探讨精细化管理在高校教学秘书工作中的运用

薛艺艺

摘 要：本文基于精细化管理的管理思想模式，结合教学秘书的工作特点，叙述精细化管理在教学管理中的内涵及运用的必要性，同时分层次探讨了精细化管理在教学秘书工作中的运用，以期更好地提高教学秘书的工作效率和工作质量。

关键词：精细化管理；高校教学秘书；运用

一、精细化管理的内涵

精细化管理注重明确的责任分工和对细节的把握，这种理念最早应用于企业管理领域，延伸到教育领域，成为教育教学管理的重要方式和重要理念。在教育教学管理中，精细化管理的“精”指的是教学管理人员应有明确的管理目标，岗位职责具体化、明确化；工作分解精细，重点突出；工作态度精益求精。“细”指的教学教务事项繁多，要做到工作覆盖每一个教学环节，工作做细，流程做细，管理做细，管理工作严格按照制度和流程要求实施。“化”指的是将精和细的要求通过制度、考核等体现出来，强调制度化、程序化、数据化和信息化。

二、精细化管理在高校教学秘书工作中应用的必要性

高校教学秘书工作一般包括教学管理工作和教务管理工作，常规性工作很多，大体分为毕业设计管理、教学任务下达、教材征订、课时费计算、科研管理、学籍管理、考试安排、教学质量检查及其他各项工作。事项多且重要，怎么才能分清工作轻重，既提高工作效率，又保证工作质量，在教学教务管理中实施精细化管理是一个比较好的途径。精细化管理要求工作分工明确、责权分明、流程细致化、科学化、规定制度化，这些都要求管理工作更加细致、更加完善。这个措施的实施是对管理工作的一个升华，会使得工作细分，流程清晰，制度规范。

三、探讨精细化管理在高校教学秘书工作中的运用

（一）教学教务管理目标精确化

教学教务事项繁多，教学秘书首先应对教学教务的常规工作有细致的划分，其次分清事项的轻重缓急，再次对所有划分好的工作进行精准定位，明确工作内容，明确工作所要达到的目标。

（二）教学教务管理制度健全化

教学教务管理涉及到日常教学秩序的稳定和教学任务的顺利完成，常规性工作较多，教学秘书应该主动工作，制定各类相关制度，使得各个环节的工作都有章可循，有据可依。如制定《教师上课制度》《教师听课制度》《考试管理规定》《论文指导教师考核制度》等等。在工作中经常遇到要求教师提交相关材料等，应根据学校相关要求，针对不同的工作特点，制定工作材料规范，明确材料要求，保证教师所提交相关材料的规范性，减少不必要的二次返工，确保材料的高质量，减少教学秘书的工作量。

（三）教学教务管理流程清晰化

教学秘书在工作中，应将各个工作环节的流程控制作为精细化管理的切入点，通过工作环节流程，细化工作程序和标准，做到每一个工作、每件事情都有完整的环节，在每项工作中制订出具体处理流程，流程科学合理，符合学校要求，责任固定。在工作中，可以专门针对教师和学生常见的问题，制订手册，列出事项的处理流程，更好地服务教师和学生。

（四）教学教务管理过程痕迹化

教学秘书的工作事项繁杂，有些时候仅仅是一些通知，但是某些通知如果相关老师或学生没有接收到，可能会造成严重的后果。因此，教学秘书在工作中，应该实行工作情况登记制，分门别类记述自己的工作情况，如时间、办事内容、处理的后续结果等，一方面在年终总结中，有数据有凭证，做到有痕迹化，另一方面也可以清晰知道自己的待办事项，不至于在忙碌中忘记相关事宜。

（五）教学教务管理手段信息化

教学秘书在工作中扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色，在工作做细、做精的同时，也应该充分利用办公软件、网络软件等更好地发挥桥梁作用。一建立日常工作数据库，应将平时常规工作中的相关信息，分门别类进行整理，并通过分析数据进行总结，发现日常教学教务管理中数据所反映的问题，更好地利用数据进行思考，进一步提升工作高度和深度；二充分运用各類软件，提高工作效率。教学教务工作要和教师、学生以及教务各个部门打交道，信息的畅通性、正确性对于工作质量和效率有着重要影响，要充分利用QQ、微信、邮箱、各类教务信息系统，做好工作信息的传达、资料的整理，同时也应协助领导推进精品课程、微课等网络课堂建设，建立课件数据库，帮助教师积累课程资料，充实完善课程内容，促进师生之间的教学互动等。

（六）教学教务管理考核实际化

在教务教学制度健全、目标精准、流程清晰的基础上，还应制定完善的考核制度，这样才会形成职责明确、规范清楚、考核完善一套完整的体系。每个学校年终都会对员工进行一定的考核，而教师除了完成相关的教学和科研工作量，还应对教师的日常进行考核，提交相关材料的速度和材料的质量，以及是否有重大的教学事故等。考核制度的设立，可以更好地保证教学教务工作中，教学秘书、教师、学生等有效的配合，能提高教学教务工作的时间效率和材料质量。

参考文献：

[1]陈建国.高职院校教学秘书精细化管理思考[J].成都航空职业技术学院学报，2014.9.