企业档案信息化建设的现状与对策分析

张瑾

（国电内蒙古电力有限公司，内蒙古 呼和浩特 010000）

企业档案信息化建设的现状与对策分析

张瑾

（国电内蒙古电力有限公司，内蒙古 呼和浩特 010000）

本文从企业档案信息化建设的重要意义、企业档案管理中存在的问题及原因等方面入手，通过调研了解，总结剖析企业档案管理的基本情况，从而提出企业进一步加强档案信息化建设的必然性和重要性，并就此提出对策建议.

企业档案；信息化建设

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和企业以声像、文字、图表等载体工具记录下来的具有保存价值的档案材料.随着企业的发展和计算机技术的飞速进步，如何进一步适应形势发展的需要，做好企业的档案管理特别是信息化建设工作，是摆在现代企业面前一项非常重要的工作任务.

1 加强企业档案信息化建设的重要性

企业档案管理是一项非常重要的基础性管理工作,在企业各项经营活动中发挥着越来越积极和重要的作用.

1.1 企业档案信息化是改革发展的必然要求.随着企业发展改革的深化和现代科学技术的发展进步，经济社会各方对企业的传统管理提出了改革要求.档案管理作为现代企业管理的重要一环，当然也不例外，传统中我们的档案管理多为纸质材料，现代信息技术要求在原有基础上，企业的档案管理要向数字化信息系统管理方向发展.这样看来，做好档案管理信息化建设对于企业在现代激烈市场竞争中占据主导地位具有十分重大的现实意义.

1.2 企业档案信息化是适应激烈竞争的迫切要求.面对新情况新要求，从企业的自身需求来看，随着企业的快速发展和日益激烈的竞争，当前企业档案管理存在的不适应现代社会发展要求的档案管理工作问题逐渐显现出来，不同程度存在企业对档案管理的重视度和工作水平落后于现代企业飞速发展需求等问题.所以，创建适应新时期档案管理制度、方式、方法、手段，已成为现代档案管理工作非常迫切的要求.只有加强信息化建设，才能促进企业适应社会的发展和相互之间的竞争而不被淘汰，才能把企业全面发展情况和工作业绩实时真实记载下来，才能落实企业管理的策略并提高企业的管理效率，才能为企业的发展方向和思路提供决策，才能让企业在激烈的市场经济中的稳固自身形象.

1.3 企业档案信息化是保证整个企业高效运转的要求.从当今信息化建设突飞猛进的形势来看，企业的档案管理必须要在继承中求发展，在进一步规范传统档案管理的同时，必须更加注重档案的信息化建设与管理，必须要充分发挥好大数据时代数据技术的优势，只有发展这样的档案管理技术，从某种意义上讲才能较好保证整个企业高效运转，以期更好地对企业的日常运行建设、发展规划、文化传承、员工管理等方面发挥更加重要的作用，进一步提升企业的档案管理的整体水平，进而为企业的发展建设提供有力的保障和支撑.

2 企业档案管理的现状

通过对一些企业进行调研、与一些企业管理人员进行交流，我们了解到一些企业的档案管理大多还是传统的手工管理，主要依靠纸质档案记载、录入、归档、查询,档案检索效率和档案资源的利用效率一般，部分实行档案信息化管理的企业也基本停留在目录检索的层次上，没有充分挖掘档案资源利用的极大潜能.

在企业硬件条件保障方面，有的企业一间房几节档案柜就是档案工作的全部内容，从纸质档案实际容量需求、档案资源信息化建设需求、档案分类管理要求、档案管理保密要求等情况看，相比企业生产经营类活动的投入而言在档案管理上投入成本较少，距离企业发展的现实要求还有不少差距，对于档案保护性措施也不够得力，设备陈旧老化情况还是比较突出.

在企业自身对档案管理人员的配备要求方面，档案管理工作本来是一项对专业与技术能力要求较高的工作，但一些企业人员配备老年化或边缘化，有的企业档案室成了“养老室”.从档案管理人员本身业务素质要求看，档案管理人员基本没有经过专业的技术培训，档案管理意识和责任意识不强，自身能力素质所限做不到尽职尽责完成档案管理工作.

在企业经营管理人员的观念方面，在一些企业的管理层在企业管理中将档案管理的工作边缘化，认为档案工作是幕后工作，不能为企业的生产经营产生直接的经济效益，因此具体表现在对档案管理中所需软硬件设备的投入缩减、以及档案日常管理规范不够重视，没有建立起档案管理工作制度建设，在实际工作中也并未对档案工作的有效性进行监督管理等.

3 企业档案管理中存在的问题和不足

根据调研发现，尽管现代企业普遍对加强档案管理有一定正确认识，也能依据自身实际强化这方面的工作，特别是适应形势变化基本能将信息技术运用到档案管理当中.但对照经济社会发展要求和企业自身建设的紧迫需求来看，还不同程度存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面.

