联合科研模式下虚拟团队知识管理系统的构建

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随着科学研究的复杂性越来越高，科研合作的规模也越来越大，跨组织、跨地域、跨学科的科学合作越来越普遍，很多重大科研项目需要通过区域合作乃至全球合作来完成。虚拟团队是这种科研模式的体现和载体，虚拟团队是由跨地区、跨组织等试图完成共同任务的两个及两个以上成员，通过通讯和信息技术联结在一起组成的群体[1]。如大亚湾反应堆中微子实验项目[2]由来自中国、美国、俄罗斯、捷克等的38个研究机构、约270名研究人员参加。

知识管理在虚拟团队中起到重要支撑作用。本文以项目为中心建立社区，并探索这种新科研模式下的知识管理，建设网络化的虚拟团队知识管理信息系统，整合不同领域和知识，建立知识共享机制，提高团队和个人的竞争力和创新力[3]。

1 知识管理与知识管理系统

当今社会已进入知识经济时代,知识成为整个社会的战略资源和推动经济增长与社会发展的重要力量。知识的积累与传承对社会发展和人才培养都具有非常重要的意义，是提高组织和个人竞争力的核心因素。

知识管理是一个动态、持续的过程[4]，几乎所有组织中都存在着某种形式的“知识管理系统”，但很多是非正式的、碎片化、手工操作、纸质化的状态。这些非正式的手工知识管理系统可以解决部分知识管理的问题，但难以实现对知识资产进行高效安全的管理。特别是随着组织的成长，地域的扩张，新的联合科研模式给传统的知识管理带来了新的难题。

知识管理系统(KMS) 是以信息技术为手段，支持组织对知识链各个环节进行有效管理的软件系统。与原始的手工知识管理相比，网络化自动化的知识管理系统具有无可比拟的优越性。通过数字化，有效解决长期存在的各种知识资产以纸张、电子资源等形式被碎片化地分散存储在各处，无法得到集中长久有效管理的问题。组织成员可以跨地域检索到需要的文档,新产生的知识不断回馈存储到知识管理系统，实现个人与组织知识的持续积累，达到知识共享、提高知识创新的效率和水平。

图书馆是知识的集散地，利用知识管理系统进行高效安全的知识管理是图书馆的重要职能与任务。过去图书馆的中心工作是为教学、科研提供信息支持与文献保障，现在单纯的文献资源服务已经越来越难以满足用户的需求。如何运用知识管理的理念和方法，嵌入知识创造过程，实现知识的安全存储、管理、挖掘、利用和高效传播，开展创新服务，进行全方位全过程的知识管理，已经成为图书馆争取自身定位、生存空间和可持续发展的关键。

2 图书馆知识管理系统的现状

知识管理系统通过更好地组织信息、分享信息、使用信息以及提供搜寻功能，提供知识固化、积累、重用与共享的技术保障[5-6]。其目标是将组织或团队中的各种知识资源，包括显性知识和隐性知识，整合为动态的知识体系，以知识共享、团队合作促进知识创新能力的提高，最终提高组织、团队和个人的竞争力。

图书馆积极推动文献资源服务向知识服务转变，利用信息平台建设了各种知识管理系统。通常科研人员要将大量的时间在文献检索、实验观察、论文发表上。自1990年开始，国内图书馆针对文献阅读与检索，结合学科特点和馆藏特色资源，积极参与专题特色数据库的建设。如CALIS从1999年开始共推动3期专题特色数据库的建设，并建设了CALIS 专题特色库中心网站，提供统一的检索和服务平台，形成一批符合建设专题特色数据库技术标准的软件，如清华同方知网TPI、北大方正德赛系统。

近年来，学科化服务作为一种新的服务模式,逐渐被各大图书馆所熟悉并实践。随着学科化服务的开展，图书馆以LibGuides为学科服务平台建设了学科知识库，用于搜集整理学科领域参考文献，整合图书馆资源及馆外各类型信息资源。LibGuides是美国Springshare公司专门为图书馆设计开发的社区化内容管理和知识分享系统，是一个功能强大且使用简单的一站式学科化服务平台。借助LibGuides，图书馆可以根据用户需求、学科特点、领域知识和自身资源，利用LibGuides的通用模板创建各式各样的学科知识库，用户可与学科馆员进行实时沟通交流。LibGuides在2007年推出后迅速受到了全球图书馆的认可，截至2017年5月，全球有5 700多家图书馆应用LibGuides系统建设了学科知识库。2010年，上海交通大学图书馆首先将LibGuides平台引进国内，作为学科知识管理系统，面向学科如物理学、数学、生命医学等，结合图书馆文献资源，建设了以学科馆员为主导的学科知识库[7]，取得了良好的效果。随后越来越多的国内图书馆引进LibGuides，建设了大量学科知识库。

