Word邮件合并在集体林权制度改革工作中的应用

赵蕾　李文修　王原

摘要：在集体林权制度改革工作中，通过传统方式录入和打印《林权登记申请表》、《宗地勘界确权调查表》的方法存在效率低、出错率高、工作量大等问题。本文探索和研究出利用WORD邮件合并功能批量录入、打印林权相关表格的方法，使得基层工作效率、工作質量得到了显著提升。

关键字：林权制度改革；邮件合并；批量处理

根据集体林权制度改革工作要求，勘界确权完成并进行二榜公示后，每宗地都要填写《宗地勘界确权调查表》（以下简称《勘界表》）和《林权登记申请表》（以下简称《申请表》），这2个表格是申请办理林权证明最主要的依据，是林权制度改革的基础数据。传统手工输入的方法费时费力、错漏百出，加大了林权工作的难度。因此，将Word邮件合并功能引入林权登记工作，以审核无误的《过渡表》为唯一数据源，自动生成《申请表》、《勘界表》，实现林权登记工作的批量处理。数据处理过程中，数据源唯一、林权因子唯一，极大提高了数据的准确率，实现了各级数据的无缝连接。

1 传统林权登记模式

《申请表》和《勘界表》中各项林地因子繁多，包括林权登记类型、登记林权内容、宗地坐落、林地所有权人、林种、数种、地类、造林年限、林地使用期、宗地信息、四至界限等35项要素。其中，《申请表》涵盖30项林权因子、勘界表29项、重复因子25项。各因子数量繁多，造成手工录入模式工作量大、错误率高、数据不一致等问题。

1.1 工作量大

在林权登记工作中，要求每宗地《申请表》一式4份，《勘界表》一式2份。按户均宗地数统计，每户至少1宗地，多则数十宗，按村均宗地数统计，每村平均约300宗地。以河南省济源市为例，共计11个镇、322个村，合计约9万宗地。每宗地在一次填写成功的情况下约需要10min，一个村300宗地需要50h，按日均8h工作制，完成1个村需要6d多，以济源市为例，完成全市林权登记工作需要的工作量可想而知。

1.2 错误率高

由于填写人员文化程度、书写能力不同，登记中异体字、错别字、无法辨识字时有发生，且部分林权因子书写量大，如通讯地址、身份证号码等。部分因子易混淆，如地形与地貌、树种与林种等，对林权登记审核工作造成困难。

1.3 数据不一致

由于每宗地《申请表》一式4份，《勘界表》一式2份，手工录入容易造成同一表格前后不一致，不同份数之间不一致，2个表格同一因子等诸多数据不一致问题，为审核工作增加了难度。

引入Word的邮件合并功能，能够实现《申请表》、《勘界表》批量自动生成，克服了传统手工模式下存在的诸多弊端，进一步提高了工作效率和工作质量。

2 Word邮件合并批处理登记模式

2.1 林权主文档总体设计

本文的主文档包括《申请表》和《勘界表》2项，为了实现批量处理，需要对主文档进行统一设计，为了更全面展示各项林权信息，避免后期群众纠纷，展示因子要保证全面、准确。本文基于的林权主文档如上（节选）：

2.2 林权数据源总体设计

林权数据源采用Excel表格式，要求必须涵盖林权登记中所有相关林权因子，以林权因子为单位设计表头，各因子名称尽量与《申请表》、《勘界表》保持一致。在制作过程中，要实时检查表格内字段名是否满足林权主文档要求，数据源中的数据以确权和公示后数据为准。设计完成后，《申请表》、《勘界表》以及其它林权登记数据均以此数据源为准，一经设计，如无必要应避免修改，本文基于的林权数据源如下（节选）：

2.3 邮件合并关联数据

通过邮件合并功能可实现林权主文档与林权数据源的无缝链接，后台通过自动查询语句实现林权因子的自动匹配，进而实现林权主文档的批量处理和生成。具体操作流程如下：第一步：打开Word，选择已经设计好的主文档，此处以《申请表》为例，选择邮件—开始邮件合并——邮件合并分布向导（图4）。第二步：选择文档类型，在林权登记邮件合并中，我们使用“信函”类型（图5）。第三步：确定所需文档类型后就进入设置信函页面（图6），本文使用已经设计好的《申请表》为当前文档。第四步：确认收件人（图7），点击“浏览”或撰写信函即可选择数据源，此处选择的数据源为之前设定好的林权数据源，精确到具体SHEET页和每行数据，其中，数据源中的每行数据即将在邮件合并中使用的收件人。

2.4 插入合并域

林权主文档和林权数据源合并完成后，可在插入合并域中逐个插入《申请表》和《勘界表》中所需的各项林权因子（图8），保证主文档与数据源的数据一致性，这也是前期强调保证主文档与数据源各个因子名称一致的原因。插入完成的《申请表》参见图9。

合并域插入完成后，可进行数据预览，林权数据源的总数，即生成的主文档个数，经过以上操作，即可实现林权主文档的批量自动生成，既保证了工作效率，又确保了数据的一致性。《勘界表》的操作流程与《申请表》一致。

3 结语

在集体林权制度改革中，采用WORD邮件合并功能实现《申请表》、《勘界表》的自动生成后，减少了基层林改工作者的压力，显著提高了工作效率。此外，还可以利用本操作方法，实现林权办证系统数据的批量自动导入，在其它重复性文档的批量操作中也可以采用本方法，以保证高效率、高质量、高水平地完成基层林业工作。

（责任编辑 舒丹丹）