行政审批档案信息化管理工作要点探究

李茹

摘 要：随着我国现代社会中科学技术的快速发展，无论是计算机还是信息技术领域都开始逐渐渗透到各行业中，给电子政务的开展带来了极大的帮助，作为政务工作中一项基础性工作，行政审批工作涉及到的领域十分广泛，特别是在新的时代背景条件下，行政工作量逐渐加强，因此传统的手工工作模式已经不能很好地满足档案管理的需求。构建行政审批档案信息体系已经在全国范围内大力的开展，但是在信息化管理工作中仍然存在很多的问题和不足，影响了管理水平的整体发展。该文从档案信息化的理念着手，全面分析行政审批档案信息化管理工作的要点，并针对相关问题提出了一些解决对策。

关键词：行政审批 档案 信息化管理 工作要点

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（a）-0105-02

近年来，在信息化时代影响下，我国逐渐走向了信息化、现代化的社会方向，行政审批作为政府和公众的主要连接平台，其工作质量将使公众对政府的印象起到直接影响作用。在新时期下，行政审批档案信息化工作将面临着更为严峻的挑战。档案作为一种重要的信息资源，是促进我国经济社会发展的一项基础，因此加强行政审批档案信息化管理工作质量，不仅能对服务型政府的建设起到推动作用，同时还能为构建我国社会主义和谐社会奠定良好的基础[1]。

1 档案信息化概述

档案信息化是现代信息时代的主要发展产物之一。在国家档案行政管理部门的正确领导下，在档案管理活动中对现代技术进行积极引进，完成对档案信息资源的收集和管理，帮助实现档案管理现代化的基本建设目标。换言之，档案信息化就是将传统的实体管理方式转变为新型的信息管理方式，从而加强对档案资源内涵和精华的管理，将原本的形式化进行打破，从而全面提升信息資源管理的综合利用率，为各项行业的发展提供更大的帮助。信息化工作是一项综合性比较强，同时也是一项系统的工作，因此在工作的过程中要对现代技术进行相应的改善和优化，达到最佳的管理目标和效果。

2 行政审批档案信息化的意义

行政审批，主要是行政机关通过自然人所提出的要求和申请，采用根据现阶段的规章制度对证件进行发放等形式，允许其进行相关的活动或是行为。由此可见，行政审批是现阶段我国一项重要的基础性工作，随着现代改革开放的到来，我国的经济也得到了相应的发展，各个中小型企业或是家族等都逐渐增多，因此这在一定程度上也增加了行政审批的工作量。但是在传统的工作模式下，行政审批档案一般采用的都是人工工作的方式或是通过纸质文件将其进行保存，这种保存方式，很有可能随着时间的递进，文件上的文字也变的模糊，同时纸质文件相对比较容易丢失，不易保存，这在很大程度上将对行政审批工作产生影响。在对档案信息化建设的过程中，通过对现代技术中扫描、转化等信息技术的接力运用，将传统的纸质文件或是图片进行转化，使其成为电子资源，同时按照相应的信息构建起目录、文件等数据库形式。运用这种方式，能有效地将数字资源保存在电脑或是其他媒介上，给之后的使用或是查询都带来了极大的便利[2]。不仅如此，还能将原本的信息资源变为数字资源，不仅很大程度上节省了存储空间，同时还更好地实现了对信息资源的保护和管理。

档案管理信息化之所以引起重视，主要是因为其信息具备较强的利用价值，因此在现代社会的信息时代环境下，对信息资源进行充分的利用，将更有助于引起我们对问题的重视，同时完善自我，为建立服务型政府提供更多的科学依据，全面推进档案管理向着一体化的方向前进。现在，我国行政审批档案信息化建设或是管理还需要进一步发展，但是这项工作的正面影响已经十分显著。比如，提升档案的利用空间，能很大程度上降低人们的工作量，提升工作效率，引导公众树立正确的社会发展意识[3]。

3 提升行政审批档案信息化管理的策略

通过自身多年的实践和工作经验，针对上文的分析，提出了以下建议。

3.1 加强网络意识

思想意识是人类开展活动的先导环节，因此针对情况，人们只有将思想意识进行转变，才能对现代信息化管理的重要性引起重视，并且发挥其主观能动性对管理技术进行学习。在工作的过程中，领导树立起正确的管理思想和工作理念是现代化建设的主要前提，一般情况下，领导的思想意识和行为在一定程度上会对员工产生十分重要的影响。因此在加强网络意识的过程中，要首先使领导具备这个先进的意识，同时安排有关部门加强在单位内部的宣传工作，帮助员工进一步对工作方式进行转变，支持并不断参与到现代档案信息化建设过程中，保证这项工作按照固定的方向发展，更好地达到之前的预期方向或目标。

3.2 重视创新

遇到困难和问题，我们不应该选择逃避，更不能够选择退缩，面对困难应该迎难而上，而不是知难而退，最终将其突破，得到更好地发展。这种方式同样适用于现代档案信息化管理，因此在今后的管理工作中，需要直视挑战，将其当做一次发展的全新机遇，在进行创新的过程中，首先我们需要对各方面的矛盾进行协调解决，帮助档案信息化管理工作在曲折的过程中前进。一般情况下，行政审核文件有图像、文档和音频等多种形式，因此在日常工作中应该逐渐加强对不同文件特点的研究和分析，将其进行分类保存，为今后的查询和使用提供更大的便利，促进档案信息向着多元化的方向发展[4]。

3.3 加强标准化建设

俗话说没有规矩不成方圆，面对现在大量的行政审批工作，如果不制定相应的标准，将其进行规范，就会造成工作环境的混乱。因此针对不同类型的部门或是工作特征，我们就应该加强对具体性工作的标准制定，给档案信息化管理提供更多的依据，通过这种方式来对工作的有效性进行全面提升。不仅如此，还需要对基层工作人员的执行标准进行正确的引导，防止其出现不良的工作状态或是现象，为推进档案信息化建设和管理起到更大的帮助作用。

3.4 提升队伍的素质

虽然现阶段我国已经基本实现了行政审批档案信息化管理，但是在其实际的管理理念和方式的转变还明显不够，因此还需要档案人员的全力支持。在现代社会的发展过程中，行政单位的领导更应该加强对人才的重视和培养，根据现在工作情况，合理的对培训工作进行安排和制定，全面提升管理人员的综合水平，使其在实际工作的过程中发挥出更大的主动性和创新能力，将档案的信息化管理水平得到进一步地提高[5]。

4 结语

综上所述，行政审批档案信息化管理作为一项综合性和系统性的工作，是现代电子政务发展过程中一项具体的要求。这项工作的开展，在很大程度上说明了现代社会的进步，人类文明是在不断发展的，因此也预示着行政审批工作将面临着更大的机遇和挑战。虽然现阶段我国档案信息化管理工作中还存在很大的问题，但是通过该文的研究，相信将在很大程度上对这项工作的开展起到帮助作用，为我国行政审批工作奠定更稳定的基础。

参考文献

[1] 韩辉.行政审批档案信息化建设的思考和对策[J].办公室业务，2016，37（6）：99.

[2] 张义德.论档案部门在档案信息化建设中的角色定位[J].兰台世界，2011，29（24）：41-42.

[3] 徐淳，于炳江.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践[J].中国医院，2011，15（7）：64-66.

[4] 赵钧.工商行政管理档案信息化势在必行[J].中国工商管理研究，2011，48（4）：76-77.

[5] 刘艺凯.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].民营科技，2011，59（2）：206.