档案信息资源开发与利用

(黄冈职业技术学院 人事处,湖北 黄冈 438002)

档案主要有两大功能，一是真实地记录历史，二是服务经济社会发展。长期以来，档案信息资源重收藏轻利用，致使许多有价值的档案信息资源“藏在深闺无人识”，即便是进入互联网时代以后，档案信息资源也没有实现互联共享，没有发挥出应有的优势，这影响到档案事业的进一步发展。因此，加强对档案信息资源的开发利用，使档案更好地服务经济社会发展，显得十分重要与迫切。

1 档案信息资源开发利用的意义

1.1 服务经济社会发展

档案记录的是最原始、最真实的历史，数量庞大、门类齐全，涉及各行各业，以及社会的方方面面，是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的开发利用价值。随着知识经济时代、互联网时代的到来，信息利用能力成为国家实力的一个重要指标。把收藏完整的各类档案信息资源有效利用起来，对于经济社会的发展、科技文化的进步，无疑会起到巨大的推动作用。

1.2 促进档案事业发展

档案事业要想获得发展，必须实现档案信息资源开发利用的最大化。在当今这个互联互通的开放型社会里，档案信息资源绝对不能储存在一个相对封闭的空间。只有把它很好地开发利用起来，档案信息资源才会创造出经济和社会效益，才能发挥其应有的价值，档案管理和档案事业发展才会进入一个良性循环。总而言之，档案的开发利用是档案实现自身价值的重要途径，是推进档案事业可持续发展的重要支撑。

2 目前档案信息资源开发利用存在的问题

2.1 思想观念的问题

思想观念问题的核心就是正确处理档案管理和开发利用的关系。长期以来，档案管理处于一个封闭或半封闭的状态，内部的人有所了解，外部的人知之甚少。按时接收档案信息，适时整理，形成历史记忆，定时对外开放，是档案工作的常态，从而在档案管理人员心中形成根深蒂固的“重管轻用”思想。认为档案信息就是为了记录历史，不管开发利用到什么程度，都创造不出经济和社会价值。

2.2 编研方式的问题

档案编研方式问题的实质是提高档案开发利用效率的问题。就目前而言，档案编研存在的最大问题是方式较陈旧、层次较低、内容碎片化。档案编研人员没有明确的思路和构想，缺乏科学合理的开发利用模式，只是按照原始档案信息，对信息资源进行粗加工。这样，虽然能够为经济社会发展提供一些确凿的证据，但缺乏对信息资源的深加工、再加工，以致档案信息资源开发利用的效率不高，不能适应经济社会的发展、科技文化进步的需要。

2.3 服务对象的问题

档案工作的服务对象决定着档案工作的重心。长期以来，档案工作基本围绕着为党政机关服务这一中心展开，真实记载历史的功能虽然发挥出来了，但服务经济社会发展的功能却弱化了。随着经济社会发展对档案信息资源需求的增大，这种矛盾更加凸显，要求档案工作的重心及时进行转移，由过去单纯为党政机关服务迅速转移为服务经济建设发挥更大作用。

2.4 运行机制的问题

档案开发利用运行机制的核心是有偿还是无偿服务的问题。一直以来，档案信息资源开发利用已经形成一个固定运行模式，那就是为党政机关和经济社会发展提供无偿服务，似乎只要是有偿服务，就背离了档案工作的初衷。事实上，这种僵化的运行方式已经严重阻碍了档案事业的发展。档案信息作为信息资源中的一种，必须在产生的经济效益中用好用活。只有通过付费使用的方式，以市场规则开发利用档案信息资源，才能应对市场经济带来的挑战。

2.5 人员素质的问题

档案管理人员是推进档案信息资源开发利用的关键因素。长期以来，受管理体制机制、资金投入等因素影响，档案管理人员整体素质不高，这制约着档案信息资源的开发利用。有的档案管理人员事业心与责任心不强，总认为自身收入、条件与社会地位跟其他行业相距较远，职业情感比较淡薄，敬业精神与奉献精神缺乏，工作不主动不积极。有的档案管理人员业务素质不高，既非科班出身，又不注重学习，导致专业知识匮乏，不能够适应新形势对档案管理人员的要求。有的档案管理人员因循守旧，缺乏创新意识，故步自封，而单位对业务培训也重视不够，很少提供外出学习交流机会，致使新技术、新方法得不到及时推广应用，严重影响档案管理水平的提升[1]。

