民营企业档案管理路径优化探析

丁明杰

摘 要：档案管理不但是企业应履行的法律义务，也是企业义不容辞的责任。作为记录企业和员工发展的重要资料，档案不但对企业的长远发展有重要意义，对于社会稳定和发展也具有重要意义。与民营企业发展的速度和规模对比开看，民营企业的档案利用和管理略显滞后，甚至部分民营企业的档案目前仍处于混乱无序的状态。通过对民营企业的档案管理问题进行探究，寻找民营企业的档案管理中出现问题的原因，并根据问题和原因提供档案管理的优化路径，为民营企业发展提供新的动力。

关键词：档案管理；民营企业；路径；优化

作为非公有制的重要组成部分，民营企业具有强烈的中国特色。2010年，国务院下发《关于鼓励和引导民间投资健康发展的若干意见》，首次明确提出“民营企业”的概念，表明了国家对民营企业地位和作用的认可。在本文中，所有提到的民营企业均指以民间投资为主体的私营企业。1987年，国家经济贸易委员会和国家档案局对企业档案进行里明确规定，并对其作用和价值做出了较为明确的诠释，经过近30年的发展，档案管理在民营企业中扮演了重要角色，特别是对一些大型民营企业的发展做出了重要贡献，如华为公司规范化和系统化的档案管理为其提供了大量的人才资源，成为华为成绩的重要保障。但我们必须清醒的认识，我国大部分中小企业在档案管理中的问题愈发明显，许多中小企业只重视生产经营而忽视管理，使企业档案沦为空中楼阁，成为一纸空文，不但无法助推企业和员工的成长，也对国家和社会造成了重要的资料损失。

1 民营企业档案管理中存在的问题

1、档案流动性大，安全性不高

大部分民营企业规模相对较少，资金相对紧张，特别是初创阶段的民营企业，怎样活下去是其考虑最多的问题，而与经济利益不直接相关的档案管理在许多民营企业被忽视。此外，民营企业的员工流动性较大，临时性的招聘和比例较高的人才流失使企业档案动态偏离较大，在一定程度上也很难保证档案按渠道流动，安全性不高。

2、档案管理不清，科学性不强

部分民营企业缺乏档案管理部门，有的与企业办公室合作办公，有的由民营老板兼职管理，由于专业知识的缺乏，使档案管理仅限于档案接受、归档和转出等简单任务，而缺乏档案发掘等专业处理，等谈不上档案的应用。部分民营企业员工缺乏连续性的工作经历，随意带走、随意接受的事情时有发生，人事档案很难成为员工成长的忠实记录。

3、档案更新性差，利用率较低

一般来说，档案作为员工成长和发展的最直接材料，应该进行及时更新，但部分民营企业忽视对档案的更新和修正，只负责在档案接受和转出时盖章或是填写应付性话语；部分民营企业管理者从来不看员工档案，无法从员工过去的表现和成长中找到发光点并加以利用；部分民营企业员工也不注重对自身档案的更新，在企业要求提交材料时随意、随便提交，有档不用在民营企业里比比皆是。

4、档案管理不严，真实性不强

部分民营企业不接受员工档案，也不督促员工进行归档，使员工自身持有档案，在使用时自己提供，无法保证档案的真实性；部分民营企业在员工转当时随意填写意见，不能真正反映员工在工作期间的真实表现；部分民营企业在企业认证、产品研发等阶段对员工档案大量造假，使员工档案丧失真实性。

2 民营企业档案管理问题存在的原因探析

1、政府监管力度弱化

作为独立的经济实体，其所有制的特殊性决定了其对本身企业的档案拥有自主管理权。特别是《物权法》的颁布，更加明确了档案的产权属性，对于管理模式和运行机制，企业均具有自主权。在此形势下，档案行政管理部门原来的管理模式实效，工作方法也大多不再适用。但将“自主管理”异化为“放任自流”，使政府对企业档案的监督和管理荡然无存。

2、企业管理意识淡化

民营企业的最大追求点就是利益最大化，所以民营企业的主要精力都投入到生产和经营上，对于短期内对经营和生产作用不大的东西，企业很少愿意关注，而档案管理正属于这个范畴。民营企业的管理者大多文化水平不高，他们认为档案管理费时费力，负担较重，很难认识到档案管理对企业后期发展特别是经营生产、市场开拓过程中的重要作用。

3、员工参与意识缺乏

民营企业的员工大多通过社会招聘，员工的维权意识和长期意识较差，许多员工抱着“干一天赚一天”的心态开展工作，他们中的大多数对档案的认识不到位，甚至许多人没有个人档案。民营企业的员工更在乎的是每天的报酬，而对档案、人事关系等非急需现实问题关注较少，意识薄弱。

3 民营企业档案管理优化路径探析

1、增强政府监管意识，打造特色新模式

随着企业档案管理意识和员工维护意识的提高，档案规范化会进一步加强，但仅仅靠“自律”和“自觉”很难达到规范化的效果，所以政府部门不但应在法律的宣传和国有企业的档案管理上下功夫，还应继续建立完善符合民营企业实际情况的法律法规，使民营企业档案建设可以和谐发展。此外，政府部门还应结合当地实际，探索符合本地民营企业发展的档案管理新模式，比如设立切实可行的监督机构，监督民营企业依法建立档案、管理档案和使用档案，或者建立統一的民营企业档案管理机构，实施统一归档、合理移交，实行相对集中的统一管理，也可以更好地建立档案大数据，为政府和企业决策提供相应依据。

2、提高企业管理意识，建设档案新平台

民营企业管理有序和良性循环是民营企业档案管理的关键因素。一是提高企业法人对企业档案的认识水平，只有企业法人认定了企业档案的地位，企业档案管理才能纳入企业发展的重要环节，管理才能跟得上。二是提高档案管理人员的水平，通过对档案管理人员的培训加强管理人员的档案管理素质，有条件的民营企业也可通过招聘的形式吸纳专业人才的加入。三是提高档案的作用和地位，在提拔干部和选聘人才时应将档案作为重要参考，同时，应及时更新员工档案，做到同时同步，使档案成为员工发展的新平台。

3、加大员工参与程度，发挥档案新作用

作为档案系统中最关键的元素—企业员工，其对档案的态度决定了档案的科学性和可靠性。一是将档案作为招聘与离职的重要材料，坚决不招聘档案不全或者弄虚作假的员工，保证员工的纯洁性，在离职时也应结合日常表现如实填写，从工作上提高员工对档案的关注程度。二是将档案作为员工日常表现的记录本，避免千篇一律，使档案真正发挥应有作用。三是将档案作为员工晋升和津贴的重要指标，使档案真正与员工利益和发展发生关系，加大档案的参与作用。

参考文献

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