多校区办学背景下学院文件传递工作探讨

彭灵灵+胡中龙+郑慧+陈诗诗

摘要：随着国家高等教育的发展，多所高校出现了多校区办学的情况。在此情况下，学校的党政管理服务有着更多亟须改善的地方。本报告以高校中一个多校区（园）办学的学院为例，通过其开展的院内文件跨校区（园）传递工作这一微观层面，探讨跨校区办学下学院党政服务工作的有效方式，认为院内文件传递是一种行之有效的方法，同时提出了进一步完善的设想及建议。

关键词：多校区；党政服务；文件传递

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）12-0012-03

一、我国多校区发展现状

随着我国高等教育改革和发展的不断深入，20世纪80年代中期，高校在自身的扩展和相互合并的过程中形成了多校区办学的现象。到了20世纪90年代，多校区办学逐渐成为一种潮流和趋势。学校为适应发展的需要，积极拓展办学空间，多校区办学格局就此形成。

多校区为学校发展开拓了新的空间，增强了高校的竞争优势，促进了学校的快速发展。较之单一校区管理，多校区高校的管理在管理理念、管理模式和管理效率等方面给我们提出了新的课题。它对高校管理所带来的影响是全方位的。它既带给我们发展的机遇，又带给我们管理上的严峻挑战：“校区分散”势必增加管理的成本，从空间距离上增加管理的难度；“情况复杂”增加了信息搜寻成本，进而影响高校的决策与管理效率；“规模巨大”不等于实力增加与效率提升，处理不当就会导致效率低下、矛盾丛生、内耗增加；“学科齐全”并不一定就会发挥学科的综合优势，学科的互补只能在有效的学科发展战略下才能实现。

总之，多校区高校的管理是一个新的事务，需要从宏观到微观各个层面做好相关的研究与探讨，才能更好服务于高校的人才培养与科学研究工作。

二、中山大学多校区发展情况

今日的中山大学，由1952年院系调整后分设的中山大学和中山医科大学于2001年10月合并而成。中山大学一校多区办学始于2000年9月，目前包括广州校区、珠海校区、深圳校区三个校区。其中广州校区包括广州校区南校园（康乐园）、广州校区北校园（医科总部）、广州校区东校园（大学城）三个校园。环境科学与工程学院是中山大学下设的一个学院，成立于2002年10月。目前学院内设环境科学系、环境工程系、环境科学研究所、实验中心4个机构，有教职工122人。截至2015年9月，有全日制在读学生为1165人，其中本科生853人、硕士研究生220人、博士生92人。自2005年环境学院本科生入读广州校区东校园开始，环境学院就开始进入在广州南校园与东校园同时办学的阶段。2009年9月后，学院的行政办公及公章进驻东校园，环境学院进入以东校园为主体的办学阶段。目前，环境学院的所有本科生入读东校园，教师与研究生分处东、南两个校园，其中，环境科学系、环境科学研究所教职工以及指导的研究生在南校园，环境工程系教职工及指导的研究生在东校园，实验中心老师也根据分管实验仪器的地点分处在两个校园。

三、多校区（园）办学的问题

多校区办学开拓了新的教育发展空间，弥补了教育资源的不足，增加了学校及学院的竞争优势，但是也带来了新的问题。首先是运行成本大。大多数大学的不同校区之间的距离一般较远，多个分散的校区之间、学校的职能部门与各个校区相关机构之间的管理成本必然随之增加，并且各个不同校区师生员工之间的互联互通，消耗了师生员工的时间和精力，增加了各个校区之间的日常开支，也就加重学校的运行成本。同时，比较突出的问题还有：配套设施建设薄弱、跟进滞后；教职工和学生的归属感不强，等。对于中山大学及中大环境学院而言，跨校区（园）为党政服务工作带来了很大的挑战。在现行管理体制下，学校的职能部门基本集中于广州校区南校园，因此，党政服务工作中需要联系职能部门的工作因跨校区（园）而明显出现问题。环境学院内，目前仍在南校园办公及学习的师生的党政事务办理也存在明显不便。而且，即使南校园师生最终都搬迁到东校园，但是由于学校职能部门在南校园，因此教职工在东校园处理了学院层面的党政事务后，还需返回南校园衔接学校职能部门相关工作，问题也同样突出。除了以上师生办事难外，学院层面需要报送各职能部门的资料，都需要传送到南校园上交。因此，也存在跨校园传递的问题。总之，对于环境学院目前的情况，不论是学院层面总体的材料报送，还是教职工个人的事务办理，均离不开跨校园的行政服务工作，资料也离不开跨校园的文件传递。

