把握辨证关系 做好机关档案利用

文/曹 嵩

把握辨证关系 做好机关档案利用

文/曹 嵩

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。做好机关档案利用工作，机关档案管理部门必须把握好以下五个辨证关系。

一、把握好基础业务建设与服务大局的关系

抓好档案基础业务建设，是促进机关档案事业健康发展的基础和前提。而围绕党委政府的工作大局，为各级领导决策，为各部门工作，为社会和人民群众提供全面、及时、高效的服务，是档案基础业务建设的出发点和落脚点。机关档案基础业务建设与服务大局辩证统一，互为促进。要特别注意克服重建设、轻使用的倾向，要坚持一切基础业务建设工作围绕如何提高利用水平，如何积极主动地服务决策、服务社会、服务群众来进行。为此，机关档案管理部门要一手抓基础业务建设，一手抓服务大局能力提升，为党和政府的决策服务，为社会发展服务，为人民需要服务，努力实现档案利用目的。

二、把握好继承传统与发展创新的关系

在长期的工作实践中，机关档案工作形成了一整套行之有效的经验做法，必须继承和长期坚持。同时，随着经济社会的发展，机关档案工作还必须不断改革创新才能永葆青春活力。一方面，多年来我们在机关档案的收集、整理、保护等方面形成了很多好的管理方式，今后仍将在机关档案管理工作中继续坚持发扬。另一方面，以计算机为主要手段的现代技术在机关档案工作中的使用，减少了工作人员的工作量，提高了工作效率。进一步利用计算机等现代化技术手段，开发机关档案资源，提高机关档案利用的深度与精度，是以后机关档案管理发展的必由之路。一手抓传统管理，一手抓现代化创新管理，是做好机关档案利用工作的基本路径。

三、把握好被动服务与主动服务的关系

所谓被动服务，指传统的接待查询和咨询回复等业务工作。所谓主动服务，指机关档案部门主动向党委政府、社会和本单位人员提供相关档案服务。要做好被动服务工作，这是机关档案室的基础职责。要为机关档案利用者创造条件，尽可能地简化环节，热情服务，提供帮助，使查档者得到满意的答复。在被动服务基础上，要做好主动服务。围绕党委政府和本单位中心工作以及经济社会发展需要，做好机关档案工作的延伸和拓展，最大限度地实现主动服务、对接服务、跟踪服务。要探索有效管用的服务形式，包括为领导决策提供参考性、警示性、建议性资料，宣传机关档案室档案资料中与当前党委政府及本单位中心工作相关的、与社会关注问题相关的信息，与机关档案工作优秀的兄弟单位开展机关档案工作学习交流等。

四、把握好保密与利用的关系

目前，机关档案管理人员一般都非常重视档案保密，工作严谨细致。保密的一个重要目的是利用，是有时间、空间限制的利用，光保不用就失去了保的意义。机关档案的利用与保密两者之间相互对立，却又相互统一。一要实现保密基础上的利用，利用过程中的保密。要健全和完善档案查询、借阅等制度，使档案利用安全、科学、规范。同时，要根据国家有关法律法规，对收发、移交、销毁等各工作链条，建立配套的工作措施，加强检查和考核。二要做好计算机环境下的保密工作。计算机环境下的档案利用增加了泄密风险，要特别防范。要提高机关档案工作人员的信息技术水平，特别是计算机安全知识。要健全部门档案信息系统主体，实现与外界联系渠道的物理隔离和机制约束。三要加强保密教育。机关档案管理部门既要重视和加强涉密档案管理，更要注重和强化档案人员的保密与利用工作思想教育，提高机关档案工作者的政治素养和保密意识。

五、把握好自我发展与优化外部环境的关系

机关档案室常被看作“边缘部门”。机关档案工作要想有位，重在有为。加强档案利用就是有效途径。要处理好自我发展与优化外部环境的关系，积极主动争取得到单位领导和单位其他部门的重视和关心，借助合力推进解决档案工作中存在的困难与问题。要充分利用各级党委政府十分重视档案工作的大好形势，利用一切可以利用的宣传平台，大力宣传档案工作及其作用，使档案工作深入人心，形成人人重视档案、个个善用档案的良好格局。机关档案部门要强化大局意识，增强协调能力，积极依赖单位内外的力量，改变单枪匹马、孤军奋战的境地，通过服务打造自身发展大舞台。

（作者单位：四平市铁西区西乡卫生院）