谈核电在役检查项目的文档管理

柳祥梅

摘 要：核电厂应国家核安全法规要求需定期对核电厂系统和部件进行在役检查活动，整个在役检查活动都要遵从国家核安全局法规和核电厂质量保证体系要求。在核电在役检查项目活动中，文档管理是项目质量保证体系中的一个重要组成部分，也是质量保证的有效控制手段。本文根据核电在役检查项目文档管理现状，质量管理对文档管理的要求，对核电在役检查项目的文档管理的改进措施进行阐述。

关键词：核电；在役检查；质量管理；文档管理

中图分类号：TM623文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

1前言

为保证核电厂的安全经济运行，核电厂应按国家核安全局法规要求定期对核电厂的系统和部件进行在役检查活动，以确保核安全相关设备的结构和承压边界的完整性。核安全是核电厂的生命，是核电异于其他行业的显著特点。自中国自行设计、建造和运营管理的首座30万千瓦压水堆核电站——秦山核电站于1991年建成并投入运行，到大亚湾核电站以及现在建的三门核电站和海阳核电站以来，公司参与承接各核电厂役前检查和在役检查项目近三十年，累积的工程项目数量也以数百计。核电在役检查项目在实施过程中会形成大量的工程项目文件和质量记录。在全过程实行质量保证制度中，文件控制和质量保证记录是质保体系中的一个重要组成部分，因此，做好文档管理工作有着非常重要的意义，也是质量保证的有效控制手段①。本文根据核电在役检查项目文档管理现状，质量管理对文档管理的要求，对核电在役检查项目的文档管理的改进措施进行阐述。

2核电在役檢查项目文档管理现状

核电在役检查项目受大修停堆检修时间的限制，作业周期一般都不长，最长多达两月，最短两周，从项目合同谈判、项目实施到项目结束整个作业流程中都要形成各式各样的文件，文件都会贯穿着整个作业始终。质量记录是质量保证体系中基础性要素的首要一项，可见，文档管理与质量管理有着密不可分的联系。公司在核电领域从事在役检查活动虽已多年，但对核电在役检查项目的文档管理却仍显得相对比较薄弱，具体体现在：

2.1文件来源部门多，管理分散

核电在役检查项目文件从合同前期谈判到项目决策实施，以及项目结束后对项目活动的评价等这一系列过程，要涉及公司多个部门，如市场与商务部、安全质量与工程项目部、大修工程中心以及其他在役检查专业部门。核电在役检查项目实行的是项目经理负责制，主要对核电在役检查项目施工中形成的文件负责。目前，公司对核电在役检查项目文档管理仅做到了对核电在役检查项目施工现场中形成的这部分文件的管理，而忽视项目前期准备阶段和项目完工阶段后对项目评价这部分文件的归档管理。这就使得一个单项工程的文档管理会出现归档不完整的情况。

2.2文件种类繁多，形式多样

根据国家核安全法规以及核电营运单位质量保证大纲的相关要求，承包商现场作业需严格遵照其要求执行。对此，项目部按照国家核安全法规和核电厂业主质量保证体系要求编制了两大类文件，一类是项目管理性文件，主要包括项目质量保证大纲及程序文件、项目通用性管理文件、安全生产管理文件、质量管理文件；另一类是项目技术性文件，具体有实施依据文件（如检测规程、工艺卡等）、成果类文件（如检测报告含初步结果报告、分报告、综合报告、总报告等）和过程记录性文件（如原始记录单、仪器设备的各项有效性测试记录单等）。项目部形成的文件经过多年积累的经验，文件已经大致具备成套性了。至于项目前期准备阶段和完工阶段后形成的文件是由各业务主管部门负责，其文档管理比较杂乱无章，甚至对文件的编制内容、形式等没有任何要求，更谈不上规范化和系统性，至于对文档要“移交”到档案部门这一说就更难了。

2.3文件形成质量参差不齐

目前，公司实行的仍是传统的“文件”与“档案”工作相隔开的管理模式，对核电在役检查项目文档管理工作要求由项目部统一负责管理，但项目前期合同谈判阶段以及项目完工阶段后的评价活动内容由业务部门自行负责。

项目部是公司成立的一个临时机构，一般在项目结束后，该机构就自行解散了。从项目经理到项目检测人员，在项目现场，由于受工期进度的影响，基本是重施工，轻文档管理。对文档工作管理的重视程度都不高，这也就直接导致文件编制的质量参差不齐，如文件编号不填写，文件格式不正确，文件整理不规范等，从而使得项目活动过程性原始记录的形成大打折扣，甚至会出现有些记录没有文件的形成，造成后期归档时无档案形成的情况出现。

2.4文档人员业务水平有待提高

公司在业务部门设有兼职文档员，核电在役检查项目部也设置了专人负责项目现场的文档管理工作。公司业务部门的文档员是兼职文档工作，其工作重心定会有所倾斜，尤其受其直接领导对部门文档工作的重视程度的影响，对部门文档管理工作偏移也就在所难免。而核电在役检查项目部的文档员的岗位是临时性的，文档员的业务水平未经过专门的业务培训，只单纯地做到了现场形成什么文件，就接收什么文件，无法对现场形成的文件质量进行把关，更谈不上要其发现问题并提出相应整改措施这样的要求了。

