电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策

文/骆树乔 曲红岩

电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策

文/骆树乔 曲红岩

随着计算机网络的广泛应用，档案也开始向着电子化的方向发展，档案管理模式发生了很大的变化，一种更加开放和便捷的管理模式开始出现在人们的视野中。电子档案模式满足了人们的生产生活需求，但同时也出现了很多问题，尤其是安全性问题。对这些问题科学有效地解决是保证档案信息安全和电子档案更进一步开放的前提和基础。

一、电子档案开放利用信息安全管理现状概述

在我国，传统的档案保存和使用都是纸质的，在使用过程中容易丢失和损坏。随着计算机网络技术的不断发展，纸质档案向着电子档案方向发展。传统的书面模式逐渐被电子档案所替代，且电子档案管理模式、存在类型及储存方式都在随着计算机网络工程技术的不断革新而变化。数据化和智能化管理是电子档案发展的最终目标。但是，由于黑客和计算机病毒的存在，档案信息泄露案件在世界各国都频繁发生，不仅损害了国家和人民的利益，也降低人们对电子档案这一新生事物的可信度。如何确保电子档案在开放使用中的信息安全，已成为计算机网络工程师的重要任务。

二、电子档案开放利用中存在的安全问题

第一，互联网引发的外部安全问题。在计算机网络工程中，病毒攻击和黑客攻击是电子档案信息安全面对的最多的外部问题。病毒攻击的速度之快总是出于人们的意料之外，它借助互联网的途径以隐蔽的方式存在。众所周知，互联网是电子档案开放利用的前提和基础，这给病毒攻击电子档案提供了可能性。一旦防护意识松懈，电子档案信息的安全性就会受到威胁，致使电子档案信息发生泄漏。而黑客的攻击实际上也是利用病毒来实现电子档案信息的盗取。

第二，电子档案自身的问题。电子档案开放利用的主要介质是计算机，一旦计算机安全受到破坏，就预示着电子档案的安全也会受到冲击。计算机硬盘是电子档案依存的基础，当计算机硬盘受到震动、灰尘污染等破坏时，就会使电子档案信息安全性受到危险。

第三，人为因素引起的电子档案信息安全问题。电子档案的使用最终是由人来操作的，当人们在互联网上发布档案信息时，由于疏忽或故意等因素，造成电子档案中的机密信息被泄露。

三、电子档案开放利用安全保障对策

第一，加强安全理念，提高安全意识。在档案信息系统中存在着许多环节，只有所有环节安全运行，才能保障整个电子档案信息系统的良性运行。如果某一个环节在安全性上出现了纰漏，就会严重影响整个电子档案信息系统。所以，在实际工作中，工作人员要提升安全理念，提高自身的安全意识，要用“整体安全”的概念去维护整个电子档案信息系统的安全。同时，要做好档案的收集、储存、整理等基础工作，防止档案机密的外泄。只有这样，才能使电子档案的发展始终处于一个安全的环境。

第二，完善电子档案管理制度。规范的管理制度是任何工作得以圆满完成的基础。在电子档案开放利用过程中，每一级档案单位都必须实事求是地建立一套科学有效的电子档案管理制度，并制定安全责任制。电子档案管理制度的完善是确保整个电子档案系统安全的前提和基础。另外，当电子档案在开放利用中一旦出现信息泄露的现象，电子档案单位必须要有有效的应急预案，从而将信息泄露造成的损失降到最低。

第三，注重复合型人才的培养。在电子档案安全性保障方面，需要培养复合型人才。复合型人才在电子档案开放利用中的作用是巨大的，能将电子档案管理员身份与编写电子档案运用软件程序员身份集于一身，从而解决了传统档案管理人员与IT公司编写的运行软件之间的磨合问题，提高了电子档案信息的安全性。

第四，加强计算机软硬件的管理。计算机硬盘是电子档案依存的基础，我们要重视计算机硬盘的保护和使用，防止硬盘受到震动，及时清理硬盘的灰尘等。电子档案开放利用的依托是计算机互联网，我们要通过互联网加密技术提高计算机软件的安全性，防止病毒和黑客的攻击。另外，将所有的电子档案保存一份备份，以防意外情况发生。

综上所述，计算机网络工程技术的发展促进了档案管理模式的改变。电子档案以其在存储和数据化处理上的优越性得到了人们的认可。电子档案的开放利用也随着社会需要逐步普及。虽然电子档案在开放利用中存在着外部的、内部的安全性问题，但是只要我们根据实施情况采取行之有效的方法和对策，就一定能够在电子档案开放利用安全性保障上有所突破和创新。

（作者单位:吉林市船营区档案局）