针对论文发表和成果展示，国内外图书馆以DSpace为平台建设了大量机构知识库,倡导开放获取的新的学术传播方式，用于管理本机构的论文等知识产出。机构知识库按照机构的组织结构建立部门-子部门结构，中心库可通过OAI-PMH协议[8]对多个机构知识库的元数据进行集中收割，从而实现对资源的集中统一检索。全球图书馆积极推动机构知识库的建设，根据OpenDOAR[9]提供的数据，截至2017 年5月，OpenDOAR收录的机构知识库已达到3 300多个。国内多年来一直密切关注着机构知识库的发展，建立了一批学术机构库，如厦门大学学术典藏库[10-11]、军事医学科学院机构知识库[12]、中科院联合机构知识库系统[13]、CALIS机构知识库等[14]。

3 虚拟团队知识管理系统的分析与设计

虚拟团队是网络信息时代跨地域、跨国界的新的科研团队组织模式，已经成为当前科学研究的重要形式[11,15]。作为新型组织形态，虚拟团队通过建立虚拟的工作环境，实现跨地区、跨组织动态聚集和利用人才资源，达到优秀人才的优势互补和强强联合的目的。

虚拟团队知识管理系统通过构建嵌入科研过程的知识管理信息系统，将文献检索、实验观察、论文发表3个阶段的知识管理和沟通服务整合到一个系统中，以网络化信息化技术为手段，为虚拟团队解决了知识管理的问题。

相对传统团队而言，虚拟团队知识管理系统具有以下特点。

第一，实行任务或项目制。虚拟团队是一个动态的组织结构，以任务开始，也以任务结束，其组成、运行、评价都是以任务或项目为中心展开[15]。第二，支持网络化的交流和协作。虚拟团队要求能够跨组织、跨地域、跨学科进行合作，在信息系统的支撑下建立项目社区，以互联网作为交流与协作的主要工具，成员之间能够在社区内充分沟通交流。第三，成员具有来源广泛性和流动性。虚拟团队是由具有不同的知识、技能和信息背景，来自于不同的单位或组织的成员组成。在任务进行过程中，新的成员可以不断加入团队，原有的成员也可以退出团队，团队知识管理系统要适应人员的流动，避免带来知识的流失。第四，知识共享是团队生存和发展的关键。团队成员将知识管理系统作为工作交流的平台，工作过程中个人知识不断汇聚到知识管理系统中沉淀为团队知识积累保存下来，新成员通过积累下来的团队知识能够快速学习并融入团队。

图1是虚拟团队知识管理系统功能体系，主要包括项目管理、文档管理、人员管理、通讯工具等功能模块。以项目为单位建设项目社区，人员加入项目社区内形成项目团队，随着项目的开展，团队成员将参考资源、实验报告、论文发表、成果应用等文档及时提交到项目社区，并通过通讯工具实现成员在项目社区内的交流互动。项目进行的过程，同时也是持续动态的知识管理过程，各种显性知识和隐性知识集中到项目社区内，整合为团队适用的动态知识体系。

图1虚拟团队知识管理系统功能体系

虚拟团队知识管理系统是社区化信息管理系统，为每个项目建立自己的团队社区，团队成员在社区内进行沟通和协作，将个人知识汇聚共享成为团队知识，促进团队知识创新，提高劳动生产率，从而最终提高团队核心竞争力。

4 虚拟团队知识管理系统的实现

虚拟团队知识管理系统以信息化技术为手段，通过网络化平台用户可以跨越时间和地域联系在一起，以项目为中心，加入到共同的项目下，组成虚拟团队[15]，形成虚拟项目社区，通过网络交换并共享信息，团队成员凝聚在一起并实时交流互动，将个人资源在项目社区内转化为团队知识对所有团队成员开放共享，实现信息的网络化存储和交换。

