如何做好高校会务工作探析

詹映静

摘 要：会务工作是高校办公室人员的一项重要工作，看似简单，实则繁琐、枯燥。要做好高校会务工作，要求办公室工作人员具备耐心和细心，高度重视会务工作的每个环节，做到会前精细筹备、会中有序管理、会后及时总结反思。同时，办公室人员还需要加强理论学习，努力提高综合工作能力。才能将会务工作科学化、规范化、标准化；才能更好地发挥会议的实质作用，适应学院的发展，更好的为学院的发展服务。

关键词：高校；会务工作；提高；服务

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.03.036

1 会前精细化筹备阶段

1.1 科学、合理地做好会议策划

遵照领导指示，根据会议的名称、参会人员、人数、具体时间、地点，进行详细的方案策划。科学的规划工作小组，做到分工明确，责任落实。经领导批示后，下发到各相关部门。

1.2 广发通知、密切联系

会议通知是筹备会议的基础性工作。通知的内容必须完整、文字简洁，不能出现歧义。通知应尽快发布，尽可能让参会人员有足够的时间处理其他工作。会务人员与参会人员应保持密切联系，告知其相关重要事项。如对外会议，主办方提出的临时性改动要及时与领导沟通，做好各项准备工作、协助处理突发情况。

1.3 会务材料、用品的准备

高校会务工作的类型主要是学术交流和党政类会议居多。不同类型的会议，会务工作需要准备的会议材料、会议用品也不同。工作小组应根据会议不同类型、主题的要求，做好充分、细致的准备。大型的会议需要准备相关资料，如：会议须知、会议主题相关材料、议程等，应当做到文字简洁，内容全面，排版整洁。如需购买会务用品，如：水果、点心等，须尽早购买，保证质量优良、数量充足。

1.4 密切与各工作小组联系

1.4.1 协调好多媒体设备保障工作

根据会议议程需要，联系相关部门调配好多媒体设备，与操作员沟通确定麦克风的数量、摆放位置。如需播放影像短片、PPT文件等需提前拷贝到会议使用的电脑中，提前演练，确保万物一失。

1.4.2 协调好后勤保障工作

会务人员应及时与后勤部门沟通，做好会场电路的检修，确保会议期间电力供应通畅；提前做好参会人员用车统计，根据实际需要做好交通车的调配工作，及时将车辆信息告知与会人员；如需用餐，应提前统计好用餐人数、协调好用餐地点、确定用餐标准和菜式等。

1.4.3 协调好安保工作

大型会议应注意协调好安保工作。安保工作小组应提前定点摆放好交通指引标识，做好校内交通指引，指挥车辆按照指定位置停放，确保会场周边交通通畅，避免交通拥堵。会议期间，应派工作人员定时巡查会场周边环境，确保会议安全有序进行。

1.4.4 协调好宣传工作

会议新闻稿件的撰写，需要提前通知宣传小组配齐相关宣传设备，准时到场。在会议召开过程中做好相片采集，会后做好合影安排，如合影有场地要求，应提前确定、沟通，以免影响合影质量。同时，一些会议还需要在会议结束后进行采访，应提前做好准备。

1.4.5 细致做好会场布置工作

会场布置是会前工作的最后一项，至关重要，要做到严格要求，力求精细。根据会场实地情况和参会人员名单，科学的制定座次表，并在工作群发布，张贴会场座位表，防止出现会场混乱。主席台嘉宾座位牌的摆放应严格按照排名顺序。会务用品整洁，摆放整齐，根据会议需要，将议程、相关文件材料印制后，连同便签、笔、橡皮擦等整理整齐，摆放于桌面。茶水的摆放位置务必整齐。会议召开前一小时，要认真检查各项准备工作，发现问题及时更正，以免影响会议的正常召开。

2 会中做好管理工作

2.1 做好会场指引工作

礼仪人员热情接待参会人员，组织其有序签到，并发放会议相关材料。根据会议座位安排，引导其有序就座，提醒其关闭手机，对于参会人员的疑问应礼貌回答。

2.2 做好会中服务工作

会议期间根据气温调整好室内温度、备好茶水、水果等。会中服务的礼仪也是一门重要学问，服务人员应着装整洁，不披头散发，尽量不要佩戴首饰。根据会议的时间长度，适时给来宾添加茶水。服务时应根据来宾、领导的职务排序有序的进行。工作人员在会场走动时，避免动作粗鲁，分散与会人员注意力，影响会议进行。

