信息化环境下单位财务会计档案管理的创新

王红

摘 要 受到信息化的影响，单位财务会计档案管理面临着新的机遇和挑战。如何才能在信息化环境下，进一步实现单位财务会计档案管理的创新呢？这一问题成为各大单位关注的焦点。

关键词 信息化 单位财务 会计档案 创新管理

一、引言

在信息化背景下，怎样满足单位会计档案管理的需求、提升档案管理水平，已成为当下档案管理工作面临的新课题。进入2016年，随着新修订的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）的出台，会计档案的管理工作已走上创新的探索道路。这就要求档案工作者自觉转变观念，严格落实新《办法》的各项要求，不断改进和完善档案管理方式。

二、信息化环境给财务会计档案管理带来的机遇和挑战

目前，人们已经逐渐迈入信息化时代，再加之网络化技术的迅猛发展，信息化技术也在单位财务会计档案管理中得到了十分广泛的应用。尽管我国大部分单位机构都开始意识到会计档案管理信息化建设的重要性，但实际工作的开展并不顺利，遇到了很多难题。信息化技术在为我国财务会计档案管理带来良好机遇的同时，也带来了巨大的挑战。一方面，信息化的飞速发展使得社会越来越清楚地认识到，档案管理同样为档案信息化提供了良好的发展空间。另一方面，由于现行的法律法规体系不完善，再加之基础设施不齐全，导致高素质人才大量流失，致使财务会计档案管理工作中的信息化建设无法顺利开展。由此我们可以看出，当前单位机构首要解决的问题就是会计档案管理中机遇和挑战并存的问题。

三、信息化环境下单位财务会计档案管理的创新方法

（一）会计档案的分析处理

财务共享服务中心是建立在大数据、云计算、互联网等技术基础上的一个数字化平台，基于财务共享的电子会计档案管理也应当实现会计档案的数字化和网络化，使得档案信息的接收、传递、存储、利用一体化，档案信息高度共享，档案管理更加高效便捷。因此，企业应当建立适合企业实际情况的电子会计档案管理体系，形成标准化的电子会计档案管理制度，规范电子会计档案的业务流程，做好以财务共享云平台为载体的电子会计档案的分析处理工作。

基于财务共享服务模式下的电子会计档案的分析处理工作，主要包括维护电子会计文件之间的有机联系，使采集的电子会计文件形成一个完整、有序的信息资源统一体，发挥电子会计档案的价值。传统电算化条件下的电子会计档案之间的联系可能更多地存在于结构化数据之间，而财务共享环境下的电子会计档案，通过大数据的海量数据分析技术可能会有跨结构的联系，并挖掘出更多数据间的历史联系，从而得到更有序、更有效的结果，这将有利于后续会计处理的计算分析。在电子会计档案的分析处理环节，主要通过InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技术将来自各分子公

司端的海量电子会计档案数据，快速导入一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群，利用分布式技术对存储于其中的海量数据进行查询、分类、汇总等，以满足后期电子会计档案的应用。

（二）会计凭证、账簿、报表等档案的电子化建设

电子化作为信息化财务会计档案管理中至关重要的组成部分，其主要工作是围绕电子化基础开展的。相比于传统财务会计档案管理模式来说，现代电子化建设的财务会计档案管理具备十分明显的优势，不仅能够对档案进行复制，同时还能够及时发现其中存在的错误，并加以修改。并且电子档案最大的优点是拥有多种储存形式，方便人们保存。还可通过利用先进的办公自动化软件对档案数据进行全面的统计、计算与分析，简化传统烦琐的人工办公程序，进一步提高财务会计档案管理工作效率。目前，我国会计档案已经由传统纸质载体向电子化载体发生转变。

（三）搞好财务会计档案信息化管理的基础设施建设

相较于办公自动化的基础设施要求，档案管理信息化对基础设施的实际要求更高，必须要满足平稳、保密、安全等基本需求。除硬件设施外，软件设施的配备同样要以“信息化环境”的角度来考量。具体来说，财务主管部门要同档案部门的人员加强协作，依据新《办法》的有关规定，并站在档案信息化管理的角度审慎编制设计规划，密切结合各方面的现实需要，通盘考虑，出台恰当的方案，以防档案管理信息化系统在运行过程中发生不必要的问题。而财务会计软件在研发和测试时，必须要将安全保密问题摆在关键的位置，如可通过推行电子签单制度来确保会计档案的安全可靠性。

（四）做好会计档案的信息备份

当前，尽管会计档案整体的管理效率持续提高，但也存在诸如数据不慎被删或遗失等问题，由于信息技术具有一定的特殊性，数据一旦出现状况，势必招致“牵一发而动全身”的后果。所以，国企要实施会计档案定期备份制度，定期备份全部的档案，提高会计档案信息更新的频率，有效保证信息的完整性和可靠性，把备份的名称、时间、文件属性以及库存时间等各项内容全部在备份簿上进行登记，接着，会计档案管理人员可对备份的各类档案实施必要的复制和充实，以免信息遭到破坏。

（五）配置必要的硬件设施，逐步实现现代化管理

存放会计档案的场所要保持清洁，温湿度适宜，具备防尘、防磁、防潮等硬件条件，为保证电子会计档案信息的安全，要制定防范计算机病毒的措施，强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改。可以预见，会计档案存档必将实现电子信息化管理。档案现代化管理、档案信息数字化、档案管理网络化，将是档案现代化管理的發展趋势。

（六）强化财务管理人员素质

经办机构财务档案工作要适应不断发展的新形势需要，财务档案管理工作必须招聘素质高、能力强的专职人员，后期可对档案人员进行多途径、多形式的培训，不断更新其知识结构，提高档案管理人员的实际工作能力及责任心。此外，档案管理人员必须按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷，使其具有时代意识，包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意识。一个高素质的财务档案人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭6个方面的素质。近几年，笔者所在经办机构的财务档案管理人员每年都要参加档案专业培训，以不断提高自身的业务能力。

四、结语

在当前信息化环境的影响下，信息化建设已成为单位机构财务会计档案管理的必然趋势。因此，作为新时期的单位，必须清楚认识到信息化技术以及网络技术等科学技术对本单位发展起到的关键作用，不断改革与完善传统财务会计档案管理体系，对其中存在的问题进行重点研究分析，从而采取有效的应对措施。此外，还要高度重视财务会计档案管理的创新，从而进一步提高我国单位财务会计档案管理水平。

（作者单位为中国建筑材料工业地质勘查中心云南总队）

参考文献

[1] 江建英.信息化环境下的会计档案管理[J].冶金财会，2014（10）.

[2] 彭翔鹰.基于信息化环境的会计档案管理探析[J].经营管理者，2015（08）.