四、文件跨校区（园）传送的处理措施及优缺点

学院党政服务工作，也就是为师生的教学科研服务，在完成服务工作的过程中，势必有相当多的文件需要处理，通过上传下达完成各类资料的报送、发放。对于跨校区（园）的学院而言，文件的上传下达方式一般有两种：通过学校在校区（园）间的文件收发，学院与相关教师个人上交。中山大学在广州南校园与东校园的文件收发，是由东校园安排人员每周一至周五上午10点左右出发到南校园收发室，送东校园至南校园的文件，并领取南校园到东校园的文件，返回东校区收发室分发到各学院。即每个学院的文件如果需要通过学校的收发传递，必须前一天将文件送到东校园收发室，第二天上午11点左右到达南校园收发室，传递到各职能部门，再由职能部门安排人员到收发室领取；而南校园的文件要传递到东校园各学院，也需要前一天送达南校园收发室，第二天中午时分到达东校园收发室，待学院安排人员到东校园领取后分发到相关人员处。由于整所学校多个学院的文件都需要收发室工作人员整理，而且需要各部门、各学院安排人员到收发室领取，因此较容易出现文件传递滞后甚至丢失的情况。为更好为全院师生做好服务工作，环境学院自党政服务机构搬迁至东校园后，就一直在学院内开展东、南校园的文件传递工作。如果学院在南校园的师生有文件需要到东校园处理，包括请各岗位秘书处理，或者直接加盖学院公章的，可交至南校园办公点，南校园办公点收集好之后，由学院党政办公室的老师每天（周一至周五）早上到东校园上班前，领取该部分文件，带到东校园，分发至各岗位秘书，各岗位秘书处理完畢后，将文件交回负责传递文件的老师，该名老师下午下班前带回到南校园办公点，南校园办公点人员再通知相关师生前来领取或直接交至学校职能部门。

为将文件跨校区（园）的传递更加顺畅，预防文件处理的滞后甚至丢失，环境学院也不断摸索着文件传递的具体方式。学院办公室对需要传送的文件实行严格登记，包括文件名称、接收人（送至东校园哪个岗位的秘书）、文件的联系人、联系电话等信息，并对文件按接收人进行分类，并编号。文件到达东校园后，要求各岗位秘书每天及时对南校园传送过来的文件进行处理，需要返回到南校园的文件及时返回。本报告通过访谈环境学院近一半的教职工以及部分学生，均对学院的文件传递表示满意。受访教师基本每人均曾通过学院的文件传递办理过文件，50%以上的老师每周有2—3次通过学院的文件传递将文件送至东校园相关秘书处办理，其中环境科学研究所的老師基本每天都有科研项目的相关文件传递到东校园处理盖章。同时，党政管理人员基本每天均有需要递交职能部门的材料，除了部分由个人自行到南校园递交之外，70%的文件资料均通过学院的文件传递送至南校园办公室由南校园办公点相关人员代为上交。学院受访师生均认为学院的文件传递为他们跨校园的文件办理提供了极大的便利，节省了他们的时间及交通成本。本报告访谈了中山大学在广州校区东校园的部分其他院系教职工，对于环境学院文件传递的做法，均认为的确为师生提供了更加周到全面的服务，但是对于党政管理人员而言，相当于在原有的工作上增加了东、南校园文件传送的工作，增加了较多的工作量。本报告同时还走了个别其他跨校区办学高校的院系，均未有院内的文件传递。总体情况均是通过学校的文件收发完成院内需要跨校区流转的文件。

