事业单位财务档案管理的有关问题

苏红

摘要：经济快速发展的现代社会，对事业单位财务档案的管理提出了更为严格的要求。为更好地保证老百姓和社会发展对公益服务越来越高的要求，事业单位财务档案的管理必需紧密联系人民群众日益增长的物质和文化生活的需求，提高会计电算化水平，完善财务档案管理制度，规范财务档案人员素质，提高财务档案的利用率。

关键词：会计档案；会计电算化；完善制度；专业人员；提高利用率

所谓的会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和会计数据存储介质及其他会计核算专业资料（指合同、养老金缴纳清册、工资册、会计档案保管清册、原始始票据存档等）所形成的资料，是一个单位收入、支出的重要凭证。

事业单位是指国家以社会公益为目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的社会服务组织。事业单位成立目的不是为了生产经营获取利润，而是提供公共服务，是社会主义市场经济发展中不可或缺的一部分。事业单位的财务档案要想满足人民群众日益增长的物质和文化生活和公益服务的需求，就必需有一套完整的制度、强硬的账务队伍和可行的实施办法。

一、目前，事业单位财务管理存在几个问题

（一）制度的不健全势必造成管理无章可循，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。无用的档案、无序的堆放、无章法的整理给单位会计档案的管理和利用带来许多麻烦，甚至出现找不到档案的情况，造成不必要的损失。

（二）正规的、专业的档案管理人员和档案整理人员配备太少，甚至没有，现任的会计档案人员大多由负责财务的人员兼管，缺乏相应的档案管理知识；其次，没有专门的会计档案库房，所谓的会计档案只是一摞摞装入箱子的会计凭证，从而导致会计档案资料的利用率低，甚至出现档案不移交、缺失等问题。

（三）会计电算化下形成的电子数据资料，缺少必要的网络安全措施，电算化会计运用在会计档案中有着方便、快捷、直观、存储量大等优势，但是，由于网络安全措施防卫不当，通过计算机技术手段的违法行为具有更强的隐蔽性和更大的破坏性。

（四）单位从上到下对财务档案管理工作认识不足，重视不够，在实际的经济活动中，财务档案是其进行经济活动的最原始的记录和最真实的反映。但是，就目前的情况看来，部分行政事业单位的管理人员和领导对财务档案管理工作并没有给予足够的重视。

二、针对财务档案中存在的几个问题，提出如下建议

（一）建立健全完善的事业单位会计档案制度。《档案法》和《会计档案管理办法》是财务管理制度的重要法律依据，首先单位应该从领导和管理人员的思想意识入手，充分认识财务档案管理工作的重要性和必要性，认识到财务档案管理工作对本单位发展所起到的重要作用，从而建立一套完整的会计档案管理制度，进而达到会计档案管理步入正规化管理。

（二）指定专业的高素质的会计档案管理人员。邀请档案专业人员，依据《档案法》、《会计档案管理办法》对财务档案人员进行技能培训和职业道德教育，提高业务水平和综合素质。会计档案管理人员应该是集多种技能于一身的复合型人才，既要掌握档案管理知识，又要精通财务知识，更要有过硬的法律意识，还要能熟练的应用计算机。

（三）对于会计电算化下形成的数据信息，要及时备份进行保存，防止会计数据信息的丢失；以纸介质形式连同其它会计档案、电脑磁盘一同保管；同时要做好网络的安全管理、计算机系统的安全管理，并指定专业的、固定的网络安全人员对财务系统定期进行安全维护，防止恶意破坏网络、篡改数据信息。

（四）提高会计档案的利用率，由于历史的原因，人为的对会计档案蒙上了一层神秘有面纱，认为会计账务有不可公开的保密性，以至于在档案使用中遇到阻碍，从而导致会计档案成为一堆死资料，不能发挥应有的作用。这就要求单位领导指定专门财务档案管理人员，明确岗位责任制，实行责任追究。这样才不至于让档案于档案仅仅作为档案保存，更能在单位的发展中发挥应有的作用。

事业单位的财务档案要想健康、有序的发展，首先必须领导重视，更新观念。严格按照会计档案的合法性、完整性、客观性、长期性的要求，常抓不懈，引导财务档案一步步走上正轨；其次要建立一套适合本单位的财务管理制度。结合《会计档案管理办法》，依据本单位实际情况，制定适合本单位业务需求的财务制度，包括移交、整理、装订制度、移交清册签章制度、查阅和借用制度、保管期限制度以及保密制度、销毁制度。最后，所有制度的实施、档案的整理、保管利用最终归结到财务档案人员身上，所以财务档案管理人员和整理人员，不仅需要有专业的档案知识、财务知识，还要有较高的政治觉悟、爱岗敬业和保密意识，不断提高思想意识和管理水平，跟上时代发展的步伐。

总之，会计档案是一个单位的重要资源，在单位发展的进程当中扮演著重要角色。我们应当根据会计档案管理形成的规律和特点，运用各种不同类型的手段和方式利用单位会计档案信息资源，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高单位会计档案利用效率。使财务管理走上一个新的台阶，真正发挥会计档案在领导决策、科研、行政管理和后勤服务工作中应有的作用。