电子档案管理带来的变革与思考

文/李保东

电子档案管理带来的变革与思考

文/李保东

随着计算机技术的发展以及网络应用技术的日益普及，大量的电子文件与纸介质文件一起形成巨大的信息流，需要保存的档案数量、种类越来越多，管理档案的难度也随之增大，档案管理工作也由此产生了深刻变革。

一、处理好电子档案管理过程中的主要问题

1.建立一套完善的电子文件和电子档案管理体系。电子档案与传统档案在管理方式、管理内容上都有很大的不同。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，做到有章可循，使电子文件在形成、传输、处理、归档、保管和利用的整个过程的各个环节中，都遵循着一定的程序和文件格式。这是保管和安全工作的必要保证，也是电子文件真实性认证的重要基础。

2.在传统档案管理向电子档案管理的过渡时期，档案管理采用“双套制”管理的必要性。信息技术的不稳定性和电子文件的易更改性、易复制性，造成了电子档案在现阶段应用与管理的困难。在实际管理过程中，受自然界的（温湿度变化、磁化等）干扰和人为操作（划伤、设备故障等）的影响都会危及电子文件的正常运用，电子档案介质能否永久保存还无从定论。同时，我国目前对电子档案的法律凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证。因此，在传统档案管理向电子档案管理的过渡时期，档案管理采用“双套制”，即电子档案和纸介质档案长期并存管理是必要的。

3.不可忽视的网络安全问题。随着网络化的发展，档案信息网络管理的安全性、可靠性、防病毒能力、加密技术、“防火墙”技术，以及档案信息与其它信息资源和处理软件的兼容性等问题会日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。如果处理不当，将会造成失、泄密，后果不堪设想。网络安全可以说是电子档案安全的最重要的方面。

二、变革的产生与观念的更新

传统的档案管理，档案部门负责文件材料形成后的接收、整理编目、入库、提供利用。在著录、检索、编研等方面，多以原始档案为依据，摘抄、编录。在维护档案安全方面，注重的是档案保管环境，贮存设备及档案材料本身的“八防”措施等。就档案计算机管理本身而言，档案自动化管理研究最多的是，怎样使用计算机辅助档案数据的登录组建、编目打印、检索借阅、统计分析及鉴定销毁等工作。

进入电子档案时代，管理方式面临重大改革。首先，由于归档电子文件管理具有很强的前移性，需要进行前端控制。一是要把规范化管理的触角延伸到归档前电子文件的形成、收集、整理、保管的全过程，以确保归档电子文件的真实、有效、完整。二是要对形成电子文件的各个业务部门明确管理规范，包括电子文件的归档要求，并将这些要求纳入各业务部门的工作范围和有关人员的岗位职责中去。其次，随着时代的发展，档案载体由纸介质为主逐渐转变为磁盘、光盘等载体材料，与传统的档案工作相比，电子档案时代，档案工作者不再始终面对档案实体本身来实施一系列管理活动，而很大程度上和更多时间里，直接通过计算机和网络来进行电子档案信息的收集、整理与传输。档案信息的服务方式也由传统的服务模式即档案借阅检索、浏览咨询、编研报道、档案展览等转向新的服务模式和内容，即计算机联机检索服务、光盘存贮服务、网络通讯服务、档案信息网络服务、视听传播服务等。最后，在档案安全上，电子档案时代研究更多的是，如何防止电子文件的改写、增删，如何防止计算机病毒、网络黑客入侵，与纸质档案安全管理中的防霉、防蛀、防潮等内容，有着本质的区别。

电子档案与传统档案无论其本身还是其管理方式、管理内容上，都有很大的不同。为此，档案工作者要及时更新管理观念，要以超前的意识，以科技信息时代的新思维来面对这一问题，要提前学习、提前适应，以积极的态度和务实的精神来迎接这一新生事物的挑战。首先要转换角色主动定位。传统档案时代，大多数档案人员把自己定位在“看好、管好档案，服务热情周到”的层面上。而电子档案时代，档案人员的角色和形象，就应该是计算机行家、信息专家和公关人员。随着信息服务方式的变革，档案工作者不仅介入文件的形成和管理，而且还要为领导决策提供充足的信息源，起到参谋咨询的重要作用。其次要加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作者的业务素质。电子档案时代，档案人员除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识以及道德素质外，还必须掌握现代信息技术、外语、市场经济知识、法律知识等适应电子档案管理需要的新知识、新技术，成为现代化的复合型人才。

（作者单位：中水东北勘测设计研究有限责任公司）