3核电在役检查项目质量管理对文档工作的要求

3.1遵从核安全法规要求

核电在役检查项目按照国家核安全法规以及核电营运单位质量保证大纲的相关要求，建立了民用核安全设备项目质量保证体系，制定了项目质量保证大纲及程序性文件。项目质量保证大纲涵盖了《核电厂质量保证安全规定》（HAF003）文件中规定的文件控制等全部13要素。HAF003文件控制和记录中分别规定了文件的编制、审核和批准、文件的发布与分发、文件的变更的控制和质量保证记录的编写、收集、贮存和保管等要求②。因此，无论从核安全角度还是从企业自身治理角度看，文档的有效管理是企业满足法规遵从要求的基础和依据。

3.2满足公司管理政策要求

应公司质量管理体系要求，公司从上层文件角度，明确了文档部门职责任务以及文件控制与档案管理的要求。从编制的《项目管理大纲》、《工程项目文件归档操作程序》和《工程项目档案归档操作流程》等程序文件，在制度上规范和指导文档管理，确保满足在役检查项目质量保证体系的要求。良好管理文档能减少重复性工作，提高工作效率，产生经济效益，改善管理效能。

3.3符合内外部质量监督检查要求

公司执行的是：“四合一”的质量管理体系，即HAF公司民用核安全设备质量保证体系、TSG公司特种设备质量保证体系、HSE公司职业健康、安全和环境管理体系和ZGT公司质量管理体系。文档部门每年不仅要接受这些外部组织体系机构的质保监查活动，还要接受核电厂业主的质保监查活动；同时，公司内部每年还要开展一次质量体系审查活动。各种体系的质保监查活动，大大增强了公司全员参与文档工作的意识，规范在役检查项目文件的形成和归档。同时，也确保质量保证体系的正常有效运转，使工作的各个环节做到“有章可循、有人负责、有人验证、有据可查”。

4核电在役检查项目文档管理的改进措施

4.1根据文档管理程序要求，树立全员责任意识，把控文档质量

文档管理程序是文档管理工作能顺利开展和实施的依据，是文档工作指南和经验总结。现核电在役检查项目文档管理涵盖的内容主要包括文件管理类、檔案管理类、资料管理类、文件的保管和利用、文档的安全管理等五大类。同时，公司制定了《项目管理大纲》，《工程项目文件归档工作程序》和《工程项目档案归档操作流程》，基本上，从制度上确保文档工作操作流程的规范化、标准化，并细化各项工作内容，使文件归档工作具备实际操作的可行性。

同时，在核电在役检查项目文档管理中，实施项目检测的每个人都要具备对文件的直接形成负有不可推卸的责任，尤其是项目的文档员更要深切体会到，在文件形成之初控制好文件质量对于项目质量管理体系以及文件后续归档都具有很重要的作用。比如，文件编号是否合乎项目编码程序的要求。文件的版本、签署、格式等是否符合项目文件管理要求，都应该在文件形成时就得到应有的控制，或者说是所有档案前端控制中，最应该把握的工作重点③。因此，加强核电在役检查项目文档前期工作的控制，对整个项目的归档工作会产生很重要的影响。

4.2实现文档管理评价机制，促进工作协同合作能力

对核电在役检查项目文档管理实现文档管理评价机制，有助于促进核电在役检查项目的文档管理，通过评价机制，发现工作中存在的不足，促进工作协同合作能力。当前，公司对在役检查项目实施了评价，却没有包括对文档管理这部分。事实上，将文档管理评价机制同档案工作与企业的安全、质量、保密等工作一样纳入到公司的规划和计划中，能提升档案在公司管理中的地位，让全员参与，加强文档意识，促进公司各项业务工作的开展，发挥档案人员主观能动性，充分调动其工作积极性，变被动服务为主动。对文档管理进行评价，其实也是帮助管理层分清哪些工作是需要领导协调执行才能实现的，哪些工作是受客观环境的影响，短时期内不能一步到位的④。通过这种评价机制，并常态化后，逐步推进，落到实处，才能真正使文档管理工作为企业的发展提供良好的后勤保障，发挥档案的实际作用。

4.3组建专业的文档人员工作队伍，提升业务水平

组建一支专门的核电在役检查文档工作队伍，接受档案业务培训，明确岗位职责、工作流程。在项目立项之初，指定专人负责收集、跟踪整个项目文件的流转，到项目结束后，做好与公司文档部门的工作衔接，移交完成整个项目阶段形成的文件的归档工作。另外，文档员不仅要加强档案学基础理论知识的学习，而且要深入了解核电在役检查技术方面的知识，这样才能更好地将文档管理工作做到位，且比较专业。

文档部门也要发挥自己统领性的作用，对各部门兼职文档员与项目文档员需要实施现场指导和监督，并要制定相应的文档管理工作程序，使在役检查项目文档管理有据可依，有据可查。若条件许可，可亲临现场，参与项目实地的文档管理。

5结束语

核电在役检查项目文档管理工作是一个系统性的工程，在现存的工作机制和模式下，做好和完善文档管理工作可能还将有很长的一段路要走。将文档管理工作的基础做扎实是需要文档管理工作者和公司全员的共同参与，并持续不懈努力，尤其在大多数人对文档管理观念陈旧与意识淡薄的情况下，推进文档管理工作，可谓是任重道远。但只要科学规划，积极推进，加强沟通和交流，文档管理工作真正做到了为公司科学和谐发展提供了服务，也必将推进文档管理进入一个新的里程碑。

参考文献

[1] 陈挺.创新企业文档管理 提升文档服务水平--- 秦山核电而其扩建工程文件档案管理实践与探索，浙江档案，2010（04）.

[2] HAF003.核电厂质量保证安全规定.北京：国家核安全局，1991.

[3] 渭璟.从文档一体化看工程项目文档控制工作.档案学研究，2008（05）.

[4] 苏晓云.如何做好企业档案考核与评价工作.机电兵船档案，2012（05）.