高职院校教学档案信息化管理研究——以太原旅游职业学院教学档案管理为例

马媛媛

(太原旅游职业学院, 山西 太原 030032)

高职院校教学档案信息化管理研究——以太原旅游职业学院教学档案管理为例

马媛媛

(太原旅游职业学院, 山西 太原 030032)

教学档案作为高职院校档案管理的重要组成部分，在整个教学活动过程中发挥着重要的作用。文章以太原旅游职业学院系部教学档案管理工作为线索，结合高职院校教学档案管理的发展，阐述了加强教学档案信息化管理的重要性、必要性和改进档案管理的有效途径。

高职院校；教学档案；信息化管理

2016年，国家相继出台《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》和《国家中长期人才发展规划纲要(2010-2020年)》等多项指导性文件，为高职教育改革及高职院校进一步发展指明了方向。随着高职院校办学规模逐年扩大，日常教育教学活动日趋复杂，高效的档案管理对理顺学院教学常规管理、探索专业建设和师资队伍建设有着重要的意义。随着档案信息化管理的普及，现代信息技术在教学档案管理中的使用也将势在必行，也必将对高职院校档案的有效利用和教学统计数据采集，建立规范化、专业化、集约化的高职院校档案管理机制产生深远的影响。

笔者所在的太原旅游职业学院于2008年根据高职人才水平评估标准，建立了学院自己的职业教育信息资源平台，对学院近三年的办学能力在软件和硬件两个方面进行检测，促使整个学院教学档案的信息化管理进一步发展。现代信息技术的使用，对教学档案的数据和师资队伍结构精准的分析，为我们提高学院的整体办学水平，提供了可靠的数据支撑，因此建立一套适合高职院校自身发展的教学档案管理机制已势在必行。

一、高职院校教学档案管理的特点及存在的问题

(一)高职院校教学档案的特点

高职院校教学档案是记载职业教育教学过程、学生在校轨迹以及学院教科研等一系列教学过程中形成的有保存价值的管理文件材料。因此，教学档案本身就展现出其独有的特性。它不同于一般的人事档案、民生档案、办公文书档案等，教学档案既具有内容的广泛性、形式的多样性、收集管理的周期性和时效性等特征，还涉及到高等院校各个二级系部很多学科的专业知识。

高职院校教学档案内容的广泛性是其包括的内容比较复杂，信息量庞大，如上级下发的各类与教育教学相关的文件批示，教师的教学实践及科研活动，周历、计划、任务书，教案、课件、研究课题等，还包含学生的在校学习情况和社会实习情况等。

教学档案形式的多样性，是指教学档案的载体种类形式各异，不同的专业学科就存在有若干种教学档案，除了传统意义的纸质档案外，在现代信息技术发展的今天，更多类型的载体也应运而生，如照片、音频、视频等。

由于教师在教学活动的不同阶段会形成按照时序排列的不同档案资料，如期初、期中、期末教学检查，学生在校学习和在实习单位实习期间形成的按时序排列的档案资料，如入学学籍、平时成绩、期末考试成绩、学期综合素质评定、实习鉴定等内容。因此，教学档案管理具有时效性和周期性。太原旅游职业学院教学档案资料都以三年为一个周期完整收集归档。

(二)高职院校教学档案管理存在的问题

1.缺乏有效的教学档案管理制度。在现有的高职院校中，普遍存在教学档案管理制度不完善，档案利用流程不明确，岗位定位不准确的问题，很容易造成教学档案资料的丢失，教学数据资料不完整，从而无法形成连续性的、有参考价值的教学依据，以至于失去了教学档案管理的价值，也就无法真正做到对教学档案的有效利用。

很多高职院校在开展教学档案管理工作时，固步自封，缺乏与其它同类院校的交流，不能有效利用教学档案管理成果，在教学方式和教学经验的推广上不能相互借鉴学习，更不能有效利用教学资源，导致教学档案管理工作不受重视，从而严重阻碍了教学档案管理的发展。

2.教学档案管理的投入不够、开发利用不充分。完善的教学档案是高职院校储存的珍贵资源。然而，教学档案工作往往在整个高职院校教学工作中被领导及师生忽视，所以在教学档案管理方面的投入也十分有限，很难得到师生的支持和配合。大多数高职院校的教学档案的收集仅仅局限在一般的教学材料，仅限于将档案整理归档，很少能将收集到的材料进行深入分析整理，并获得有利于教学活动的数据和结论。

3.教学档案管理专业人员缺乏。高职院校缺少专业的教学档案管理人员。在一些高职院校里，教学档案管理人员在配备上相对随意松散，大部分教学档案管理人员由教学秘书或教师兼职。由于缺乏档案管理的系统理论知识和专业操作能力，加之业务培训严重不足，使得高职院校教学档案管理工作成为整个教学管理体系中的薄弱一环，不能很好地为教学管理服务，在某种程度上限制了教学管理水平的提升。

二、加强高职院校教学档案管理信息化的重要意义

(一)信息化管理规范教学档案管理工作

具有强大的数据储存功能的计算机信息管理技术能为教学档案管理工作提供最可靠的物质保证。现代信息技术的推广使用不仅可以减轻档案管理人员的工作强度，也能提高教学档案的利用率，更能准确地提供教学资料，更好地为教学管理服务。

(二)信息化管理使教学档案工作得到充分利用

教学档案管理工作的作用是满足高职院校师生及社会各界对教学档案利用的需求，而完善的教学档案信息化管理，可以更好地将此作用发挥到极致，只要给予相应的权限，就可以使教学档案在使用中更方便快捷地进行信息检索、查询、使用，并且不用担心文件在使用过程中的损坏和丢失，实现了高职院校教学档案的资源共享和充分利用。