3 加强档案信息资源开发利用的对策

3.1 转变思想观念，重视档案信息资源开发利用工作

一是牢固树立“管用并重”的理念。改变过去那种“重管轻用”的思想观念，从封闭或半封闭的旧环境中走出来，以一种积极、开放的心态推进档案管理工作。对内加强管理，提高档案管理质量；对外注重开发利用，着力提高档案信息资源利用效率，努力实现经济效益与社会效益双提升。二是牢固树立主动服务的理念。对档案管理实行高标准、严要求，改变过去那种“坐等上门”“你用我查”的状态，变被动服务为主动服务。按照档案管理与社会需求相结合的思路，主动向社会开放档案信息资源，努力把“死档案”变成“活资料”，把“档案馆”变成“思想库”。三是牢固树立“互联网+档案”的理念。顺应互联网发展大趋势，着力打造网上档案信息资源服务平台，利用微博、微信公众号等新型社交软件，扩大信息传播，开展在线服务，为利用者提供形式多样的档案信息服务。

3.2 优化馆藏结构，夯实档案信息资源的开发利用基础

一是全面充实馆藏档案。丰富馆藏内容是开发利用档案信息资源的基础，按照全面、系统、连贯、规范的要求，将档案信息资源的征集范围由原来的党政机关文书档案，扩大到社会生活的各个方面。为服务地方经济社会发展打好基础，要特别注意征集反映当地政治、经济、文化、社会以及生态文明建设的内容；征集具有地方特色、反映城市文明传承的档案。二是加快档案数字化建设。档案数字化是实现档案信息资源共享的前提，加快档案数字化建设，重点是做好两个方面工作：一是推进纸质档案数字化，即运用现代数字技术，把现有的纸质档案转化成数字化形式；二是做好电子文档的收集管理工作。这里要特别注意的是，无论是纸质档案数字化，还是电子文档收集管理，都必须制订统一的标准和格式，以便于规范化管理、利于信息资源共享，避免以后重复建设，造成资源浪费。三是推进档案网络化建设。档案网络化是档案管理的一个发展趋势，是利用高效便捷的互联网、促进档案信息资源开发利用的有效途径。推进档案网络化建设，就是以社会需求为目标，对档案信息进行编辑整理，建立档案信息资源库，做成系统成熟的档案信息加工品，直接为社会上的各类用户提供服务。

3.3 创新工作机制，增强档案信息资源开发利用工作活力

一是创新档案管理宣传工作机制。按照以开放促宣传、以宣传促开发利用的思路，综合采取举办档案专题展览、开展主题教育活动、配合重大活动举办流动展览、建设青少年教育服务基地、举办征文与演讲比赛、开办论坛讲坛等多种形式来宣传档案管理工作，增强社会公众对档案管理工作的认识、认同与支持。二是创新档案编研工作机制。坚持开门编研的工作思路，突破“以我为主”的传统编研方式，联合相关部门单位，紧紧围绕本地经济发展、社会建设、技术进步、科研生产的需要，有计划地编研一些适应新形势新需求的信息资料，有针对性地建立信息开发利用反馈制度，有意识地推销档案信息、推广编研成果，从而提高档案信息资源的开发利用效率[2]。三是创新资金筹措工作机制。针对因经费投入普遍不足而影响编研项目开展的实际，档案部门要广开财路，按照“对上争取一些、地方财政支持一些、合作编研争取一些”的思路，多渠道筹集档案编研资金，推动档案编研工作步入良性循环，确保档案开发利用项目顺利推进。

3.4 提高人员素质，强化档案信息资源开发利用的人才支撑

一是培养档案管理人员的创新思维。鼓励、引导和督促档案管理人员加强学习，促使他们用发展的眼光、发散的思维思考工作，能够洞察新趋势、运用新技术新方法，以适应信息时代的新形势和新要求。二是增强档案管理人员的团队精神。按照强化团队攻关、开发集体智慧的思路，用大的编研项目来凝聚团队力量，增强合作意识。三是提高档案管理人员的业务能力。坚持个人自学与集体学习相结合、学历层次提升与业务能力提升相结合的“两个结合”要求，建立档案管理人员目标管理考核机制，通过正向激励，鼓励和引导档案管理人员提升学历层次和业务能力，从而提高工作质量和水平。

[1] 骆铁华.浅谈档案信息资源开发利用工作[J].办公室业务,2011(8):29-30.

[2] 朱海菲.浅谈国有企业如何实现档案资料规范化管理[J].科技创新与应用,2016(32):266.