机关事业单位养老保险制度改革背景下提高人事档案管理水平探究

摘 要：2015年，国务院和各省政府相继发文，启动机关事业单位养老保险制度改革工作。在这一背景下，人事档案的重要价值突显出来，管理中存在的问题也暴露出来，如何提高人事档案管理规范化、科学化和现代化水平值得思考。本文简析了在养老保险制度改革过程中发现的人事档案存在的问题，并阐述了提高人事档案管理水平的思路，以期为人事档案管理工作水平的提高提供参考借鉴。

关键词：机关事业单位养老保险制度改革；人事档案管理；问题；提高

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是国家档案的重要组成部分①。以机关事业单位养老保险制度改革为契机，在翻查人事档案的过程中暴露出人事档案管理中的一些问题，这些问题的存在影响着人事档案本身和档案管理的质量。

1 机关事业单位养老保险制度改革背景下人事档案管理的重要性

我国自上世纪90年代初长期实行养老制度双轨制，随着社会的发展，这一制度的弊端凸显出来，这一制度的存在导致了不同体制的人待遇的不公，也阻碍着人才的自由流动，众多弊端引起了社会的热议和不满，改革势在必行。自2015年国务院和各省政府相继发文以来，各地将此项工作列为重点改革任务。机关事业单位养老保险制度改革涉及到广大机关事业单位职工的切身利益，人员姓名、三龄（年龄、工龄、党龄）、学历学位、职务职称、工资变动等信息都要做到准确，而这些信息最原始、最权威的来源就是干部人事档案，这就体现出了人事档案管理的重要性。

2 人事档案管理中存在的问题

（一）档案材料不全，信息前后不一致

人事档案一般是从中学时期开始形成，如早期的入学材料、入团入党材料等，学生时代意识不到档案对将来入学、工作等重要性，思想上不够重视，在填写个人信息时随意性较大，会出现一些问题，如名字同音不同字、出生日期不一致等，最为突出的就是出生日期混乱，农历生日与公历生日混用，甚至在档案中不同材料的出生年份存在较大的差异。档案中记载信息填写不完整，有的人事材料归档不及时造成材料缺少；有的年度考核材料、工资变动材料等不连贯，有此退休人员的档案甚至只有几页纸；还有少数干部为谋私利错填或修改个人档案信息，如年龄造假、伪造或美化学历资历信息为自己“镀金”，提升自己的竞争力。这些问题的存在严重影响了人事档案的真实性、连贯性，这就需要负责养老保险工作的人员花费相当大的精力做好信息的统计和鉴定工作，给养老保险改革工作增加了工作量和难度。

（二）人事档案纸质载体损坏

在现阶段，人事档案的主要载体还是纸，在查阅档案时仍需要翻看纸质资料，但长期反复的翻看势必会对纸质档案造成不同程度的破坏，尤其是退休人员的档案，一般为碳素墨水手写，部分人员在书写时用了纯蓝墨水或者圆珠笔，随着时间的推移字迹变得不够清晰，过去的纸张较薄，随着翻动次数的增多纸张也多有破损，对最原始的信息资料造成破坏，养老保险改革所需要的一些信息就不能很好的从档案中反映出来。

（三）人事档案作用发挥不明显

人事档案要想充分发挥起作用的前提是人事档案信息真实性、档案信息的连贯、完整性，保证档随人走。如前文所言，在人事档案管理中，存在着档案材料缺失、新材料补充不及时、涂改或错填信息及伪造档案等现象，导致一些人事档案的可信度不高，参考价值大大降低。不只是在此次养老保险改革工作中，在日常工作中，人事档案的作用发挥也受到限制，档案中的部分材料如年终考核表、评价表之类，内容大同小异，有些甚至直接从网上原文照抄，都是一些无关痛痒的“面上话”，不能准确的反映出个人的真实表现，削弱了在人员的任免、奖惩等的参考价值。

（四）人事档案管理人员认识不足，档案管理缺乏系统性

虽然从国家到地方针对人事档案管理都有明确的规章制度，仅2000年以来，中组部已下发5文件，从干部人事档案质量评价、干部人事档案的审核、干部出生日期管理、干部人事档案材料收集归档等方面做了要求②，但部分人事档案管理人员由于工作繁多，没有时间和精力去学习这些规章制度，也没有经过专业的人事档案管理培训，有些人甚至认为档案工作繁琐又没有技术含量，产生不了看得见的工作成果，对档案材料的管理不及时、不规范，更没有意识去思考信息时代发展的新形势下该如何更好的做好人事档案管理工作。

在翻查档案的过程中，发现人事档案材料普遍较乱，没有按顺序系统整理，基本是各种材料杂乱放置，没有理清顺序，也没有装订，需要什么就从各种散材料里找，容易造成档案材料的丢失，这也为档案造假提供了可乘之机。

3 提高人事档案管理水平的对策探究

（一）提高人事档案管理人员的综合素质

提高管理人员的综合素质是提高人事档案管理工作水平的关键，管理人员需要与时俱进，不断适应新形势的需要，多形式的教育培训是提高人事档案管理人员综合素质的必要手段。通过培训使管理人员熟识各项规章制度，严格按规章制度做好档案的归档、管理和利用，提高档案管理的规范化水平；紧跟时代步伐，熟练掌握现代化的信息技术，为人事档案管理信息化建设打好基础，提高档案管理的现代化水平；更新管理观念，转变传统的管理思想，促使人事档案工作从内部得以创新，提高档案管理的科学化水平。

（二）加强人事档案管理的信息化建设

在信息化的管理过程中，一个最突出的特点就是信息的共享与公开③。当前人事档案载体多数为纸质载体，信息不全面，管理起来耗时耗力，利用效率也比较低。随着时代的发展，人事档案管理引入现代信息技术是大势所趋。在人事档案管理中，建立完善的人事档案管理系统，加快数据库建设，对大量人事信息进行存储、分类和高速处理，提高档案的归档和利用效率。纸质档案和电子档案并存，减少因纸质档案损坏或丢失对档案信息的影响。

现代计算机技术的引入为档案管理工作提供了便利，但带来的安全风险也随之提高，人事档案管理引入信息化的同时，要在安全保密工作上给予足够的技术支持，有效防止人事档案信息的泄露和丢失。

（三）创新人事档案管理的工作方法

要做好人事档案管理的创新与发展，就必须创新工作方法，提升管理的科学化水平，提高管理工作效率，使人事档案管理工作更具可操作性、更具活力。如武汉某高校在人事档案管理方面的做法值得借鉴，将学生的档案分类，分为中学档案、大学档案、研究生档案，分装在不同的小袋子里，在查找时既节省时间又能有效防止其他档案材料的丢失。如出生日期是养老保险制度改革一项很重要的信息，一般是以档案中最先记载的出生日期为依据，如果档案按照时间先后做好分类和排序，在翻查出生日期这一信息时效率就会大大提高。

参考文献

[1]池红.干部人事档案中“三龄一历”的认定[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2014（1）141-144.

[2]赵涛.浅析高等院校干部人事档案中出生日期的认定[J].新西部，2015（23）115.

[3]郭颖.谈事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战[J].科技展望，2016（23）251.

作者简介

刘巧林（1987-），女，汉，山东广饶，湖北省农科院经济作物研究所，管理学硕士，助理馆員，研究方向：人事档案管理。