五、结论及建议

高校多校区（园）办学是一项复杂艰巨的系统工程，也是一项极富挑战性的工作。跨校区（园）学院的党政服务工作的有效运转，首先必须保证最基本的文件上传下达工作能够畅通无阻，并为教师学生节省时间与精力，因此，环境学院内部的文件跨校区（园）传送是一个重要的尝试，并经实践证明是一种行之有效的方式，得到了广大师生的好评。环境学院通过院内跨校区（园）的文件传递，为学院师生提供了切实有效的行政后勤服务，但另一方面，学院层面的文件跨校区（园）传递为现有党政管理人员增加了较多的工作量。环境学院的东南校园文件传递，自文件到达学院南校区办公点或东校园办公室后的各项工作，包括文件登记、东南校区传递、岗位秘书处理、盖章、返回老师本人或上交职能部门等所有工作，都由党政管理人员完成，特别是负责传递文件的老师，更要花费较大的精力与时间。因此，学校对于跨校区（园）运作的学院应当提供更多的人力及资金支持。学院层面，也应该为党政管理队伍提供更多的支持。未来，学院应当考虑如何更好利用学校校区（园）的文件传递收发，进一步完善学院的文件传递工作，从而提高学院党政服务工作的水平，更好地促进教学、科研工作。学校也应当考虑校区（园）间文件传递收发如何能够更加快捷、准确，满足学校众多院系跨校区（园）文件传递的需求。

同时，学校应该加快各校区（园）统一的网络化及信息化建设，减少纸质文件的传递，从而减轻学院文件传递的压力。中山大学正在进行的OA系统以及大学服务中心建设工作，就是完善“三校区五校园”建设格局，促进各校区公共服务资源均衡配置，改善和提升学校党政服务质量和效率的重要举措。OA系统的使用，可以大大减少纸质公文的传递，但是在操作的便利等方面仍需不断完善和提升，进一步优化系统架构，简化操作流程。而大学服务中心是线上、线下相结合的一站式服务平台，广大师生员工不需要跨校园即可办理所有的行政管理和服务事项。它需要从顶层到微观各层次的设计中都充分考虑全体师生员工的需求，从而真正服务好广大师生。

参考文献：

[1]参考中山大学主页：http：//www.sysu.edu.cn.

[2]参考中山大学环境科学与工程学院主页：http：//sese.sysu.edu.cn.

[3]张秀荣，常秀娟.关于高校多校区办学模式的研究与探索——以江苏科技大学张家港校区办学模式的研究为例[J].重庆工学院学报，2007，21（1）：176-180.

[4]谭胜国，严晋.大学多校区办学模式探讨[J].湖南省社会主义学院学报，2006，32（4）：56-57.

[5]曹峰.大学多校区管理若干问题探析[J].轻工科技，2013，173（4）：126-127.

[6]罗锐，肖坚.关于我国多校区大学管理问题的探讨[J].产业与科技论坛，2006，（3）：111.

[7]吴咏梅.关于我国高校多校区管理的思考[J].襄樊学院学报，2009，30（1）：84-86.

[8]刘璐.我国高校多校区管理的现状与思考[J].产业与科技论坛，2012，23（11）：247-248.

[9]方振聪，曾昭明，华伦荣.我校多校区管理的探讨与思考[J].中医药管理杂志，2007，15（1）：34-35.

[10]钟恩升，华菊翠，葛继平.自主扩展型多校区大学的内部管理体制与运行机制[J].现代教育管理，2010，（12）：48-51.

[11]蓝汉林，岑红霞.中外多校区大学管理的比较研究[J].高教探索，2005，（4）：37-39.