3.1 企业档案管理的信息化建设相对还比较滞后.从宏观层面看，企业档案信息化建设是企业信息化建设的一个重要的组成部分，目前一些企业还没有将档案的信息化建设提上重要日程，实现档案资源自身价值的有效平台还没有完全建立起来，造成企业档案资源与经济信息、情报资源等无法有机整合形成大数据资源，这样一来就不能较好为企业的战略决策、项目选择、运营模式、市场定位、营销策略等提供有效决策参考.从微观层面看，随着现代计算机技术、通讯网络信息技术的迅猛发展，在某些领域计算机信息系统化管理将逐步取代传统的管理方式，这是大趋势，档案管理亦如此.

3.2 档案管理的安全保障还不能做到完全到位.档案管理上投入成本较少，对于档案保护性措施也不够得力，设备陈旧老化在档案管理上存在严重的安全隐患.例如2009年3月，中国平安人寿保险股份有限公司贵州分公司中华北路营销服务部档案室靠近窗户的几个档案架着火，其中一部分档案被火烧毁.而参与扑救的消防官兵利用水枪等对火灾展开扑救的同时对档案又造成了二次损坏.由于档案室条件保障的不到位，使得该公司损失了大量的员工、客户档案，对该公司造成了重大的资源损失. 3.3档案管理人员业务不够精通.很多企业的档案管理人员学习研究《档案法》的人比较少，对档案的法律性认识不足.一些企业档案管理具体工作人员在现实工作实践中存在只是简单完成档案工作最基本的要求，档案信息采集和材料信息入档做不到及时准确，特别是对于如何进一步加强档案管理工作，在适应现代社会、企业形势的发展要求等方面缺乏深入研究与具体举措.

3.4 对档案管理工作的重要性认识还不够足.从总体上来看，一些企业的管理者和员工对档案常识性的知识了解掌握得还不够深入.在档案管理上存在着制度不够健全、人力资源相对短缺、档案资料不够完整、有价值的档案不够足、档案管理人员业务不够精通、管理方式不够先进、档案管理不够规范等情况，更好地发挥企业档案在生产经营中的积极作用方面距离现实要求还有一定差距.对于员工个人来说，一些企业的员工认为档案工作与自身并没有什么必要的联系，也与自己的工作质量没有直接关系，因此在采集信息资料时，存在一些主观上认为不是自己的事、态度不积极、配合不主动、填写有关材料不认真等情况.

4 加强企业档案信息化管理的措施建议

4.1 加强企业档案管理的信息化建设的统筹规划，建立现代企业档案管理工作体制.档案管理信息化建设过程中不能盲目建设，企业领导应将档案管理纳入企业自身发展规划，利用现代企业管理方法为企业档案信息化设定明确的目标，统筹规划包括档案管理部门在内的企业内各部门，为企业的战略决策、项目选择、运营模式、市场定位、营销策略等提供有效决策参考.从而实现对企业档案资源的有效开发利用.

建立健全科学合理高效的档案管理制度，要与当前企业现实紧密相连，可操作性强.制度必须经得起实践工作的考验重实际操作与应用，以简洁、方便、易操作为标准，发挥其导向与规范性作用.通过制度对企业领导与员工形成强有力的约束，规范行为，强化制度的约束性作用，作出准确合理合法的决策与部署.并且要保证制度执行的严肃性，做到有法必行，执法必严，违法必究，维护其权威性.

4.2 提高企业档案管理的安全保障.企业一方面应当提高档案管理上投入的成本，防止设备陈旧老化在档案管理上存在严重的安全隐患；另一方面也应当利用企业档案信息化建设，及时将纸质档案通过电子化、信息化手段备份，防止企业大量档案资源在意外事故中损毁而造成大量损失.同时，信息化企业档案管理过程中，安全保障就不再局限于硬件设备的保障，还应当注重档案数据的安全.通过不断升级的技术，在密码、网关、防火墙、入侵检测、数据备份等多种安全保障措施中，保障信息化企业档案的安全.

4.3 提高档案管理人员的业务水平.档案管理人员首先应该具备的是坚定的政治素质，较高的政治理论水平，较强的政治思想能力，强烈的职业责任感、事业心，要不断强化管理人员的“政治意识”、“服务意识”.选配政治思想觉悟高、责任心强、业务能力突出的人员来担任档案管理职位.必须对档案人员进行业务培训，尽快培养出一批能掌握、应用新技术的专业化人才.因为人员素质水平高低决定着档案管理的效能，有必要加强对档案管理人员的信息技术、计算机、科技软件操作等新技术的培训学习.提高档案信息化管理的能力，提高工作效率，提升档案质量.强化档案管理工作的信息化水平，提升档案管理工作为企业科学决策的能力，为企业的发展提供及时全面准确的情报信息.

4.4 加强对档案管理工作重要性认识的宣传教育.一方面社会应加强宣传，从企业外部弥补企业对档案管理信息化工作重要性认识不够的问题.联合城市公共档案管理部门普及档案管理信息化的常识，提高企业领导对企业档案信息化的重视程度.另一方面，在企业内部，通过企业领导与企业档案管理人员联合宣传的形式，让企业员工理解档案管理信息化的重要性与意义，使其在日后工作中积极配合档案管理人员的工作，主动参与到档案信息化建设过程中，成为维护档案管理制度的一员.

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