(三)信息化管理是适应现代教学档案管理工作的需要

随着现代信息技术的发展和高职教育教学改革的不断深化，现有的档案管理水平已经无法适应这个信息时代的发展。作为体现高职教学管理能力和水平标准之一的高校教学档案管理工作，其数字化、信息化、现代化的发展也势不可挡。唯有如此，才能更好地利用档案资源，进行数据分析，为高职院校教育教学发展提供有力保障，这也是现代教学档案管理工作适应现代科技发展的需要。

三、加强高职院校教学档案管理信息化的有效途径

(一)健全完整的教学档案信息化管理制度

高职院校应立足于传统的教学档案管理体制，完善教学档案信息管理系统的完整性，制定细化、明确的管理制度。立足于高职院校数据信息采集平台，完善教学档案信息化的管理，使教学档案管理信息化更加安全、规范、高效。太原旅游职业学院在教学档案信息化管理工作中，尝试将传统的教学档案管理规章制度加以改进，加入了专人专项的管理模式，细化了教学档案管理信息化的规章制度，并根据数据平台的填报要求，制订了具体的工作流程、考核办法与检查制度。

1. 在收集资料的过程中，规范教学档案的分类标准，并对填报资料的人员给予具体权限，以保证教学档案收集、归档及保存时的完整性、准确性、真实性、安全性、时效性。

2.在填报数据的过程中，规定了具体的数据填报标准，避免了重复填报的困扰。

3.教学档案收集填报的数据资源要责任到系部，责任到专门填报人员。

(二)高职院校需重视教学档案信息化管理工作

1.各高职院校应站在为教学管理服务的高度看待教学档案管理工作，将其纳入学院发展的长期规划，从人员素质培训、设备配备、经费使用等方面对教学档案管理工作给予更多的倾斜和支持，进一步改善硬件设备条件，加大档案管理软件的开发利用。

2.加大教学档案信息化管理工作的宣传力度，让学院师生更深刻地了解此工作的重要性，进一步获得师生的支持和认可，保证教学档案信息化管理工作的顺利进行。

3.与其他同类院校进行交流互动，借鉴成功的教学档案信息化管理工作经验和成功案例，力求同发展、共进步。

近年来，太原旅游职业学院的教学档案信息化管理工作得到了领导的重视，先后建立了专业教师电子档案系列、学生学籍管理电子档案系列，引进了正方教学管理系统，广泛地应用于广大教职员工和学生当中，大大地提高了教学档案管理工作的效率，使学院的教学档案信息化管理工作进入新起点。

(三)加强教学档案信息化在教育教学活动中的应用

高职院校要强化教育教学活动中各类教学档案的管理工作，就要通过制定切实有效的管理制度，对整个院校教学档案信息化管理实现顶层设计，根据核心目标，系统分析教学档案数据，研发适应高职院校自身发展的管理软件，实现学院和系部的网络化管理，以方便全院师生对档案资料进行查询和检索的要求，更好地为师生服务，从而提高整个院校教学档案管理的工作水平。

教学档案信息量很大，种类繁多，时效性强，因此在教学档案管理工作的整个过程中，使用现代信息化手段必不可少，充分利用教学管理软件和数据库的强大功能，为高职院校教学档案管理工作提供强大的“档案室”功能，这些电子数据材料，不易丢失和损坏，在整个教育教学过程中，既能实现文档内容和纸质档案一体化，又能很好地保存收藏，对教学工作中档案的辅助利用作用尤为明显，这也是教学档案信息化管理工作的最终目的。

(四)提高教学档案信息化管理人员的职业素质

1.建立专业过硬、业务熟练、技术优良的教学档案管理信息化工作团队。

2.对工作团队进行教学管理、档案管理、学科专业及信息化网络技术方面的培训，并对具体工作人员进行专业考核。

3.开展业务交流活动，在互相学习的过程中不断提高教学档案信息化管理人员的专业能力和职业素养。

4.培养教学档案信息化管理人员的服务意识和责任感，并积极提供文件检索、内容访问服务，实现教学档案的合理利用，提高学校的教育教学水平。

太原旅游职业学院建立了一支完整的专业教学档案信息化管理团队，在组建初期，对整个团队进行了专业培训，每个团队成员都通过了专业考核。在整个教学档案管理过程当中，各系部专职人员负责教学档案的收集、分析和整理，与学院教务处教学档案管理人员进行对接，按学院文书归档范围，进行统一归档。这样，无论是对上级部门提供完整资料，还是对师生的档案查询使用服务，都可以做到及时、准确、完整。

档案信息化管理的推进是一项复杂而且意义重大的工程，任重而道远，它关系到整个学院教育教学实践的发展，不仅需要各级领导的重视和支持，同时也需要系部全体师生的共同努力。教学档案信息化管理的完善，有助于学院教学管理相关部门、系部实时在线监督教学档案建立和归档的过程，也使教学档案在信息发布和传递、资料检索和查询、档案资源共享等方面的使用过程中发挥更好的作用，为高职院校的教育教学实践提供服务性保障。

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[责任编辑孟蕴华]

2017-08-26

马媛媛(1982-)，女，太原旅游职业学院助理馆员，研究方向为行政管理、档案管理。

10.3969/j.issn.1671-7864.2017.06.004

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1671-7864(2017)06-0011-03