2.3 协助处理好会场突发事件

会议期间工作人员应在会场附近，密切关注会议现场情况。如发生紧急情况，应主动向领导汇报，积极协调处理，尽量减少对会议的影响。对于领导交办的各项任务也要尽快完成。

2.4 维护好会场秩序

会议召开过程中，工作人员应排除一切可能干扰会议顺利进行的不良因素。提前做好相关措施，杜绝会场附近出现吵闹等影响会议进行的行为。

2.5 组织参会人员有序离场

会议结束后工作人员应礼貌提醒与会人员检查并带齐随身物品，有序组织其离开会场。与会人员离开后，应及时检查会场是否有遗留物品。如有物品遗留，应妥善保管，及时与失主联系。重要物品则应向领导汇报，及时按照领导指示处理。

2.6 做好会务记录

会议记录必须语言简洁、条例清晰。会议精神、会议决定和决议、重大事件的安排、发言者的观点和意见应当清楚记载，不得更改内容或随意增减。

3 会后总结思考

3.1 会后及时总结、反馈

会议结束后，应及时做好会场清理。根据会议的性质决定是否收回相关材料，如需回收则必须一一清查，如有丢失应及时追回。会议材料的保存将有助于完成会后归档工作。应由专人对材料进行妥善保管。及时跟进会议纪要、总结报告的撰写和新闻宣传报道。会议记录、新闻宣傳报道内容是否正确、完整等都要严格把关，特别是参会人姓名应确保无误。如有需要，可在将会议纪要分发给参会人员。会议纪要和会宣传报道有助于传达会议精神，促进会议决策的落实。

3.2 会后认真反思、解决难题

会务组工作人员应客观、全面的分析会务工作中的每一个环节。反思会务工作中遇到的难题，试图寻找解决方案；剖析工作中做得不够到位的地方，虚心改正，以免在以后的工作中出现同样的错误。只有在工作中发现问题、认真思考、虚心改正，才能提高会务工作的质量和效率。

3.3 制定激励机制

在每次会议总结中，应当做到奖惩公正。对于在工作中有出色表现的人员进行适当的激励，提高其工作的积极性。对于在工作中失误或玩忽职守的工作人员，应追究其责任，以便其以后更好的完成工作。

4 注重学习，提高会务工作能力

4.1 提高会务人员的业务能力

时代在发展，工作观念和工作要求也在不断变化，工作人员在日常工作中的不仅要保持积极向上的工作热情，还要保持认真的学习态度，做到善于自学、善于互学。同时，还应具有创新精神，与时俱进。只有通过学习才能进步。认真借鉴现时先进的经验和理论知识，不断提高思想觉悟、提高工作效率，提升业务工作水平。

4.2 提高会务人员的工作积极性

高校办公室工作人员日常工作较多、相对枯燥、压力大。在工作中避免不了遇到各种各样的困难，时间长久容易产生职业倦怠。办公室人员应在工作中多交换意见，互相切磋，善于站在别人的立场思考。在同事需要帮助时，应给予他们支持和照顾。遇到困难应该一起面对，共同克服。和谐、融洽的工作氛围，可以促进各项工作的开展，有利于提高工作质量和工作效率。

5 结语

会议安排是办公室人员团队协作能力的体现，要提高高校会务工作水平，工作人员应该时刻保持认真、负责的工作态度，努力做到会前精细化筹备、会中有序的管理、会后客观全面的总结反馈。同时，要求办公室人员在工作中不断积累经验，努力提升理论水平和实践操作能力。只有这样才能将会务工作规范化、科学化；才能适应学校的发展，为学院的发展服务。

参考文献

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[2]林紫兰.浅谈高校办公室会务工作引入精细化管理[J].中小企业管理与科技，2013，（13）.

[3]陈舜.浅谈高校会务服务的几点体会[J].大学教育，2013，（19）.

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