商业银行文书档案计算机管理的探索与实践

赵古花

【摘要】银行文书档案管理，是银行档案工作的主要内容之一，也是银行档案管理工作的重要组成部分。银行作为一个经济实体，在正常运作中，每天都会接收、產生不同类型的收文、发文、请示、报告、批复、决议、通知等，如何将计算机技术应用到银行档案管理中，提高工作效率及归档质量，是银行档案管理人员必须思考的一个问题。

【关键词】银行 文书档案 电子文件 一体化

档案是人类社会活动真实的有价值的历史记录。《中华人民共和国档案法》明确规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案具有很强的广泛性，只要有单位和人存在，其档案就会源源不断的产生和积累。

一、银行文书档案的重要性

文书档案，也称为党政档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的档案。包括国家行政机关和其它单位组织发出和收到的指示、请示、报告、批复、决定、决议、通知等。原始记录性是档案的本质属性。

银行是现代金融业的主体，是国民经济运转的枢纽，作为一个经济实体，在正常运作中，文秘方面每天都会接收、产生不同类型的收文、发文、请示、报告、批复、决议、通知等；人事方面的任免、表彰、奖罚；各业务条线产生的现金服务、财务顾问等各类合同、协议、等方面的管理材料。因此，银行大量文书档案的生成，就需要银行档案管理具有一个科学、高效的分类方法将繁杂的各类文书档案资料进行准确分类、按文件的来源、属性、重要程度进行分类编排、整理，清晰归类，以利于今后工作中的查找利用准确、快捷、便利，使银行档案管理发挥出有力的作用，以支持银行各项业务工作的顺利发展。可以说银行文书档案管理，是银行档案工作的主要内容之一，也是银行档案管理工作的重要组成部分。

二、银行文书档案计算机管理的背景

由于电子计算机技术的迅猛发展及普及，使银行大量的人力得到减负，工作效率也成倍提高，如何将计算机技术应用到银行档案管理中，是银行档案管理人员必须思考的一个问题。

档案工作的现代化，是运用先进的技术和设计、科学理念、组织方法，对档案工作进行有效管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的一项工作，档案工作现代化是社会发展的客观需要，是档案工作发展的必须趋势。电子档案除了能够记录下文字、图表、图形外，还可以记录各种音频、视频等多媒体信息，对信息的记录更直观、更全面，传播速度远远超过纸张，占用的物理存放空间很小，而且，随着技术的不断进步，电子存储介质容量越来越大的同时，体积还会越来越小，从而可以在有限的空间内，极大地增加信息的存储量。

信息化时代的档案也应适应信息化的需要，要从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对各类档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理与分析，发挥其在科学管理与风险防控中的作用，实现其价值。文件转化为档案是有条件的，不是所有的文件都可以转化为档案，银行的文件转化为档案一般需具备三个条件。一是办理完毕；二是有保存价值；三是按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。银行的文书档案不是事后另行编写和随意收集来的，这也是档案区别于图书资料的重要特点之一。文件是档案的基础，档案是文件的精华。

三、银行文书档案计算机管理的实践操作

随着银行系统电子办公网络化的成熟发展，使文书档案计算机管理具备了有利条件。在实际操作中，银行档案管理系统应具有如下主要功能：

（一）系统登录验证：这是档案管理系统安全性的具体表现

现银行实行的是总行→分行→支行的三级管理模式，从系统的安全性考虑，构建的《银行档案管理》系统应能按登录人员“用户名”及默认“网点号”就能区分是那一级的档案管理员进入了《银行档案管理>系统，并自动识别出对应的分、支行网点号，这个网点号应是一一对应，也是《银行档案管理系统》中录入查找该网点档案的识别标志。

（二）电子文件管理：这是档案管理系统实用性的具体表现

首先：银行强大的办公系统提供了功能完善的《EOA文件处理系统》具备了管理文件从草稿、拟稿、工作通知上报、红头文件下发到外来文件处理及文件办结完后的归档功能，每一个步骤都清晰可查，因而为《银行档案管理系统》进行对应文件的电子版查找上传创造了有利条件，从《EOA文件处理系统》导入的文件可以将文件审批的流程一并导入生成对应的电子版，这在以后档案查找利用中可以追溯整个文件的生成过程，这就是档案管理工作电子化带来的最大的实用性与高效性的统一。

其次，如果归档的公文不是本行系统产生的文件，则按手工归档方法进行，即：对按要求整理好的纸质档案进行录入，建立归档目录，在单机版时代，在录完题名、文件编号后，如果要留存文件的电子版，就只能通过手工扫描然后再导入扫描的图片了，这个工作需分2个步骤才能完成，即先扫描文件生成电子版，在录入档案时先录入对应的档案信息，在最后点按“电子文件管理”按键，在弹出的地址处添加存储的电子文件，上传加挂相应的电子文件，保存，就完成了该份文件的电子版导入。

加挂电子文档

（三）待归档文件管理

对于日常零星收到的各类待归档资料，可以在这个模块里进行录入，录入后不生成档号，但在录入《银行档案管理系统》待归档文件后，可方便查询，在下一年度需要生成档号时，通过查询找到后，点按“归档”键后，生成档号进行归档。

（四）目录的生成

在档案录入完成后，选择“目录设置“可以对文书档案目录格式进行自动设置。

显示：生成的文书档案目录

可通过银行档案目录查询功能，按照文书档案保管期限分别打印出永久、30年、10年期的文书归档目录，进行装订后永久保存，至此，即可完成上一年度的文书档案著录及电子版文档存储的归档工作。

四、银行文书档案计算机管理的前景及重大意义

银行档案信息化的最终目的，就是应用现代信息技术实现银行档案管理总目标。安全、可靠、有效地保存和保护好银行产生的各类档案实体，最大限度地延长档案寿命，充分开发档案信息资源，最大限度地为银行工作服务，树立一切围绕经营、一切服务经营的理念在档案利用时迅速、准确地提供一切需要的档案信息为银行经济发展工作服务。

把银行《EOA文件管理》和银行《档案管理》两个系统紧密联系起来。一方面银行档案管理工作要向前延伸，接收电子档案，另一方面，银行在应用计算机进行公文流转时，应考虑档案管理部门对电子文件归档的要求，从文件生成、签报、审批、归档，整个过程密不可分。文件、档案一体化管理成为银行管理工作的必然趋势。用电子档案逐步代替纸质档案，进一步提高银行档案信息的开发利用效率，正逐步得到银行人的认可。银行档案的电子化可以大幅节约档案的物理存储空间，可以进一步实现银行档案信息的海量存储。电子档案传输速度快，方便检索和查询，使得银行内部和银行的各分行之间档案信息实时互通，充分共享成为可能。

随着时代的发展和进步，现有的银行档案管理应用技术也会在实践工作中不断适应、调整，发展、完善，相信在银行档案工作者的辛勤努力和不断探索下，银行的档案管理会有一个更加光辉、灿烂的的明天！

参考文献

[1]黄凤平.《档案工作岗位培训教程》2014.3

[2]许济沧.云计算对电子文件的影响[J].云南档案，2016.01.

[3]归吉官，刘扬.以知识为导向的高校数字档案资源云服务研究[J].云南档案，2016.02.

[4]冯惠玲，刘越男等著.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社，2011.

[5]杨玉玲.如何加强档案管理信息化[J].云南银行业，2016.12.