国土资源业务档案数字化管理存在的问题与对策

文/李 群

国土资源业务档案数字化管理存在的问题与对策

文/李 群

根据2015年国土资源部与国家档案局联合下发的《国土资源业务档案管理办法》，国土资源业务档案主要包括土地管理、地质矿产、地质环境、不动产登记以及国土资源执法监察、行政复议诉讼等五大类别。国土资源业务档案，是指在国土资源专项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。为满足国家档案信息化建设需要，国土资源业务档案正在向数字化改革迈进，为国土资源业务档案的管理、查询和利用提供了便利，更好地发挥了国土资源档案在社会发展中的作用。

一、国土资源业务档案数字化建设的意义

1.有效保护档案原件。国土资源业务档案调档利用频率高，许多宗地图纸是采用手风琴式折叠保管的，反复查阅、复印，容易造成折叠部分断裂、污损，影响档案的准确性和分辨率，对档案本身造成巨大损害。档案数字化后，可以通过调阅数字档案来替代直接借阅档案原件，减少了对原始档案的损坏，能够更好地保护档案。

2.提高档案利用效率。国土资源业务档案数字化，实现了原始影像信息与业务信息的统一，档案的利用将不会受到时间、地域以及孤本的限制，真正实现了档案资源的信息共享，能够实现异地调阅档案或者数个档案利用主体同时调阅，扩大了档案的利用空间，提高了利用效率，也极大地提升了国土资源部门的服务质量。

3.整合档案信息资源。一宗土地要经历选址立项到上报审批，再到后期的挂牌、招标、出让，最后到土地使用权属证件的办理等程序。这使得国土资源档案归档周期较长。因此，只有将不同时间段、不同业务部门相互关联的国土业务档案信息进行有机整合，才能如实、完整地展现国土档案信息。国土资源业务档案数字化，将不同时间段的档案信息通过多媒体、数据以及计算机技术，形成完整有序结构的档案信息库，将档案信息资源有机整合起来，提高国土资源档案现实应用价值。

二、国土资源业务档案数字化存在的问题

1.文本档案数量大。目前，许多国土资源管理部门的档案管理还以文本档案为主，电子档案只占很少的一部分，并没有完全实现档案的数字化管理。一般，市级国土资源档案管理部门每年地籍档案的入库量就有1万多宗，建设用地类的卷宗也有四、五百卷，对这些档案进行数字化管理，任务十分艰巨。

2.“软”、“硬”件需改善。目前，省、市级国土部门纷纷建立了自己的档案管理信息中心，无论是档案室库房、计算机、扫描仪等硬件，还是数字化档案管理软件等方面都有较大改观。但与数字化要求相比，还有较大差距，数据库、与其他部门的信息共享尚未完全建立，无论是硬件还是软件方面，都还难以有效满足国土资源业务档案的数字化要求。

3.复合型人才匮乏。目前，很多国土资源业务档案管理还没有正式的机构编制，从事档案业务工作的大多是从办公室等综合部门借调的，也有部分离退休人员返聘的，真正的档案专业性人才少之又少，懂档案、国土资源业务以及信息技术的复合型人才严重匮乏，无论是专业技术还是综合素能都难以满足当前国土资源档案数字化现实需要。

三、国土资源业务档案数字化对策

1.加快档案数字化处理。国土资源部门要高度重视档案数字化工作，加快推进档案信息电子化进程，尤其是历史遗留文本档案较多、任务较重的国土资源部门，要安排专人负责，必要时可以委托社会专业机构，共同做好档案数字化工作，加快对“历史存量”较多的文本档案的数字化，消除“历史包袱”，为后续档案数字化工作奠定扎实基础。

2.加快档案信息化建设。档案数字化是“数字国土”的现实需要，有条件的机构要建立专门的数字档案室和档案数据库，给予档案工作更多的支持，拨付专项资金用于添购先进的数字化仪器设备。把档案数字化与土地申报、审批等主要业务进行网上衔接，将档案管理与业务工作之间的数据接口对应起来，在完成相关业务后，可以直接形成纸质和电子两套档案数据信息。强化档案现代化管理意识，严格执行《国土资源业务档案管理办法》，进一步完善档案管理的制度化和规范化，出台档案数字化应用和管理制度，积极推进依法治档工作。

3.加快复合型人才培养。加强国土资源档案管理人员培训，既要培养他们的档案专业知识，也要做好国土资源业务知识的培训，还要掌握一定的数字化专业知识（如GPS、GIS、RS技术）。此外，还要培养他们全心全意为民服务意识，甘于平凡、耐得住寂寞、爱岗敬业的奉献意识以及勤勉敬业的创新意识，让他们牢固树立安全意识和保密意识。

（作者单位：洮南市国土资源局）