高等职业技术学院电子档案管理工作探析

王婷

摘 要：信息技术的发展推动了办公自动化的实现，档案管理也进入到了电子化时代。高等职业技术学院也要与时俱进，大力推进电子档案的应用，并针对电子管理存在的问题加以改善，才能不断提高院校电子档案管理的水平，从而进一步促进院校向前发展。

关键词：高等职业技术学院 电子档案 管理 提升

档案管理是高职院校管理工作中的一个重点，关系到学生的发展，同时也是学校自身

发展的见证。在信息技术不断发展的当下，电子档案成为档案管理的发展趋势，高职院校在此时也要有正确的认识，结合时代的需求，不断推进电子档案的管理工作，使其发展更加有序，以促进高职院校的进一步发展。

一、高职院校电子档案管理的意义

1.必要性

随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。

2.重要性

电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。

二、职业学院档案管理遇到的问题

高职院校运用电子化的形式，对档案进行管理，改变以往的纸质管理，加强管理的信息化，促进工作效率的提升，而且也有利于数据的保存。但是，电子管理模式，也存在着以下问题：文件不可读，由于电子化的管理模式，运用的是电脑技术，这些技术会受到环境的影响，导致出现文件不可读现象，而且会导致部分数据的丢失，影响档案整体管理。再有，重视力度的问题，管理人员对电子化的模式，重视力度不大，只是将其认为是数据、文件的副本，他们还是较为重视纸质文件。管理人员在这样的意识指导下，没有对电子档案进行打印、复印工作的处理，导致部分重要文件的丢失，影响整体的管理工作。最后，安全问题，随着科学技术的不断进步，有些人会利用计算机技术窃取一些重要的文件，为其谋取利益，这样的行为，中国也采取强有力的手段加以遏制，但是此种现象依然存在，因此，就会给院校的电子化档案管理带来很大的安全问题。

三、加强高职院校电子档案管理的措施

1.完善員工的队伍建设问题

员工的素质能力直接影响到管理工作的发展以及质量问题。因此，高职院校要采取相对应的措施，完善管理员工的队伍建设，使得档案的管理能够更加科学化、技术化。具体而言，首先，院校要加大对员工的培训力度，通过相关的理论培训、实践培训等，提升员工自身素质的提升。员工的培训，不仅要对他们的职业素质进行一定的培训工作，还要对其技术能力的掌握进行培训，提升员工的技术水平。

2.把握好电子档案的特性

电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件和档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。

3.完善电子档案归档管理制度

要做好电子档案归档工作，保证电子档案收集归档完整性，必须建立健全归档制度。高职院校要结合本单位实际情况，制定《电子文件归档管理办法》《电子文件收集管理规定》《兼职档案员职责》及《档案工作人员考核制度》等制度，高职院校在制定制度时，要将兼职档案员的档案工作作为年度考核的标准之一，档案工作表现好的给予适当的奖励，以此提高他们对档案工作的积极性，做好学校档案归档工作。

4.保证电子档案及载体的安全性

一是要配备电子防磁储存柜。电子档案的储存载体是磁盘、光盘、硬盘等，这些载体保存条件相对要求高，要保证它的安全性，必须做好防尘、防霉、防潮、防高温、防挤压等措施。为避免挤压和擦花，光盘还要竖立摆放，所以必须要配备专业的电子档案储存柜。二是要做好备份和转载工作档案室。要配备刻录机和照相机及光盘等设施，档案人员要随时对所归档文件做好备份工作，储存在载体中的数字信息要定期拷贝，要进行抽样检查和读取，如发现问题要及时恢复。

5.实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行

在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合学院的实际情况，对于一些需长期保存和维护的原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。

四、结语

总之，高职院校电子档案管理的实现是数字化时代发展的一个必然，更是高职院校实现自我提升的重要途径，高职院校在建立正确认识的基础上，必须从多方面入手，对电子档案管理中存在的问题加以改善，全面促进电子档案管理工作的有序性发展，才能推进高职院校档案管理工作的发展，带来高职院校的进一步发展。

参考文献：

[1]涂晓英，李晓楼.加强高职院校电子档案管理的思考[J].科技信息，2010，16：599-600.

[2]陈艺娟.职业院校如何做好电子档案管理[J].档案管理，2012，03：96.