图录《落纸云烟——当代书法百家扇面作品集》等等。

此次展览是杭州中国扇博物馆“扇动风发”系列展继成功举办“袖里翰香—明清精品扇展”、“澄怀博雅-民国精品成扇展”后，联手杭州市书法家协会推出的又一次扇面艺术精品展，不仅扩大了博物馆的知名度，也见证了博物馆办展业务能力的进一步提升。

1.4 展览档案对以后的展览有借鉴作用

展览档案来源于展览，同时它又服务于展览工作，既可以为当前的展览工作提供文件参考，也可以为今后的研究、展览的总结和查找不足提供各种各样的数据、图表、实物、照片等丰富的材料。每年杭州工艺美术博物馆都要针对自主策划的临时展览进行观众访谈，从年龄、信息来源、参观目的、总体评价、参与内容、意见与建议等方面进行调查。

例如：2015年博物馆“百兵君子—千年一脉的中国剑文化展”和“點蜡成纹—贵州蜡染艺术展”中的几项调查：

从上看出，“参观展览”的观众比例大于“参与体验活动”，由此可见，参观展览仍是观众来博物馆的最主要的目的。从纪念品销售方面分析，观众对配套纪念品感兴趣度都不高，大多数观众认为出售的小纪念品价格较高，而对于一些愿意花贵价格买的纪念品，博物馆的商品缺乏收藏价值，这也是博物馆今后开发展览配套文创产品的一个方向。

观众提的意见和建议，一是展览展示形式的多样性，有静态展示，也希望有动态展示，如蜡染展，可以引进画娘现场作画，既是对展览的补充说明，又能更直接的表达展览想传递给观众的信息；二是临展的讲解服务，虽然博物馆开设了微信导览服务，但是受众群局限，要加强临展的宣讲力度。

通过分析这些调查表，展览策划人员可以在举办下一个展览时，哪些需要着力避免或调整，弥补不足，促使展览水平不断提高。

1.5 展览档案可以为博物馆的考核评定等提供相关原始凭证材料

如2013年度、2014年度浙江省未定级国有博物馆运行评估的申报，就有代表性原创临时展览内容，包括展览主题、基本内容、展览形式设计、辅助推广活动等相关考评内容；浙江省第九届（2014年度）全省博物馆陈列展览精品评选申报中，我馆“青出于蓝——传统蓝印花布展”参评，上报了策划展览的相关材料并最终荣获此次陈列展览精品奖。

2 建博物馆展览档案要把握三大特性

一是档案的成套性。一个展览就是一个独立完整的项目，它的展览档案就是这个展览从开始到结束的全部文件集合，根据展览实施的阶段，又可以将档案区分为不同的阶段，即展览前、展览中、展览后的材料。一个展览从酝酿到展出，都是一个完整有序的过程，产生文件材料具有一定的内在联系。

二是形成部门的广泛性。举办展览需要各个不同业务部门互相配合，除了展览策划部，还有综合管理部、宣传部门、安保部门、后勤部门以及与展览密切联系的外单位等。这样一来，展览档案往往分散在各个业务部门甚至个人手中，这样为收集工作带来了一定难度。

三是种类和载体的多样性。载体和记录方式既有纸质档案，也有照片档案；既有以文字、视频、音频为记录手段的档案，又有电子档案；既有文书档案，也有展览工程施工档案。文件来源不同，文件的尺寸和规模也不相同。

3 建展览档案的若干方法论

3.1 建立档案管理体系，完善展览档案的常态管理

一是明确职责，落实责任。每次展览，组建以分管领导为组长，各部门负责人任副组长的“展览档案管理小组”，积极落实展览档案管理的责任制，并将展览档案管理纳入部门的年终考核中，使展览档案和展览策划同步进行；二是建立博物馆档案管理体系。每个部门都设立一名兼职档案员，负责本部门文件材料临时收集工作；同时以博物馆综合部为牵头部门（档案室归属综合部），将博物馆各部门负责人、部门兼职档案员、与展览相关的设计单位纳入展览档案管理体系；三是积极开展各种档案业务知识培训。由于我馆的档案员大都是兼职，档案专业技术知识薄弱，所以要求各部门兼职档案员参加档案上岗培训、业务培训、继续教育培训。综合部每年举办档案知识培训，邀请专业人士来馆授课，组织档案人员到其他单位进行参观学习，以提高实践能力。

3.2 明确展览档案的归档范畴，确保展览档案的系统性

展览档案涉及的内容繁杂，从分类来看，有基本陈列、临时展览、专题展览、交流展览等；从内容上看，有历史类、工艺美术类、纪念类、人文类、书画类等。展览档案内容应该涵盖展出前、展出中、展出后的各种形式、介质的资料、文字、图片、声像。主要包括：一是展览立项过程中的方案、专家意见及论证后的修改意见、会议纪要、上报的审批材料等，这些清晰的反映出展览选题的思路和过程；二是展出中的展览大纲、展览文本、藏品清单、讲解稿、布、撤展方案、平面设计图，这是展览档案重要组成部分；三是宣传教育材料，如展览宣传通稿、媒体采访报道、展出效果照片、音频、视频材料，根据展览出版的展览图录、展记、折页，与展览相关的各项活动内容，如我館举办泥塑展时召开了专家研讨会活动，还有开幕式资料、领导讲话稿、重要领导或来宾的签名薄，每年定期的观众调查问卷，对日后的展览进行起到一定指导作用。四是各项合作展览，与对方签订的意向书、协议书、有的需要施工的，施工协议书、与展览有关的安全责任书；五是展览的衍生品，是伴随着展览所开发出的产品。如我馆2016年举办了泥塑展，配合泥塑展开发的半山泥猫、黑旋风李逵立体便签夹、花梨木书签、荷叶娃娃等，这些衍

