浅析档案管理中存在的问题及对策

王丹+柴宏

摘 要：随着我国经济水平的持续提升和事业单位整体水平的持续进步，新形势下事业单位档案管理工作得到了越来越广泛的关注。本文从阐述事业单位档案管理工作中的问题入手，对新形势下事业单位档案管理工作对策进行了分析。

关键词：档案；管理

在我国事业单位的发展过程中档案管理工作一直是其中重要的组成部分，而事业单位档案管理工作的进行需要对于存在的问题进行有效的解决，因此在这一前提下对于新形势下事业单位档案管理工作进行研究和分析就具有极为重要的现实意义。

1 单位档案管理中存在的问题

1.1 管理制度混乱

事业单位档案管理的首要问题就是档案管理制度非常混乱，很大一部分事業单位对档案管理不够重视，没有建立相关的管理制度，有的虽然建立了管理制度，但是执行力度非常差，制度常常流于形式。档案管理人员的责任心也非常的差，大堆大堆的档案在档案室堆积如山，档案的收集也不全面，丢失现象非常普遍。特别是一些外借的档案，没有履行相关的外借手续，有借无还的现象经常存在，也有很多人钻档案制度管理的空子，私自对档案中的数据进行涂改，严重的损害了档案的真实性。

1.2 利用率非常低

众所周知的是，虽然档案资料没有办法直接转化成社会财富，但是它所能够提供的信息却对社会经济的发展都有着非常重要的推动作用，这一点，即使是很多的专业档案管理人员也没有认识到，所以在我国事业单位的档案管理过程中，出现了重收藏轻利用的局面，非常重视对档案的归类和收藏，但是对于档案的利用价值却没有很好的宣传，所以即使是单位的员工，对于档案的利用效益都不够了解。也正是由于对档案的利用价值缺乏足够的认识，所以事业单位的档案管理存在信息资源开发不足，造成档案利用率不高的问题。

1.3 档案管理手段非常落后

计算机网络技术的普及提高了人们处理信息的效率，因此，非常普遍的运用在日常的生活与办公过程中，它的管理手段也在不断地进步，遗憾的是，大部分事业单位并没有积极地将这项技术引入到日常的档案管理过程中去，而依然采用人工管理的手段，档案管理的效率非常低，出错率也非常的高。除此之外，档案管理的办公地点条件也非常简陋，档案柜陈旧老化，档案室的建设相当的落后。

1.4 缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作是一项对工作人员的专业素质要求非常高的职业，不得不提的是，现如今事业单位的档案管理人员绝大多数不具备相关的工作经验和专业的档案管理理论知识，无论在专业素质还是文化层次上都有欠缺。知识结构的不合理是一方面，档案管理人员素质不高的另一方面表现在他们的工作态度上，由于上级管理人员对于档案管理工作重视程度不够，很多管理人员工作积极性也不够高，工作态度消极散漫，人浮于事，极大地降低了档案管理工作的效率，影响了档案管理信息的收集与处理。

2 提高单位档案管理水平的建议

2.1 健全制度

事业单位的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，事业单位档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束员工也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，事业单位中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

2.2 加强组织领导

各级行政事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.3 开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

2.4 档案的保管

实践证明，档案保管是一项非常严谨且责任重大的工作，也是实现档案科学管理的重要内容和重要环节，做好档案保管，既要有硬件，也要有软件。所为硬件，是指有良好的库房，标准的装具，以及必要的保护设施。所为软件，就是档案管理人员对档案的保护知识、保管方法、保密意识和需要认真执行的档案管理制度。基层单位的档案保管硬件往往因为条件的限制而比较简陋，这就更需要档案管理人员注意日常的巡查，注意档案库房的温度、湿度的控制与调节，注意防盗、防水、防火、防霉变、防虫蛀、防有毒有害气体等各种因数对档案的危害。借阅档案要严格执行管理制度，办理借阅登记手续，借出和归还时都要做到当面清点，归还的档案资料按顺序放回原位，以便日后次查找。保证巳归档的资料安全、完整。

2.5 引进专业技术人才，做好培训工作

对于当前很多的单位来讲，档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对单位的档案管理工作十分的不利。所以，要加强对单位的档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。

3 结束语

随着我国国民经济整体水平的持续提升和事业单位发展速度的持续加快，新形势下事业单位文书档案管理工作得到了越来越多的重视。因此事业单位档案管理人员应当对于工作中存在的问题有着清晰的了解，从而能够在此基础上通过实践的摸索、提高来促进我国事业单位档案管理整体水平的有效提升。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）.

[2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010（04）.