浅谈卡西姆港项目文档管理

王海超

摘 要：工程资料及文档管理是工程管理很重要的一部分，通过对巴基斯坦卡西姆港码头工程项目文档资料的管理，总结分析巴基斯坦地区文档管理的常见问题及对策。

关键词：工程管理；文档资料；管理

1 引 言

中交二航局在巴市场经营多年，随着业务的不断拓展，除了施工质量管控外，管理在建项目日益剧增的文件、档案也是重中之重。因为巴地区项目与国内相比，业主及咨工在项目过程要求的资料相对较少，如果项目自有资料缺乏多方签证，这将导致佐证支撑少，进行计量款支付申请、变更索赔等难度加大。为规避以往在文档管理工作中出现的问题，现结合卡西姆港码头项目管理过程，对如何有效的进行文档资料管理进行分析总结。

2 文档资料管理存在的问题

公司多年的海外经营积累的宝贵经验可供新人参考借鉴。而实际情况是海外项目人员流动频繁，如果工程没有形成可追溯的记录文档，将无法达到借鉴的目的，目前文档资料管理有三方面问题：

2.1 重视程度方面

工程开始前，必须要建立完善的文档管理体系，及时、有效的收集資料。但由于工程各方面负责人对此重视程度不够，再加上年轻的管理人员意识薄弱，第一手资料的留存都不能很好的进行，所以想真正的做到文档管理体系的建立并非易事。

例如，验收申请报告（ICF）如果无法同步工程质量检测过程，最终将会导致“补资料”情况发生。这样，因为第一手资料的不明确，就降低了资料的真实性和可靠性[1]。如与咨工方纪录不一致，将失去说服力，一旦发生合同纠纷，无法做为最有力的证据进行风险规避。

2.2文档资料收集方面

部分技术人员在施工管理过程中存在不及时记录、收集过程数据，或者记录不全面不规范情况，短期内会不利于计量、索赔等工作开展；从长远看，无法促使企业健康发展，提高企业管理水平。

2.3文档资料翻译方面

部分工程文档资料、技术规范、信函翻译需要精准，才能准确传达业主的真实意图给项目人员。但翻译人员却很少是工程专业的，即使是也很少有能了解施工现场的。综合来看，工程文档翻译水平也会对施工过程文档资料管理产生很大影响。

3 如何做好工程文档管理

工程文档是指企业在项目经营、生产管理过程中形成的具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等文件材料。它真实记录了海外项目经营、生产管理活动的重要过程，对当前和今后工作都有重要的凭证和参考作用[2]。

卡西姆港项目的文档资料管理工作从以下几点进行了加强：

3.1加强文档重要性宣传，提高全员档案意识

项目初期，根据公司管理文件的规定[3]，进行文档资料归档重要性宣传教育，强化项目各职能部门人员的档案意识，要求在重视工程技术、质量、经济效益的同时，增强做好档案工作的责任感，自觉做好文档资料的形成、积累、归档工作，确保文档资料的完整与安全，做到整个项目的过程记录详尽，有溯源性文件可查。

3.2配置人员，建立文档工作组织架构

项目将文档管理作为保障项目正常运转的重要内容，按照项目管理规定，项目部配备了专职管理人员，负责做好文件资料收集归档工作。

此外，建立月度绩效考核机制，将日志、台帐、影像资料和报告等资料收集做为考核的一部分。

3.3 加强沟通文件收集、整理

对于EPC模式下的项目管理，有效的沟通是至关重要的。尤其作为施工方的我部，沟通具有更丰富的内容，因为它不仅包括在海外的分公司与国内本部的密切联系与配合，还包括身处海外的项目自身内部的沟通，以及同与项目有业务联系的设计单位、业主单位及分包单位等的沟通。

正式场合，沟通均以书面信函或图纸形式进行，或者口头会议之后形成会议纪要，从而赋予会上做出的决定以实际效力。因此，对此类文件的有效管理对项目管理有重要意义。

4 如何提高海外工程文档管理

良好的文档不仅能够汇集项目运营过程中各种有用的信息，在企业发展过程中积累最宝贵的经验。

对于巴地区项目管理，积累当地施工经验尤其重要，这使得项目的文档管理尤为重要。但鉴于当地施工的特殊环境，例如往来的信函涉及多个国家的语言，存档环境比较有限等，为做好文档管理，我部从文档的质量、传递方式和存储介质方面进行了加强。

4.1 提高文档翻译质量

通常海外项目的参与方都包含两个或多个国家的企业或机构，文档只能由一种约定的语言起草并传递，而其内容在各方知情时是必须是准确一致的。

不论是与业主方的商务信函，还是与设计方的技术信函和图纸，或是与各方会议的会议纪要，都是竣工资料的重要组成部分，不仅涉及到项目建设参与各方的经济关系，更成为公司甚至整个行业宝贵的经验和财富。因此精确的翻译在海外项目中的作用至关重要，翻译人员必须增加工程专业知识储备，多学习理解当地文化。

4.2 优化文档传递流程

优化文档传递流程，可提高信息传递效率，从而提高文档管理总质量。

（1）在信息的时效性要求很高时，应优先考虑以电子版传递文档。如设计院的技术信函或图纸回复，尤其是影响现场施工的信函或图纸回复。

（2）建立共享平台，主要针对电子文档，其最大的特点是只要保证存储服务器的共享性，所有人都可快速直接查阅到想要的文件。

4.3 文档存档

文档存档的价值首先体现在其即时效用。例如，施工图纸和材料报审具有很强的时效性，会影响现场施工进度。而且，发出和收到的信函内容是对工程内容确定和修改的唯一凭证，也是工程索赔中最重要的证据。

然而，文档存档更重要的意义主要体现在其能产生出特定和持续的价值，为保证良好的存档效率，将文档的长远价值发挥到最大，需要做到：

（1）将文件妥善分类。对于海外工程项目，需存档的文档包括上级机关来文，上级对项目部报告、申请的批复；项目部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；各种例会记录、资料及本单位在会上汇报材料等。

（2）合理选择存档介质。在存档过程中，需根据实际合理选择存档介质。电子文档相比传统的纸质文档有优势，其简化了管理，提高了效率并大大地节约了存储空间与场地。

但不能忽略的是，电子文件载体和信息技术还存在不稳定性。，且印章和签署仍是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

（3）完善与更新存档文件。文档采用闭合式存档进行控制是个好办法，即将针对每个文档的信函往来或进展情况存放到一起，直至相关事件完结，形成闭合的文件存档，这样有利于查阅时整理了解事情进展过程和解决过程，最大限度的提高文档的长期存档价值。

5 结束语

随着巴基斯坦片区建筑市场在“一带一路”背景下的急剧升温，工程管理要求也越来越严格。工程资料及档案管理是施工管理的重要组成部分，不仅对工程款的计量及索赔佐证起到决定性作用，还为公司形成具有区域特性的定额提供了基础数据，为片区公司的持续经营积累了宝贵经验，做好基层项目的质检档案管理工作具有重要意义。

参考文献

[1]中国学术期刊网.如何做好工程施工质检资料管理 [BD/OL]. 百度文库，2013-11-14.

[2]张丽君.如何做好海外工程档案工作[J].中国档案，2010，1：56-57.

[3]赵宇.如何推进企业文档管理工作的思考[J].中国商界，2009，（5）：231-232.