生品通过融入泥塑的元素，对泥塑展进行了另一种诠释，也要归档，可以通过照片记录下这些与展览相关的文创产品。

当然，档案工作者要主动参与到展览过程中，指导或协助各部门，争取将与展览有关的资料信息“一网打尽”，保证展览档案的系统性

3.3 做好及时收集和定期收集，确保展览档案的全面性

根据展览档案广泛性的特点，可以多方面拓展展览档案的收集。

以杭州工艺美术博物馆为例， 2016年举办的广东粤绣展，此次展览由全馆各部门配合完成，比如展览经费请示上报由综合管理部负责，展览立项、展览大纲、展览文本、布、撤展方案等工作由展览陈列部负责，安全保卫工作由安全管理部负责，水电后勤由物业负责，宣传报道、宣教方案由社会宣教部负责，其他如开幕式活动、展品运输等工作甚至由多个部门协同完成。这样一来每个部门都有相关的文件材料。做好及时收集，就是要求所有临时展览形成的文件材料，各部门兼职档案员在临展结束后两周之内全部移交到展览陈列部，由展览陈列部门按照《临时展览归档文件目录》进行暂时接收，对部门材料缺少的，退回要求重新收集。对收集齐全的展览档案，按照自主策划展、合作展、对外交流展三类形成一个个临时展览案卷，且不予装订。到年底时统一移交档案室；定期收集是碰到展览跨度时间比较长（有的展览横跨两年的），那么每隔一个固定时间，移交一批资料。如在展览筹备阶段结束后，相关的筹备资料立马归入临时案卷，待整个展览结束后，所有文件能够完整的归并在一起，解决了展览文件资料分散保管的问题。

3.4 区分不同载体，确保展览档案的联系性

对文字材料，应按统一规格装订；对照片分类排列，做好文字说明；对设计图，可以装订缩印件；对光盘、录音等，可以在档案中注明清单和内容简介后进行专门的保管。不同载体可以区分保存，但要注意保持一个展览的各类载体的有机联系，使得不同载体档案能够相互参照。目前已经进入了信息化时代，可以制定有效的计算机检索体系，实现展览档案的实体分散和虚拟集中的管理模式。

4 展览档案的数字信息化建设和开发利用

4.1 加强展览档案信息化建设，是管理展览档案的一个趋势

目前我馆使用办公自动化OA软件，但没有档案管理功能，生存的电子文件无法有效保存归档，档案查阅也靠传统的手工操作，只能检索题目，无法查阅全文，服务效率和服务水平相对较为低下，已经不适应信息化时代的档案管理工作。

为此，需要借助信息技术手段对展览档案的整理、移交、归档、统计、利用等过程进行信息化管理。将档案管理系统纳入单位信息化建设的目标，开发档案管理软件，建立相关的档案管理信息系统。对现有的纸质档案进行整理、扫描、数据录入，并将扫描资料和录用信息导入到档案管理信息系统；这个系统能够与现有的OA办公软件集成融合，使得流转在OA上的文件资料结束后，能够自动归档。同时，充分利用办公自动化，建立科学有效的档案检索工具，变封闭式管理为开放式管理，在设置相应信息系统管理权限情况下，对部门和个人开放，达到“一人管理、多人共享”的优化模式，有效提高展览档案资源的利用率。

4.2 展览档案要注重它的开发利用

要重视展览档案的深层次转化。根据博物馆的发展，编研一些有价值的资料，如展览图录，宣传图册、展览档案的参考资料、著作。如杭州工艺美术博物馆利用伞、刀剑、扇基本陈列展览档案，编写了《守望运河》《天毓琳琅》摄影宣传图册，出版了《伞行天下》《刀剑（剪）春秋》《扇动风发》三本书，充分发挥了展览档案的价值，是对展览档案进行积极利用的体现；要开展展览档案数字化编研。在档案管理系统中另辟一个展览档案编研平台，网罗馆藏展览档案之外与展览专题内容有关的各种信息，制作新颖、鲜活、富有表现力的多媒体档案编研成果，并与博物馆的门户网站对接，在网站上开辟一个展览档案专栏，这样一来突破了传统意义上静态、纸本化的编研模式，为公众带来了多样化的体验和精神熏陶。

5 结束语

档案记载着丰富的信息，博物馆展览档案记录着博物馆的成长历史，科学规范的档案管理可以使档案的潜在价值发挥到最大化，这对于博物馆可持续发展，无疑有着重要的现实意义。

参考文献

[1]徐徽明.建立博物馆陈列展览档案的几点认识 [J].档案学研究，2015，（3）

[2]陈馨虹.展览的记忆—浅谈博物馆展览档案管理 [J].办公室业务，2015（9）

[3]盛志喜.钟国文.略论展览档案的有效管理[J].兰台世界，2014，（5）

[4]杨敏.浅谈博物馆档案管理工作[J] .首都博物馆论丛，2014，（12）

[5]钟国文.李佳佳.展览档案的形成特点与归档要求探析[J] .四川档案，2011，（12）