我国档案数字化建设的必要性与实践情况浅析

张明磊

牡丹江农垦农大社区管理委员会黑龙江牡丹江157000

我国档案数字化建设的必要性与实践情况浅析

张明磊

牡丹江农垦农大社区管理委员会黑龙江牡丹江157000

档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题，也是今后档案工作发展的必经之路。而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容，是顺应社会潮流、适应信息时代发展的新举措、新要求。本文阐述了档案数字化建设的基本内涵，具体分析了档案数字化建设的必要性。

档案；数字化建设；必要性；实践情况

一、对档案数字化与档案数字化建设的理解

（一）档案数字化的含义

所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化具有简单、直观、速度快等优点。档案数字化是随着计算机网络技术、多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案。系统组织成具有有序结构的档案数字信息库，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行规划与整合，使档案利用服务方式更加多样，最大限度的实现了档案资源的共享。

（二）档案数字化建设的主要内容

从数字化的对象来看，档案数字化的内容主要包括以下两个方面：一是对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；二是对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。从数字化的程度来看，档案数字化的内容分为以下两个层次：一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；二是档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经光学字符技术，识别后采用文本格式存储档案内容。辅之以全文检索数据库，从数字化的过程来看，档案数字化建设应包括数字化档案的收集整理、存储保管和查阅利用等方面。

二、档案数字化建设的必要性及意义

当今人类社会已迈入了信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样也给档案工作带来了新的契机，使得档案数字化逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案。档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足时代发展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性。它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。

档案中包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最真实、最可靠、最具说服力的记录。同时也是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。当今社会机构负责人根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时。社会广大公众对档案信息需要量正不断增加，人们已越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性，而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取、又不会对档案原件造成损坏。因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设，才能及时、准确地为社会各界提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。

三、档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

这是由数字档案本身的特点所决定的。传统的纸质档案载体容量非常有限而且成本偏高，而数字档案的载体容量很大，可以节约大量成本和档案保存空间，纸质档案一旦遭到破坏，很难得以恢复。而数字档案具有容易备份的特点，可以通过保留多份备份文件来避免档案受损。在利用纸质档案时，我们通常要翻阅几十卷、甚至几百卷的档案，工作十分繁复。而数字档案在利用过程中，只需利用计算机，就可以在几分钟内检索到所需内容，十分方便。纸质档案只能描述二维的历史记录，无法满足人们在建筑设计、科研等方面的需求。而数字档案却可以利用计算机等先进的工具达到多维的记录要求。

四、档案数字化建设是开发和利用

档案信息资源的基础开发和利用档案信息资源的基础工作就是档案的数字化工作。要有效地开发利用档案信息资源，就必须搞好档案的数字化工作，档案数字化建设的目标之一就是要有效地开发档案信息资源，为社会服务。通过档案数字化可以开辟全新的档案信息资源利用网络体系，通过档案数字化可以确保档案信息资源开发和利用的准确性和时效性。档案数字化可以克服地域限制，实现大范围内档案信息资源的利用和服务!随着信息社会的飞速发展。社会对档案信息资源的利用越来越频繁，只有不断加快档案的数字化建设，才能最大限度地开发利用档案信息资源，才能使档案工作与社会经济同步发展，更好地为社会主义现代化建设服务。