浅析如何做好基建档案管理工作

周志慧

摘 要：基建档案记录了工程建设过程的每一个环节，是建筑物化技术和工艺的客观反映。本文主要分析了我国基建企业基建档案管理的现状和存在的问题，并针对这些问题给出了一些具体的意见和对策。

关键字：基建；基建档案；问题；建议

1 引言

基建档案是基建工作的重要部分、建设离不开基建档案，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据、一份好的基建档案几乎涵盖了项目工程的立项、可行性研究、计划、施工图设计、招投标、施工及管理、竣工验收等一系列固有的基建程序；它深刻地揭示了工程实施中每一个环节的实际状况；详实地反映了工程项目建设的全过程因此，在基建工作中一定要充分认识到基建档案的重要意义，重视每一项工程的基建档案工作，从建与管两方面入手.认真抓好基建档案工作。

2 基建档案管理现状

目前，在人们的意识中对基础设施的建设比较重视，往往忽略在建设过程中积累的文字资料。基建档案的价值主要体现在基础设施的扩建、维护及建筑物的翻新改造等方而，在短期内不能体现其经济价值，从而导致对基建档案的重视程度不够，这也导致了基建档案管理的需要问题。

3 基建档案管理部门工作中存在的问题

3.1 缺乏有效的约束机制

在基建档案管理工作中缺乏严格的约束机制和调控手段，导致档案工作不实。基建档案在工程施工的前期就开始形成，在工程进程的每个阶段都有相关的文件材料产生，而各个时期所形成的文件材料可能分散在各项目负责人的手中，为了个人使用方便，大多数人将所掌管的项目材料自己保存。由于对基建档案的重视度不够，随着时间的推移，工程的推进，有些文件材料就会丢失。

3.2 对基建档案管理工作不够重视

虽然基建对于基建档案管理投入了人力、物力、财力，但是受到传统观念的影响，单位领导对于基建档案管理的工作还是不够重视，他们把精力大多投在办公室里，虽然配备了基建档案室，但是也只是流于形式。施工单位也没有设立专门的机构来做基建档案的管理工作，更没有完整的规章制度来保护和做好基建档案工作，导致基建档案的归档内容含糊不清，建档程序不规范，不合理，分类不科学。

3.3 基建档案管理人员素质不高

在基建檔案管理人员你的选择上，管理者受重视程度的影响，往往喜欢把那些没有一技之长、非医疗专业、文化程度不高的人员安排在基建档案管理工作上去，他们认为基建档案管理工作比较简单，不需要太多的专业知识。但是在实际的工作中，基建档案管理工作比较繁琐，有时还要利用计算机去检索、查询，信息量比较大，这就要求基建档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神，而且还要具备一定的专业知识。但是现有的基建档案管理人员往往都是一些非专业的人员，不能很好的胜任这个工作。

3.4 基建档案管理人员工作积极性不高

在现有阶段，基建档案管理工作得不到重视，加之基建档案管理工作相比其他部门不容易出成绩，没有很大的晋升空间，他们人微言轻，说话不够分量，都是一些默默无名的工作者，想通过坚守岗位、尽职尽责来获得晋升好比就是一种奢望。基建档案管理工作人员长期要面对这些繁琐、任务重、复杂的工作，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会缺乏积极性和主动性。

3.5 基建档案管理制度不健全

基建档案管理工作缺乏一套完整的管理系统，管理尚未达到规范的程度，基建档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料，每个科室的资料都分布在自己的科室。加之，基建档案管理部门对收集上来的资料不能进行规范化的管理，在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比如在使用基建档案时，往往需要大量的人力去查找，影响基建档案的使用效率。

3.6 基建档案信息化管理水平低

目前基建档案管理工作还停留在传统的管理模式，大多数手工操作，信息化管理水平比较低，不具备恒温、恒湿的保存要求，查找资料时效率比较低，耗用的时间比较多。大部分的资料采用的是纸质型，缺少大数据、存储设备的现代化管理手段，很多声音和视频资料因为缺乏保存的条件而被舍弃，从而影响了基建档案的完整性。

4 对基建存在问题的对策建议

4.1 提高基建档案工作认识

一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此，的领导应该更加重视基建档案管理工作，给予财政支持和人力支持，必须的时候提供软硬件的支持。基建的基建档案管理工作的是一项非常重要的工作，它是对过去工作的记录和反映，以供人们查询、参考、利用。是以后工作得以顺利开展的强大支撑。为了提高的工作质量，就必须重视基建档案管理工作，以网络建设为主题思想，创建一个有序、简便的工作环境。

4.2 建立科学合理的基建档案管理体系

基建的工作信息量大、还有大量的预防、监测记录、实验数据等等。工作繁琐，所以必须要建立科学合理的基建档案管理体系，目的就在于将各类信息进行有序的划分，归档保存，提高基建档案的使用效率。在建立管理体系时，要充分的考虑职能和分工，提升管理的效率。首先，基建档案员要按严格的程序和规范对资料进行归档、整理、保存。其次就是制定相应的安全保密级别，对于重要的文件要加强管理的级别。最后就是要做到清楚的标注，做到有据可查。

4.3 加强基建档案员的素质培养

基建档案员大多数是有兼职人员组成，他们只熟悉本科室的业务，缺乏相应的专业知识，因此，加强基建档案员的素质培养迫在眉睫。对基建档案员要定期培训，提高他们的专业知识和对基建档案工作的认识，并进行专业继续教育。除此之外，基建档案管理人员还要学会基建档案的立卷与编订。随着社会信息化的发展，基建档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作，数字化不断升级，电子文档等信息化文件为检查提供了便利，基建档案员要不断提升自己的业务知识，还要提升自己的信息处理能力，从而提高工做的服务质量。

4.4 实施绩效考核，促进基建档案发展

绩效考核是一种有效的激励手段，建立科学合理的绩效考核体系有利于提升基建档案员的工作积极性，还能引起领导层的重视，建立奖罚分明和晋升制度，可以让基建档案员端正工作态度，提高他们的工作热情，主动的完成繁琐、复杂的基建档案工作。通过对基建档案工作的分解、考核，建立绩效考核体系，将会实现基建档案管理的科学化和规范化。

4.5 加强基建档案的信息化建设

基建档案的数字信息化建设主要有以下三个方面。一是竣工材料数字化。作为基建档案中利用率最高、价值最大的材料应首先对其进行数字化。二是数字化管理系统的建设。档案数字化处理除能提高档案材料的永久性外，还能提高档案的查询率和有效性，更加快捷的提供档案服务。三是远程数字化查档系统的建设。在信息化时代，高效快捷成为主要特征，基建档案信息化，可以进行统一管理和查询服务，建立基于WEB数字化平台，必将成为档案数字化的发展趋势，为用户提供更好、更快捷的档案服务。

5 结语

基建的基建档案管理工作是一项非常重要的工作，它的顺利开展有利于推动基建单位工作的顺利进行。提高对基建档案工作的认识、基建档案员的素质，并建立科学合理的基建档案管理体系，实施绩效考核都是提升基建档案管理工作的有效手段，搞好基建的基建档案管理，对基建自身的建设与发展有着重要意义。

参考文献

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[2]范喜慧.新时期如何规范和强化工作中的基建档案管理[J].行政管理，2011（30）

[3]赵惠芳.新时期基层基建档案管理刍议[J].产业观察，2015（14）