试论如何做好实物档案整理工作

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：档案整理是档案管理工作的重要一个环节，尤其是对实物档案而言，实物档案整理工作至关重要，做好實物档案整理工作可以更好地发挥这些实物的作用，推动企业更好地发展。本文就如何做好实物档案整理工作进行了相关的分析。

关键词：实物档案；整理

实物档案是企业档案全宗的重要组成部分，对企业自身的发展有着重大影响。实物档案具有保存价值和激励作用，可以激励企业朝着更好的目标奋进。然而实物档案有着种类多的特点，整理、分类难度较大，开发、保管任务较重，容易造成实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节的现象，从而不利于企业自身的发展。随着社会的快速发展，对企业档案管理工作要求也越来越高。实物档案作为企业档案管理的重要内容，在当前社会发展形势下，加强实物档案整理是提高档案工作管理水平的当务之急。

1 实物档案整理的重要性

所谓实物档案是指记录和反应本企业有关生产、基建、科研技术、经济管理以及各项工作中形成的奖杯、奖状、奖牌、证书等。在现代社会里，实物档案的作用越来越突出，加强实物档案整理可以维护实物档案的完整性，发挥实物档案的作用。然而许多电力企业还没有认识到实物档案整理的重要性，许多实物档案都是随意的摆放，没有做好相关整理工作，使得许多实物档案发生霉变、虫蛀、字体脱落等问题，如国家颁给企业的证书，这种实物档案是对企业在发展过程中所做出贡献的最大肯定，也是企业引以为傲的资本，如果企业疏于整理，证书很有可能就会发生霉变，从而使得证实失去其完整性，难以发挥出应有的作用，这对企业而言也将是一大损失。实物档案对企业业绩的一种肯定，代表了企业的一种价值取向，有着良好的激励作用和查考利用价值，是文书档案的重要补充。企业应当认识加强实物档案整理，确保实物档案的完整性，从而更好地发挥实物档案的作用，激烈企业更好的发展。

2 如何做好实物档案整理工作

2.1 实物档案的分类

在实物档案整理工作中，档案的分类是一道工作的工序，要想确保实物档案的完整性，要求档案工作人员要积极地做好实物档案分类。在分类时，工作人员应当按照实物档案的内容、形式特征、获得时间等有类比类的进行分类保存。如，工作人员在整理过程中，可以按照实物档案管理的基本规律和要求，采取年度、保管期限等分类方法对实物档案进行分类管理，如年度分类以年份来对实物档案进行分类，同一年，将本企业获得的证书、奖牌、奖状、锦旗等分类摆放，避免同类实物档案的分散，方便实物档案的查考和利用。

2.2 实物档案的排列

实物档案的排列就是按照一定的原则和方法来对实物档案进行先后次序的排列。通过实物档案的排列，进一步增强实物档案的系统化程序，以便实物档案的更好利用。在实物档案排列中，碰到两个或者两个以上的实物档案日期相同的情况下，要按照重要程序来进行排列；在同一类目内，同一载体的实物档案，应按照实物档案的制发时间的先后顺序进行排列，不同载体的实物既可以按照实物档案的制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，如奖品类可按照奖状、锦旗、证书、奖牌等载体形式依次排列。

2.3 实物档案标签的制作

实物档案有着种类多的特点，对实物档案贴标签可以起到醒目的作用，尤其是在相同类别、统一载体的实物档案中，通过贴标签可以避免混淆。在实物档案整理中，将制作好的标签贴在实物档案的背面右下角或者正面下下角处。通过标签可以为后续的编目工作以及将来查找和利用实物档案时提供便利。实物档案所贴标签项目应当包括名称、授奖单位、获奖单位、获奖日期、载体种类、档号等基本信息[1]。

2.4 实物档案的编目

实物档案编目就是对实物档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中一项重要的内容。编制实物档案目录可以为实物档案的保管、鉴定、检索以及统计等工作提供保障。实物档案是以“件”为单位，故此，在实物档案目录编制中，也应当以“件”为单位来进行，每一件实物都应当有一个编目，且每一件实物在实物档案中只能体现一个条目，避免实物档案的更好利用。在实物档案编目中，根据实物分类、排列、贴标签的结果逐类编目，从而确保编目能够全面地反应实物的全貌。实物档案的编目应当包括档号、名称、授奖单位、获奖单位、获奖日期以及载体种类等基本信息[2]。

2.5 实物档案的装盒

实物档案的装盒就是将实物按件号顺序入档案盒，是实物档案整理的最终结果。在实物档案装盒前，要选择适合实物档案大小的载体，如印章类实物档案可以放置在与印章大小相符的文书档案盒里，在盒内设置实物档案目录和备考表，以便实物的保管和利用，在填写相关信息的时候信息内容要清除，要真实。再如奖状类实物档案可以卷起来，锦旗可以挂起来，也可以折叠平装[3]。

2.6 加大计算机信息技术的应用

实物档案是企业发展以及各方面工作取得突出成绩的肯定，有着较高的查考利用价值和宣传教育功能。然而实物档案随着时间的推移也会出现字迹模糊、酶变等问题，从而影响到实物档案的完整性，不利于档案的考查利用。在这种情况下，企业可以利用计算机信息技术来进行实物档案的保管。利用相机将这些实物档案排成照片，在拍照的过程中要确保照片的清晰，能够反映实物档案上所有的文字信息，然后以照片的形式存储在计算机中，以便更好地确保实物档案的完整性。同时企业可以更好地利用实物档案的图片来激励企业员工，强化员工的主人翁精神，从而推动企业的更好发展[4]。

2.7 加大实物档案工作人员的教育

在实物档案整理工作中，档案工作人员能力的好坏直接影响到了实物档案整理工作质量。为企业要想提高实物档案整理效率和水平，就必须加强档案工作人员的教育。一方面要加强档案工作人员专业档案整理能力的培养，提高他们的档案整理水平，从而更好地开展档案整理工作；另一方面，要加强职业教育，提高档案工作人员的职业素质，为实物档案整理工作培养一直专业的队伍。另外，企业还必须落实相关责任，将实物档案整理工作相关责任落实到实处，从而提高档案工作人员的工作责任性，避免在实际工作中出现偏差和失误，确保档案整理工作质量[5]。

3 结语

随着社会的快速发展，对企业档案管理工作要求也越来越高。实物档案整理作为企业档案管理的重要组成部分，对于企业而言，实物档案整理工作的好坏关系到了企业档案管理水平，影响到了企业自身的发展。实物档案有着较高的考察利用价值，是文书档案的补充，有着教育宣传功能，在现代社会里，企业应当重视实物档案整理工作，要积极地做好实物档案整理工作，结合企业的实际情况来进行实物档案分类、排列、贴签、编目以及装盒，从而更好地方便实物档案的利用。同时，要加强档案工作人员的教育，善于利用计算机技术，来提高实物档案管理效率，从而推动企业的更好发展。

参考文献

[1]王海洋. 浅谈实物档案的整理[J]. 黑龙江史志，2014，01：118.

[2]辛越男，吴林岚. 浅谈如何做好实物档案整理工作[J]. 兰台世界，2014，29：81-82.

[3]王志英. 档案整理工作是提高档案利用价值的保障[J]. 机电兵船档案，2011，03：41-43.

[4]王子肖. 谈实物档案整理[J]. 科技档案，2012，02：19-21.

[5]姚淑慧. 实现实物档案科学整理的几项具体措施[J]. 才智，2010，18：292.

作者简介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作单位：国网池州供电公司，档案专责，研究方向：电力档案。