试析电力企业文书档案的管理及利用

顾智纯

摘 要：社会竞争日趋激烈，企业管理的水平在一定程度上左右着企业的竞争力，档案管理是企业管理的重要组成部分，为企业的发展提供信息保障。电力企业相比于其他企业，档案管理及利用的工作更加重要，因为电力企业担负着为社会经济发展保驾护航的作用，完善而丰富的档案资料能保证电力企业的可持续性发展，同时能在解决具体工作问题中发挥重要作用。电力企业档案管理及利用已成为行业内关注的一个焦点问题，本文将从电力企业档案管理及利用中存在的问题和改进工作的具体措施等方面进行简单论述。

关键词：电力企业；文书档案；管理及利用

电力企业的文书档案管理工作日益复杂化和多样化，信息量和信息形式较以前都有了很大变化，电子文档更多代替了纸质资料，这就使得档案管理工作的方式方法也要相应变化，利用信息化和网络化的方式对文书档案进行有效归类存档，加快电子档案库的建立，建立起一套科学高效的电子档案管理系统，提高工作效率，提高电力企业核心竞争力。但是，眼下电力企业的文书档案管理工作还存在诸多问题，阻碍企业的快速发展。

1 电力企业文书档案管理及利用中存在的问题

1.1 企业自身对文书档案管理及利用工作重视不够

当前，大部分电力企业还是将全部工作重心都放在保证供电安全和供电质量的工作上，对文书档案管理的工作重视不够，甚至完全忽略，这直接造成了企业文书档案管理混乱、不完备、丢失等情况。一些电力企业领导认为文书档案工作完全是文字性后勤工作，只是企业传递信息的载体，而没有认识到它是企业的重要资源和财富。企业对文书档案管理工作投入的资金和人力不足，没有认识到档案管理工作和电力质量一样重要，厚此薄彼，造成了企业文书档案管理工作陷入混乱和被动，当企业发展过程中需要对相应历史信息进行梳理总结、提供思路和用以解决问题时，就会意识到这种损失是难以承受和无法挽回的。

1.2 文书档案管理工作的资金不足

由于大部分电力企业没有认识到文书档案管理工作的价值，对其重视不够，造成了文书档案管理过程中人员不足、资金不足的困境。文书档案管理工作的有效提高需要必要的资金作为保证，纸质文档到电子文档的信息形式的变化，需要相应的计算机设备和软件对文书档案管理系统进行升级改造，对相关的档案管理人员进行培训和指导。随着信息化时代的到来，相应软硬件和人员素质的提升都离不开资金作为保障。

1.3 电力企业文书档案管理人员素质偏低

由于电力企业领导对档案管理工作的认识不够、资金不足，造成当前大部分电力企业的文书管理人员都是办公室或者行政工作的兼职人员，并非专业的文档管理员，因此这些实际的文书档案管理人员并不具备专业的文档管理知识和高效的工作方法。这就造成了电力企业内部文书档案资料收集不准确、不完整，存档混乱、查找不方便等情况，严重影响文书档案资料的使用效果和准确率。提高文书档案管理工作人员的业务素质是提高电力企业文书档案管理水平的一项重要措施，对文书档案管理人员进行不定期培训和并建立相应的规章制度至关重要。

1.4 电力企业文书档案管理方式落后

现代社会信息化发展突飞猛进，各项事业的信息化和智能化程度日益提高，电力企业的一些内部设施经过升级改造也向数字化和智能化的方向靠拢。但是文书档案管理工作的信息化建设工作却相对落后，一些电力企业还靠人工录入、人工存档、人工查找、借阅等方式工作，这就造成了文书档案管理工作效率低下、易出错的局面。因此设立专门的文书档案管理机构、建立信息化和数字化的文书管理系统，利用科技手段提高电力企业的文书档案管理利用水平。

2 提高电力企业文书档案管理及利用水平的具体措施

2.1 加强电力企业对文书档案管理工作的认识

电力监管部门要在整个电力系统内部宣传文书档案管理工作的重要性，加强电力企业领导的认识，从而提升整个电力企业内部人员对文书档案管理工作重要性的认识。提高档案管理在企业运营中的地位，设立专门的分管领导、改进文书档案管理工作的方式方法、淘汰落后设备等。

2.2 建立健全文书档案管理制度

建立健全电力企业文书档案管理制度，利用科学化手段提高文书档案管理水平。将具体的存档流程、借阅、查找方法编辑成册，相关的具体管理工作责任到人，提高管理效率。最大程度的保护文件资料，延长文书档案使用寿命，更好的为企业发展提供资料保障。

2.3 提高文书档案管理队伍整体素质

科技的迅猛发展，要求文书档案管理人员具备相应的计算机知识和处理电子文档的能力。纸质资料和电子文档的多种档案形式的保存、调阅，要求档案管理人员不仅要工作细心、负责，还要具备现代化的文档管理技能。这就要求文书档案管理人员在日常工作中刻苦钻研、及时发现问题解决问题、以高度的责任心和事业心对待工作，不断拓宽视野、学习新知识、提高服务意识，全面提高自身素质。

2.4 加大文书档案管理中信息化设备的投入

提高电力企业文书档案管理水平，现代化技术和信息化设备的投入必不可少。在文书档案管理工作中配备必要的计算机和相应的软硬件设施，建立数字化和智能化的文书档案管理系统，将其与电力企业的智能管理系统联系起来，利用企业资源和网络知识更便捷的为文书管理工作提供指导和支持，从而更好的管理和利用文书档案资料。

3 结论

经济的快速发展，电力企业的保障地位越来越重要，提高电力企业的管理水平非常必要，其中提高电力企业文书档案管理和利用便是一项重要任务，它不仅为电力企业的可持续发展提供必要的信息支持，也是整个电力行业的一笔重要财富。因此，这需要加强电力企业领导对文书档案管理工作的认识、加大信息化设备的投入、提高文书档案管理人員素质，多角度全方位提升电力企业文书档案管理水平，共同为电力企业的发展贡献力量。

参考文献

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