信息化在事业单位文书档案管理中的创新型应用探究

王金娣

摘 要：随着现代科技的飞速发展，人们的生活变的越来越方便快捷。这是信息化时代带来的便捷之处。而文书档案的管理上很早以前就开始运用信息化产品了。文书档案管理信息化，不仅提高了文书档案管理的水平，同时能及时提供准确完善的档案信息。文书档案管理是每个事业单位各项工作的真实记录，为以后的持续发展提供了重要依据。

关键词：信息化；事业单位；文档管理；应用

1 引言

本文从文书档案管理的重要性出发，探讨了信息化在事业单位文书档案管理中的创新型应用。因为现在的信息化设备和手段在我国事业单位中的应用已经变的越来越深入，而对于那些文书档案管理人员来说，不仅要精通这些设备，还要利用这些信息化手段，提升工作质量和效率。

2 文书档案管理信息化的优点

信息化进入每个企事业单位文书档案管理工作后，首先就让文书档案管理工作变的更方便了。不仅便于检索，办公效率也变的更高了。这些都是非常显著的变化。电子档案基本上使用光盘或磁盘作为载体，进行信息存储。因为计算机运算速度是根本人力无法比拟的，更具有强大的信息处理功能，所以避免了很多漏洞的出现。要是用传统的人力进行手写收集信息，将会出现大量的不完整信息，可能还会出现漏抄或字迹不工整等问题。所以信息化的应用，节约了人力更提高了准确度。电子档案的分类比较明确，极大的缩短了收集、统计和查阅的时间。方便和效率高，是信息化管理文书档案和传统文档管理方式上最明显的变化。

另一个优点，就是容易保管。电子档案都是用高科技材料制作而成的，与书纸比起来，不仅防虫、防潮，还可以重复多次使用。传统的纸张，很容易受到潮湿产生氧化反应，还会被腐蚀。节能环保和使用寿命上书纸类肯定无法与电子档案相媲美。电子档案最大的优点在于存储空间小、存储时间长、不易受损、容易保管、操作简单，不需要多大的人力物力就能解决很多事情。

3 事业单位做好文书档案管理的重要性

在任何一个企业或者单位，文书档案管理都是一项机密性、政策性、专业性的工作。在信息化时代市场经济管理中，用信息化对文书档案进行管理，在资源开发上有着重要的作用。文书档案可以作为一种凭证，因为它客观的记录了历史情况。它能真实的记录当事人的历史真迹，如当事人的手稿和录音等等。不仅保存了其声音，可能还有形象投影等。对于事业单位而言，这些文书档案的价值都是非常重要的。不仅如此，文书档案还具有参考凭证作用。因为它记录了历史中实践活动的成功与失败。为后人留下了真实的依据。例如，在公安破获任何一件案例时，都会有被害人的信息（无论是语音类还是一些物质证据）和被害现场的相片或录像等。还可能会有医院或者化验室提交的相关证据。而这些都要长时间保存下来，不容许出现丢失或受损等情况的发生。电子文档就能很好的解决此类问题。这些文书档案不仅记录了历史案件，为以后的每个侦查行动提供了真实的依据。文书档案管理在事业单位是非常重要的。所以信息化在事业单位文书档案管理中的创新和应用，会让文书档案管理工作变的更便捷更准确。

4 信息化在事业单位文书档案管理中的创新型应用

对于任何一个事业单位而言，数据信息管理都是最基本的工作。将传统的手写文书通过现代科技手段，转化为数字化的信息进行保存。这个过程称为数据信息化。例如，在医院会出现很多种类型的疾病，每个疾病都会出现一系列的症状和反应。对这些疾病都采取怎样的治疗手段会有更突出的疗效等，都会一一记录在档案中。在什么季節什么疾病的发病在什么人群中的率比较高，会出现怎样的症状等。这些都可以应用数据信息化进行记录。根据这些记录，医院可以针对性的进行治疗或让人们做好相应的防御措施。

对文书档案管理过程中，管理人员的职务操作上的信息化应用。在传统文书档案管理工作中，工作人员的一点疏忽就会导致数据信息上的错误。当有人查询或使用时，会出现很多问题。但是信息化的方式，就能极大程度的解决这类问题。可以根据每个事业单位自己的情况，进行集中分类、查询、开发和集成。根据信息化的数据系统，让工作人员进行编目、分类和保存。这种职务信息化为事业单位文书档案管理工作带来了高质高效的成果。事业单位文书档案管理工作要有一个规范的程序和方法。要应用数据信息化全面普查每个案卷，删除一些无用文件，防止出现重复或低效率的情况出现。这是实现档案管理的标准化和规范化的基础。一些组卷中的案卷重复或混杂的现象特别多，应用数据信息化能很容易找到组合案卷中的类似或重复的案卷，从新进行分组。这样能让工作人员很容易找到那些无页码、无案卷标题或标题不清楚的案卷，并可以从新填写分组。数据信息化的应用可以提高检索查询的准确率。因为每个档案都有相应的、规范的标题和分类。标题和分类的标准化，才能保证检索和查询的准确率。工作人员要规范每组案卷的题名和类别。只有这样从能让需要的人群应用信息化设备准确的查询到自己要找的内容。

任何一家事业单位文书档案都有原始保存的特性。后期根本无法对其进行篡改。对于安全方面，绝对不容许出现非权限人员的恶意操作。而应用信息化对事业单位文书档案进行管理，安全和保密工作更加有保障。每个事业单文档管理信息化平台都有相应的安全防护功能，防止外界非正常登陆和入侵。每个事业单位根据自身特点制定相应的管理条例，针对不同的安全事件进行特殊的处理方式。

每个事业单位文书档案管理工作都非常的重要。所以对人才的需求也是非常高的。管理人员必须能做到档案的统计、整理、收集和检查等工作。在做这些工作时，管理人员必须懂得相应的操作技能。计算机操作水平和网络应用能力，都是文书档案管理工作中必备的。要是事业单位有一批能进行档案信息深层次研究开发的专业性人才，那么，文书档案管理的安全性和保密性将大大提高。要想提升文书档案管理水平就要将高效的人才和管理方式相结合起来。

5 总结

综上所述，文书档案管理是一件非常重要的工作。文书档案真实的记录了事业单位的实践成果。是各项事业持续发展的重要依据，因为它客观的记录了历史情况。而信息化在文书档案管理中的应用，使得文书档案管理变的更快捷便利，也节省了人力物力。信息化在文书档案管理上的优点有很多。而更多的探究信息化在事业单位文书档案管理中的创新应用，能让事业单位文书档案管理更标准化和规范化。但万卷不离其宗，人才的需求是每个企事业单位抓的重点。特别是文书档案管理上，管理人员要熟悉计算机应用的同时，还要对信息化文档管理有一定的专业技术水平。能够及时发现文书档案管理中的一些安全隐患，并及时进行处理。虽然每个事业单位文书档案管理平台都有相应的安全措施，但是不排除会出现一些安全漏洞。而管理人员有一定的专业技术，针对相应的安全漏洞进行修补或从新设计。本文对目前信息化在事业单位文书管理中的应用为基础，探讨了一些创新型应用。而信息化在事业单位文书档案管理中的创新型应用，还需要不断的探索和研究。

参考文献

[1]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策.《档案与建设》.2011年7期

[2]王存喜，杨玉枫.谈高校离退休教职工电子档案系统建设.《华北科技学院学报》.2014年11期

[3]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用.《中国信息技术教育》.2014年6期

[4]梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析.《黑龙江科技信息》.2015年30期

[5]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究 .公共管理学. 长安大学. 2012（学位年度）