虚拟团队知识管理系统基于B/S 架构，利用开源软件Drupal[16]开发，开发工具采用XAMPP，后端数据库采用PostgreSQL。平台采用模块化的设计，通过组装各种模块扩展平台功能，用户使用浏览器通过网络进行访问。系统提供强大的后台管理与搜索功能,并自动生成用户访问报告，提供分析、跟踪和统计功能。

虚拟团队知识管理系统首先要求用户通过实名认证，成为系统虚拟化的一员。项目根据要求可设置为公开项目、保护项目和秘密项目，不同属性的项目对项目外人员具有不同的访问属性。对于秘密项目，项目外人员无法看到项目的所有资料，只能通过项目管理人员的邀请才能加入项目中，整个项目处于隐藏状态；对于受保护项目，项目外人员可以查看项目的基本情况，但无法查看具体文档和项目成员，但可以申请成为团队成员；对于公开项目，所有项目信息都是公开的，项目外人员可以查看项目情况、项目文档、项目成员，但无法提交文档并修改。

项目外人员被批准加入社区后则成为项目社区的成员，根据不同的权限和管理任务，可分为项目责任人、管理人员和普通成员。社区内成员在项目进行中，持续不断地及时将参考资源、实验报告、发表的论文等文档提交到项目社区内，成员之间互相沟通交流，共同构建团队知识体系并在社区内共享。

每个成员都有自己的个人主页，可以设置个人基本信息，如姓名、性别、出生年月、所在单位、职称、电话等。个人主页列出个人参加的项目以及项目下的文档，用户可在不同的项目中担任不同的角色，如普通成员、管理人员、负责人(图2)。项目管理员和负责人可以邀请和批准人员加入项目社区，成员之间通过即时通讯、站内消息和邮件等通讯工具互相联系，项目管理人员通过群发消息向项目成员发送通知，其他人员也可以给社区内人员发送消息。平台使用Drupal的通讯模块，主要包括Messaging，用于站内消息，Mimemail用于邮件服务。

图2虚拟团队知识管理系统个人主页

项目主页可以设置项目基本信息，包括名称、负责人、批准号、起止时间、任务等。项目外人员可申请加入或被邀请加入项目，项目主页下列出了所有的项目文档、项目成员形成项目社区，项目成员可以向自己所属的项目社区提交文档(图3)。

项目的过程文档，如项目申请书、任务书、实验记录、发表论文、进展报告、结题报告等，都可以提交到项目社区中，在社区内部长期保存和共享；同一份参考资料、实验报告、发表的论文等文档可以同时提交到多个项目社区。平台使用Drupal的OG模块，用于创建和管理项目，OG Statistics用于对项目进行统计分析。

通过开放的网络平台，以项目为中心，用户聚集成项目社区。随着项目过程，用户实时地、动态地与其他项目人员交互，不断将项目文档提交到社区内用于交流和共享，整个文档收集在真实准确自然的过程中完成，并通过网络得到有效存储。项目完成后，相应的项目社区内完整的项目知识体系，包括人员信息和文档等，全部封闭存档，但仍可随时进行档案查询和阅读，回溯项目完成的过程和时间节点。

图3虚拟团队知识管理系统项目主页

5 结论

图书馆作为资源提供者，作用越来越弱化，需尽快转变为与知识服务提供者，履行知识管理的职能，将即时、嵌入式的知识服务，带到科研与教学一线，嵌入科研过程，并与用户充分沟通与合作。

社区化虚拟团队知识管理系统是为虚拟团队提供的知识管理平台，是联合科研模式下实施知识管理的必要工具。通过网络化平台建立项目社区，将跨单位、跨地域的用户联结形成虚拟团队，将知识管理集中到一个平台上，贯穿查找资源、实验报告、论文发表等过程。通过实名认证的团队成员聚集在项目社区内，进行交流与沟通，个人收集、整理的资源提交到社区中共享成为团队知识，成为团队知识库的一部分。随着项目产生的实验报告、发表的论文等文档也提交到社区中，供团队成员共同讨论学习和使用。图书馆员也可以通过网络化平台加入团队中，成为团队的一份子，提供馆藏资源指导和嵌入式知识服务。