如何严谨地管理会计档案

王娇娇

摘 要：会计档案是指一个经济体系在会计核算过程中产生的具有一定保存价值的记录。从档案的产生到整理、保管、利用、鉴定销毁，整个过程都需要规范健全的管理制度。对会计档案进行科学有效的管理和利用，是每个档案保管部门必尽的责任。

关键词：会计档案；整理保管；标准规范

会计档案是机关、企事业单位或者其他经济组织在经济管理活动中所形成的，主要由会计凭证、会计账簿和会计报告等形式构成的具有保存价值并作为历史记录进行保存的会计核算专业材料。凡是具备独立会计核算的单位或部门，都要产生会计档案，因此会计档案具有范围广、数量大的特点。一个单位对会计档案的重视程度，可以客观的反映出相关单位的经济构架是否完整，经济秩序是否合理合法。由此可见管理好会计档案的重要性和必要性。

一、会计档案的形成

会计工作具有非常严密的制度和法规，会计档案的形成也是严格按照有关规则和规定进行的。从会计凭证的审核、签字到会计账簿的核算填写再到会计报表的完成，不仅各项程序联系密切，而且必须执行国家的规章和标准。

会计档案主要由会计凭证、会计账簿以及财务报告组成，它们的形成是依次产生，具有连续性的。首先产生的是会计凭证，它主要由记账凭证和原始凭证组成；然后依照会计凭证制作会计账簿，主要分为主账、明细账、辅助账、银行日记账、现金日记账等；最后依据会计账簿的内容来编制会计报表，根据情况形成月报、季报、年报。

二、会计档案的组卷

各种类别的会计档案在整理组卷时都有相应的标准和要求。

整编凭证时，应分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上。粘贴时张与张之间要整齐、均匀，对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放；与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下，由左到右依次摆开压页摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册。注意在装订凭证前剔除凭证上的金属物和空白页。装订时封装边可根据实际情况填入适量纸片以保持与凭证单据同样厚度，装订后要求整齐、牢固、不掉页、不倒页、不压字，便于翻阅。

账簿类应按照不同类别分册整理立卷、形成保管单位。账簿内账页排列顺序是：银行存款、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，空白账页不编号。

财务会计报告按各单位产生的月、季、年度分别整理。有关财务会计报告说明与分析应与报表一并组卷装订。凡归档的财务会计报告（决算）及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复印纸、压感纸或复印件。月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季。

各类会计档案成册后还应加装“会计档案”封面，并以一盒一卷的标准装盒。选择封面时根据案卷装订方向决定使用横向或纵向封面，并填齐档案名称、编号、形成日期、形成单位等内容。同时在封面右下方加盖“归档卷位戳”，注明档案所属的年度、种类、应保管的期限、全宗号、会计处理号及卷号。选择档案盒时根据每册档案的厚度选择相应的盒子，并用印章标盖出本册档案所属的年度、月份、形成单位、种类、保管期限、全宗号、会计处理号及卷号。

全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，用于区分各立档单位，没有向档案馆移交过档案的单位则没有全宗号。在会计处理号的编制上应当注意不同保管期限的档案种类应分别编制从“1”开始的顺序号，同保管期限的种类按照固定的先后顺序依次编制。而卷号则可理解为保管单位对库存档案按照一定的顺序编制的大流水号，与档案号形成对应关系，便于日常管理和查询。

不同种类的会计档案对应着不同的保管期限。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，自2016年1月1日起施行的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。其中，年度財务会计报告作为永久保存；月度、季度、半年度财务会计报告保存十年；其他账簿类和凭证类档案一般都需要保存三十年。高质规范的组卷更有利于档案的长久保存，因此对档案组卷的规范性不容忽视。

三、会计人员及管理人员的职责

能接触到会计档案最原始状态的人员是会计人员，他们具有将原始凭证整理分装、将账簿报表编页组卷的责任。会计人员对会计资料整理的熟练性以及对会计档案组卷规则的熟知程度直接决定着会计档案的案卷质量。所以，对会计人员整编档案的技能以及管理档案的意识培训非常重要，应该纳入会计人员职责中加以岗前培训，从会计档案整理保管的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案组卷规则的基本知识，具备独立组卷的能力，进而从源头上保证会计档案的规范性。

同时，档案管理人员在整编时要对入库档案组卷的标准性、内容的完整性、编号的准确性上做到高质量零误差的保证。尤其对会计处理号的检查及档案卷号的编目上应当加倍细致。制作出入库档案的详细目录，以便在查档时能及时准确的找出需要的内容。

四、会计档案的利用和管理

在会计档案的借阅利用过程中，应制定严格健全的管理制度，制作相应的调阅、查阅、借阅利用单和登记表，准确记录查阅使用人员的姓名、单位、查阅的内容、用途、查阅时间、数量等信息。操作中严格执行管理条例，利用过程中不得在档案上作任何记录、勾画或涂该，更不得拆封、增添撕取或者抽换单据。会计档案除本单位财会部门有权查阅外，外单位或其他部门查阅时须持有介绍信，并经财务会计部门负责人或主管领导批准后凭办理手续方可查阅。

会计档案必须进行科学的管理，原则上应为会计档案单独设立库房进行保管，切实执行安全保密制度，严防损毁、散失和泄密。在保管条件上严格遵循档案库房要求，做好库房的防火、防水、防照、防潮、防盗、防尘、防有害气体、防有害生物等工作，将库房温度控制在14℃～24℃，湿度保持在45%～60%。在档案的放置上做到排列系统、存放有序、查阅方便。

会计档案常用的排列方式有两种。当存储空间足够时，可按不同保管期限分区域放置，在同个保管期限区内再按档案所属年度，然后组织机构，最后种类顺序排列。这样排放的优势在于当某类档案达到保管期限需要进行销毁时，不会影响其他保管期限的档案放置的位置。但当总库存储空间有限时，则建议按照先年度，再组织机构，然后保管期限，最后种类的方法排列。这样的存放方式不需要预留存储空间，直接根据每年入库的档案顺序依次放置，入库前只用对同个组织机构的档案按照同保管期限的种类集中排列即可。各保管单位可根据自身档案特点选择适合的排列方式，遵循固定的规律，便于管理利用。

五、会计档案的鉴定销毁

对于超过保管期限，确定无保存价值的会计档案可以进行销毁。销毁前应由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行会计档案鉴定工作。经鉴定仍需继续保存的会计档案应当重新划定保管期限，待销毁档案应由单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。监销人必须对销毁档案进行清点核实，严格履行职责，到指定地点销毁。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人。

作为经济活动的记录和写照，会计档案具备着监督检查、维系管理、历史研究、凭证查考等重要的作用，是维护一个经济体系的正常工作、生产、科研等方面秩序的法定证书，也是研究一个经济组织文化历史发展规律，制定财务计划的重要数据源。因此，档案管理人员一定要在每个环节上严格遵守制度，保证会计档案的真实完整、安全有效，让会计档案在生产管理中发挥出它的最大价值。